Управление закупками
Введение
Сегодня различные организации используют различные методы управления для обеспечения эффективного функционирования своих отделов. Управление закупками - одна из таких форм управления, когда товары и услуги приобретаются у другой организации или фирмы.
Все организации сталкиваются с этой формой управления в какой-то момент своей деятельности. Именно способ проведения закупок и планирование процесса обеспечат бесперебойную работу.
Но при использовании многих других методов управления есть ли какая-то особая причина использовать эту конкретную форму управления для приобретения товаров и услуг? Да, это один из часто задаваемых вопросов об управлении закупками.
Известно, что управление закупками помогает организации сэкономить большую часть денег, потраченных на закупку товаров и услуг извне. У него также есть несколько других преимуществ.
Как работает управление закупками?
Ниже приведены четыре основных рабочих области, вызывающих озабоченность, когда дело касается управления закупками. Когда речь идет о процессе закупок, следует учитывать следующие моменты:
Не все товары и услуги, которые требуются бизнесу, нужно покупать извне. По этой причине очень важно взвесить все «за» и «против» покупки или аренды этих товаров и услуг извне.
Вам нужно будет спросить себя, будет ли это в конечном итоге рентабельным и действительно ли это необходимо.
Вам нужно будет иметь четкое представление о том, что именно вам нужно, а затем рассмотреть различные варианты и альтернативы. Хотя может быть несколько поставщиков, которые предоставляют одни и те же товары и услуги, тщательное исследование покажет вам, кто из этих поставщиков предложит вам лучшее предложение для вашей организации.
Вы можете определенно объявить торги для ваших требований этими поставщиками и использовать критерий выбора для выбора лучшего поставщика.
Следующим шагом обычно будет объявление предложений. На этом этапе разные поставщики предоставят вам расценки.
Этот этап аналогичен этапу выбора проектов, поскольку вам нужно будет рассмотреть различные критерии, помимо стоимости, чтобы окончательно решить, к какому поставщику вы хотели бы обратиться.
После оценки вы сможете выбрать лучшего поставщика. Затем вам нужно будет перейти к этапу обсуждения того, что должно быть включено в контракт. Не забудьте указать все условия финансирования, как вы хотите производить платежи и т. Д., Чтобы избежать путаницы, возникающей в дальнейшем, поскольку этот контракт будет иметь обязательную силу.
Всегда помните, что крайне важно поддерживать хорошие отношения с поставщиком. Это включает в себя достижение соглашения, которое будет удовлетворительным для обоих. Это способствует устойчивости вашего бизнеса, а также бизнеса поставщика.
Эти четыре простых шага помогут вам приобрести товар легко и быстро без особых хлопот, но всегда требуют внимательного рассмотрения на каждом этапе.
Как заставить процесс работать эффективно
Чтобы убедиться, что все идет хорошо до конца, вам нужно будет следить за ходом закупок. Это означало бы, что вы должны продолжать проверять поставщиков, чтобы убедиться, что они соблюдают условия контракта и смогут предоставить вам товары и услуги к установленному сроку.
В случае каких-либо расхождений или каких-либо проблем вы всегда должны сообщать поставщику, используя метод связи, выбранный во время заключения контракта.
Организация всегда должна быть готова и открыта для изменений. Это касается всех изменений, необходимых для обеспечения эффективности процесса. Эти изменения могут быть в форме технологических достижений и даже изменений в рабочей силе, среди других изменений.
Что касается технологий, может потребоваться закупка любого нового оборудования и техники, необходимых для обработки этих товаров.
Аналогичным образом, что касается рабочей силы, вам необходимо будет нанять высококвалифицированных и подготовленных работников, которые будут иметь дело непосредственно с поставщиками.
Для организации всегда лучше иметь внутри разные команды, специализирующиеся в разных областях. Это упростило бы управление закупками. После этого каждая команда сможет заниматься соответствующими сферами закупок, а также будет обладать необходимым опытом. Например, те, у кого есть опыт покупки оборудования, могут не обладать такими же навыками, когда дело доходит до получения определенных услуг от другой организации.
Заключение
Однако следует помнить, что эта система управления закупками должна работать эффективно и бесперебойно, чтобы можно было получить все выгоды. Поэтому ключом к этому будет эффективная система, а также правильный поставщик и ресурсы.
Для управления закупками должна быть команда высококвалифицированных специалистов, если управление закупками играет ключевую роль.
Например, в больнице должна быть специальная команда по закупкам и должны использоваться надежные методы и инструменты управления закупками.