Управление портфелем проектов
Введение
Когда в организации работает много проектов, для организации жизненно важно управлять своим портфелем проектов. Это помогает организации классифицировать проекты и согласовывать проекты с их организационными целями.
Управление портфелем проектов (PPM) - это процесс управления с помощью методов, направленных на оказание помощи организации в получении информации и сортировке проектов в соответствии с набором критериев.
Задачи управления портфелем проектов
Как и при управлении финансовым портфелем, управление портфелем проектов также имеет свой собственный набор целей. Эти цели предназначены для достижения ожидаемых результатов за счет слаженных командных игроков.
Что касается целей, необходимо выделить следующие факторы.
Необходимость создания описательного документа, который содержит важную информацию, такую как название проекта, предполагаемые сроки, стоимость и бизнес-цели.
Проект необходимо регулярно оценивать, чтобы гарантировать, что проект достигает своей цели и продолжает его курс.
Подбор игроков команды, которые будут работать над достижением целей проекта.
Преимущества управления портфелем проектов
Управление портфелем проектов гарантирует, что проекты имеют набор целей, выполнение которых приводит к ожидаемым результатам. Кроме того, PPM можно использовать для внесения изменений в организацию, которые создадут гибкую структуру внутри организации с точки зрения выполнения проекта. Таким образом, изменение не будет представлять угрозы для организации.
Следующие преимущества можно получить за счет эффективного управления портфелем проектов:
Повышенная адаптивность к изменениям.
Постоянный обзор и тщательный мониторинг приносят более высокую прибыль.
Перспективы руководства в отношении управления портфелем проектов рассматриваются как «инициатива по повышению доходности». Следовательно, это не будет считаться фактором, мешающим работе.
Идентификация зависимостей выявить легче. Это устранит некоторую неэффективность.
Преимущество перед другими конкурентами (конкурентное преимущество).
Помогает сосредоточиться на стратегиях, которые помогут достичь целей, а не на самом проекте.
Обязанности ИТ сфокусированы на части бизнеса, а не рассредоточены по нескольким направлениям.
Сочетание ИТ-проектов и бизнес-проектов рассматривается как фактор, способствующий достижению целей организации.
Инструменты управления портфелем проектов
Есть много инструментов, которые можно использовать для управления портфелем проектов. Ниже приведены основные характеристики этих инструментов:
Системный метод оценки проектов.
Ресурсы нужно планировать.
Необходимо постоянно отслеживать затраты и выгоды.
Проведение анализа затрат и выгод.
Отчеты о ходе работы время от времени.
Доступ к информации по мере необходимости.
Коммуникационный механизм, который будет передавать необходимую информацию.
Методы, используемые для измерения PPM
Существуют различные методы, которые время от времени используются для измерения или поддержки процесса PPM. Однако широко используются три типа техник:
Эвристическая модель.
Методика подсчета очков.
Визуальные или картографические техники.
Использование таких методов должно осуществляться с учетом целей проекта и организации, ресурсов и инфраструктуры для управления проектом.
Почему менеджеры проектов должны сосредоточиться на PPM?
PPM имеет решающее значение для успеха проекта, а также для выявления задержек, если они возникнут. Менеджеры проектов часто сталкиваются с трудностями, возникающими из-за отсутствия планирования, и иногда это может привести к отказу от проекта.
Основная ответственность менеджеров проектов - обеспечить наличие достаточного количества доступных ресурсов для проектов, которыми занимается организация. Правильные ресурсы гарантируют, что проект будет завершен в установленные сроки и доставлен без ущерба для качества.
Руководители проектов также могут захотеть работать над проектами, которые имеют первостепенное значение и ценность для организации. Это позволит менеджерам проектов предоставлять и получать поддержку качественных проектов, которые они предприняли. PPM гарантирует, что эти цели управления проектом будут достигнуты.
Модель пяти вопросов
Модель из пяти вопросов управления портфелем проектов показывает, что менеджер проекта должен ответить на пять основных вопросов до начала, а также во время выполнения проекта.
Ответы на эти вопросы определят успех реализации проекта.
Заключение
Управление портфелем проектов направлено на снижение неэффективности, возникающей при реализации проекта, и на устранение потенциальных рисков, которые могут возникнуть из-за отсутствия информации или доступных систем.
Это помогает организации согласовать работу по проекту с проектами, максимально используя свои ресурсы.
Следовательно, все менеджеры проектов организации должны быть осведомлены об управлении портфелем проектов организации, чтобы способствовать достижению целей организации при выполнении соответствующих проектов.