Программное обеспечение для управления проектами

Введение

Поскольку управление проектами является одной из основных функций бизнес-организации, функция управления проектами должна поддерживаться программным обеспечением. До появления программного обеспечения управление проектами полностью осуществлялось посредством бумажных документов. В конечном итоге это привело к появлению большого количества бумажных документов и поиску информации в них, что было неприятным занятием.

Когда программное обеспечение стало доступным для коммерческих организаций по доступной цене, компании-разработчики программного обеспечения начали разрабатывать программное обеспечение для управления проектами. Это стало довольно популярным во всех отраслях, и это программное обеспечение было быстро принято сообществом по управлению проектами.

Типы программного обеспечения для управления проектами

1 - Рабочий стол

Для менеджеров проектов доступны два типа программного обеспечения для управления проектами. Первая категория такого программного обеспечения - это программное обеспечение для настольных ПК. Microsoft Project - хороший пример этого типа. Вы можете управлять всем своим проектом с помощью MS Project, но вам нужно поделиться электронными документами с другими, когда требуется сотрудничество.

Все обновления должны время от времени вноситься в один и тот же документ соответствующими сторонами. Следовательно, такое программное обеспечение для управления проектами для настольных компьютеров имеет ограничения, когда его должны обновлять и поддерживать более одного человека.

2 - Веб-интерфейс

В качестве решения вышеуказанной проблемы было представлено программное обеспечение для управления проектами через Интернет. С помощью этого типа пользователи могут получить доступ к веб-приложению и читать, писать или изменять действия, связанные с управлением проектом.

Это было хорошее решение для распределенных проектов по отделам и регионам. Таким образом, все заинтересованные стороны проекта имеют доступ к деталям проекта в любой момент времени. Специально эта модель лучше всего подходит для виртуальных команд, работающих в Интернете.

Характеристики программного обеспечения для управления проектами

Когда дело доходит до выбора программного обеспечения для управления проектами, следует учитывать множество факторов. Не все проекты могут использовать все функции, предлагаемые программным обеспечением для управления проектами.

Следовательно, вы должны хорошо понимать требования вашего проекта, прежде чем пытаться выбрать тот, который вам нужен. Ниже приведены наиболее важные аспекты программного обеспечения для управления проектами:

1 - Сотрудничество

Программное обеспечение для управления проектами должно способствовать совместной работе команды. Это означает, что соответствующие заинтересованные стороны проекта должны иметь возможность получать доступ к проектной документации и обновлять ее, когда захотят.

Таким образом, программное обеспечение для управления проектами должно иметь управление доступом и управление аутентификацией, чтобы обеспечить большие уровни доступа для заинтересованных сторон проекта.

2 - Планирование

Планирование - одна из основных функций, которую должно обеспечивать программное обеспечение для управления проектами. Обычно современное программное обеспечение для управления проектами предоставляет возможность рисовать диаграммы Ганта, когда дело доходит до планирования деятельности.

В дополнение к этому, в расписания также могут быть добавлены зависимости действий, поэтому такое программное обеспечение будет показывать вам критический путь проекта и последующие изменения критического пути автоматически.

Базовая оценка также является полезной функцией, предлагаемой программным обеспечением для управления проектами. Обычно проект разрабатывается, когда требования окончательно согласовываются.

Когда требования изменяются, а новые требования добавляются к проекту позже, группа управления проектом может автоматически сравнивать новое расписание с базовым графиком, чтобы понять масштаб проекта и отклонения в стоимости.

3 - Отслеживание проблем

В течение жизненного цикла проекта может возникнуть множество проблем, связанных с проектом, которые требуют постоянного отслеживания и мониторинга. Дефекты программного обеспечения - один из хороших примеров этого.

Таким образом, программное обеспечение для управления проектами должно иметь функции для отслеживания и мониторинга проблем, о которых сообщают различные заинтересованные стороны.

4 - Управление портфелем проектов

Управление портфелем проектов является одним из ключевых аспектов, когда организация участвует более чем в одном проекте. Организация должна иметь возможность измерять и контролировать несколько проектов, чтобы она знала, как проекты продвигаются в целом.

Если вы небольшая компания, у которой всего несколько проектов, эта функция может вам не понадобиться. В таком случае вам следует выбрать программное обеспечение для управления проектами без управления портфелем проектов, поскольку такие функции могут быть для вас довольно дорогими.

5 - Управление документами

В проекте используется много документов. Большинство этих документов должны быть доступны для заинтересованных сторон проекта. Следовательно, программное обеспечение для управления проектами должно иметь средство управления документами с правильной системой контроля доступа.

В дополнение к этому, документы необходимо версировать каждый раз, когда они обновляются. Следовательно, функция управления документами также должна поддерживать управление версиями документов.

6 - Управление ресурсами

Управление ресурсами проекта - одно из основных ожиданий от программного обеспечения для управления проектами. Это включает как человеческие ресурсы, так и другие типы.

Программное обеспечение для управления проектами должно показывать использование каждого ресурса на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Заключение

Современная практика управления проектами требует помощи программного обеспечения для управления проектами. Современная практика управления проектами сложна до такой степени, что не может работать без использования программного обеспечения.

При выборе программного обеспечения для управления проектами, подходящего для ваших целей, вам необходимо оценить характеристики программного обеспечения и соответствовать вашим требованиям к управлению проектами.

Никогда не выбирайте тот, у которого больше функций, чем вам требуется, так как обычно программное обеспечение для управления проектами стоит дорого. Кроме того, наличие большего количества функций, чем требуется, может создать путаницу при использовании программного обеспечения на практике.