Стартовое совещание по проекту
Введение
Стартовое совещание по проекту - лучшая возможность для менеджера проекта зарядить свою команду энергией. Во время этой встречи руководство проекта может прийти к пониманию общей цели и начать понимать каждого в отдельности.
Хотя стартовая встреча проекта кажется простой встречей со всеми заинтересованными сторонами проекта, успешная стартовая встреча проекта требует надлежащего планирования.
Следующие шаги являются одними из важных моментов подготовки к успешному стартовому совещанию по проекту. Эти шаги помогут вам оставаться сосредоточенными, установить и продемонстрировать лидерство, а также помочь интегрировать отдельных членов в команду проекта.
Повестка дня
Сильная и четкая повестка дня - обязательное условие для начала работы над проектом. Если вы не знаете, какой должна быть повестка дня, спросите своих опытных подчиненных или возьмите некоторые из повесток дня, которые другие использовали для более ранних вводных встреч.
Повестка дня обычно включает цель проекта, результаты и цели, ключевые факторы успеха проекта, план коммуникации и план проекта.
Перед стартовым собранием по проекту убедитесь, что вы разослали повестку дня всем участникам.
Таким образом, все участники знают о структуре и о том, чего нужно достичь в конце встречи.
Начиная
Когда собрание начинается, руководитель проекта должен взять на себя ответственность за встречу. Затем следует поприветствовать всех участников и провести раунд самопредставления.
Хотя вы уже поделились повесткой дня собрания с участниками, кратко ознакомьте их с повесткой дня, в то же время кратко ознакомив их с каждым пунктом повестки дня.
Уделите больше внимания представлению ролей в проекте и подчеркните причины, по которым термины участники были назначены на соответствующие роли.
Если есть люди, играющие растянутые роли, признайте это. Когда вы делаете все это, не вдавайтесь в подробности. Цель этой встречи - собрать всех на одну платформу.
Презентация проекта
Как только тон задан, представьте повестку дня структурированно. Прежде всего, расскажите о предположениях проекта и о том, как вы разработали план проекта.
Изложите свои аргументы в пользу плана и дайте понять, что вы открыты для предложений по мере продвижения проекта. Выполните каждую задачу в плане проекта и подробно изложите ее.
Подчеркните тот факт, что план проекта и график все еще находятся на начальной стадии и что вы ждете от всех помощи для его завершения.
Определите и признайте потенциальные узкие места или сложные задачи в графике проекта.
Установление ожиданий
Выберите удобное время для регулярных встреч, чтобы обсудить ход проекта. Подчеркните необходимость участия всех в регулярных встречах.
Работа в команде - одно из самых важных ожиданий. Вам нужно подробнее рассказать о командной работе и спланировать некоторые совместные действия сразу после запуска проекта.
Обсудите чувствительность проекта ко времени и то, как отпускаются в течение периода проекта.
Если проект требует многочасовой работы, сообщите им об этом заранее и покажите, как вы можете помочь им сохранить баланс между работой и личной жизнью.
Во время встречи дайте возможность членам команды выполнять определенные задачи и возложите на них ответственность.
План коммуникации
Коммуникация - один из основных аспектов проекта. Таким образом, на стартовом совещании по проекту больше внимания должно уделяться коммуникационному плану проекта.
Обычно это включает в себя встречи и пути эскалации. Ниже приведены некоторые встречи, которые проходят в течение жизненного цикла проекта:
Еженедельная статусная встреча
Обновления плана проекта
Сессии по планированию задач и мероприятий
Обновления руководства
Кроме того, вы можете выделить другие каналы связи, такие как электронная почта, форумы и т. Д.
Обратная связь и закрытие
В конце вводной встречи начните сеанс вопросов и ответов, который позволит членам команды свободно выражать свои мысли.
Если времени недостаточно, чтобы помочь всем членам команды, попросите их присылать свои запросы и отзывы по электронной почте. После того, как вы посмотрите эти электронные письма, вы можете настроить еще одно обсуждение для их рассмотрения.
Никогда не затягивайте запланированную встречу слишком сильно, поскольку это может быть плохим примером. Прежде чем все уйдут, подведите итоги встречи и назовите элементы действий и следующие шаги.
Заключение
В заключение, есть четыре основных направления, на которые следует обратить внимание при проведении стартовых встреч по проекту.
Будьте готовы к стартовой встрече. Продемонстрируйте свою способность организовывать и руководить.
Расширьте возможности членов вашей команды. Назначьте им обязанности.
Развивайте и поддерживайте командную работу.
Продемонстрируйте свои лидерские качества.