Документы на закупку

Введение

Чтобы понимать закупочную документацию, важно понимать термин « Управление закупками» .

Закупка - это покупка товаров и услуг по наиболее выгодной цене для удовлетворения спроса покупателя с точки зрения количества, качества, размеров и местоположения.

Цикл закупок в бизнесе состоит из следующих этапов:

• Information Gathering - Потенциальный заказчик сначала исследует поставщиков, которые удовлетворяют требованиям к необходимому продукту.

• Supplier Contact -Когда потенциальный поставщик определен, клиент запрашивает расценки, предложения, информацию и тендер. Это может быть сделано через рекламу или через прямой контакт с поставщиком.

• Background Review - Теперь заказчик изучает отзывы о соответствующих товарах / услугах, а также может рассмотреть образцы товаров / услуг или провести испытания.

• Negotiation -Далее ведутся переговоры о цене, наличии и возможностях настройки. Договор о покупке товара или услуги завершен.

• Fulfilment -На основании подписанного контракта закупленные товары или услуги отправляются и доставляются. Оплата также завершается на этом этапе. Также может быть предоставлено дополнительное обучение или установка продукта.

• Renewal -После того, как товары или услуги потреблены или утилизированы, а срок действия контракта истек, товар или услугу необходимо повторно заказать. Теперь заказчик решает, продолжить ли сотрудничество с тем же поставщиком или искать нового.

Документы, участвующие в цикле закупок, называются документами закупок. Закупочная документация - неотъемлемая часть ранних стадий инициации проекта.

Документы по закупке служат важным аспектом организационного элемента в процессе проекта. Это относится к механизмам и инструментам ввода и вывода, которые используются в процессе торгов и подачи проектных предложений, а также к аспектам работы, составляющим проект.

В двух словах, закупочная документация - это договорные отношения между заказчиком и поставщиком товаров или услуг.

Примеры закупочной документации

Некоторые примеры документов о закупках включают начало участия покупателя в торгах и вызов материально ответственной стороны на уступки.

Кроме того, запросы информации между двумя сторонами и запросы котировок, а также предложения и ответ продавца также являются частью закупочной документации.

Обычно закупочная документация включает в себя все документы, которые служат в качестве приглашений к участию в торгах, запроса тендерных предложений и устанавливают условия контракта.

Типы закупочной документации

Несколько типов закупочной документации:

• RFP - Запрос предложений - это ранний этап процесса закупок, когда поставщикам предлагается, часто в процессе торгов, представить предложение по конкретному товару или услуге.

• RFI - Запрос информации (RFI) - это предложение, запрашиваемое у потенциального продавца или поставщика услуг, чтобы определить, какие продукты и услуги потенциально доступны на рынке, чтобы удовлетворить потребности покупателя, и узнать возможности продавца с точки зрения предложений и сильных сторон. продавца.

• RFQ - Запрос цен (RFQ) используется, когда обсуждения с участниками торгов не требуются (в основном, когда спецификации продукта или услуги уже известны) и когда цена является основным или единственным фактором при выборе победителя торгов.

• Solicitations:Это приглашения на торги, запросы цен и предложений. Они могут служить обязательным контрактом.

• Offers - Этот тип закупочной документации представляет собой заявки, предложения и расценки, сделанные потенциальными поставщиками для потенциальных клиентов.

• Contracts - Контракты относятся к окончательно подписанным соглашениям между клиентами и поставщиками.

• Amendments/Modifications -Это относится к любым изменениям в запросах, предложениях и контрактах. Поправки / изменения должны быть в форме письменного документа.

Структура закупочной документации

Большинство закупочных документов имеют установленную структуру. Это потому, что это упрощает процесс документирования, а также позволяет его компьютеризировать.

Компьютеризация позволяет повысить эффективность и результативность процесса закупок. Как правило, закупочные документы имеют следующие атрибуты:

• Требует, чтобы потенциальные участники торгов предоставили работодателю все данные для оценки претендента.

• Все заявки должны быть изложены ясно и честно, чтобы критерий короткого списка был однозначным.

• Четкое определение ответственности, прав и обязательств обеих сторон в контракте.

• Четкое определение характера и качества предоставляемых товаров или услуг.

• Положения, не наносящие ущерба интересам любой из сторон.

• Четкий и легкий для понимания язык.

Часто встречающиеся закупочные документы

• Engineering and Construction Work

  • Контракты с незначительным / низким риском: в этом типе контракта услуги требуются организации в течение короткого периода времени, а работа обычно повторяется. Следовательно, этот тип контракта не требует сложных методов управления.

  • Контракты с крупным / высоким риском: здесь требуемый тип работы является более сложным, и здесь требуется применение сложных методов управления.

• Services

  • Профессиональный - это требует большего опыта, основанного на знаниях, а это требует от менеджеров, которые готовы тратить больше времени и усилий на поиск исследований, чтобы удовлетворить критерии клиента.

  • Помещения - Чаще всего в этом типе услуг работа, переданная на аутсорсинг, заключается в обслуживании или эксплуатации существующей структуры или системы.

• Supplies

  • Местные / простые закупки - товары более доступны и, следовательно, не требуют управления процессом покупки и доставки.

  • Международные / комплексные закупки: в этом случае товары необходимо покупать в других странах. Задача менеджера более громоздкая, и для закупки и доставки требуется процесс управления. Кроме того, менеджеру необходимо уладить трансграничные формальности.

Заключение

В большинстве организаций отдел закупок - один из самых загруженных. Менеджерам необходимо приобретать товары или услуги, необходимые для бесперебойной работы их организации.

Например, в больнице менеджеру по закупкам необходимо закупить среди прочего лекарства и хирургические инструменты. Эти товары и услуги необходимо приобретать по минимально возможной цене без какого-либо снижения качества.

Документация, которая проходит между менеджером по закупкам организации и поставщиком, является закупочной документацией.