Управление знаниями

Введение

Управление знаниями - это деятельность, которую практикуют предприятия во всем мире. В процессе управления знаниями эти предприятия всесторонне собирают информацию, используя множество методов и инструментов.

Затем собранная информация систематизируется, хранится, распространяется и анализируется с использованием определенных методов.

Анализ такой информации будет основан на ресурсах, документах, людях и их навыках.

Правильно проанализированная информация будет храниться как «знания» о предприятии. Эти знания позже используются для таких действий, как принятие организационных решений и обучение новых сотрудников.

С первых дней существовало множество подходов к управлению знаниями. Большинство ранних подходов заключались в ручном хранении и анализе информации. С появлением компьютеров большая часть организационных знаний и процессов управления была автоматизирована.

Таким образом, хранение, поиск и обмен информацией стали удобными. В настоящее время у большинства предприятий есть собственная система управления знаниями.

Структура определяет точки сбора знаний, методы сбора, используемые инструменты, инструменты и методы хранения данных, а также механизм анализа.

Процесс управления знаниями

Процесс управления знаниями универсален для любого предприятия. Иногда используемые ресурсы, такие как инструменты и методы, могут быть уникальными для организационной среды.

Процесс управления знаниями состоит из шести основных шагов, которым помогают различные инструменты и методы. Когда эти шаги выполняются последовательно, данные превращаются в знания.

Шаг 1. Сбор

Это самый важный шаг в процессе управления знаниями. Если вы собираете неверные или нерелевантные данные, полученные знания могут быть не самыми точными. Следовательно, решения, принимаемые на основе таких знаний, также могут быть неточными.

Для сбора данных используется множество методов и инструментов. Прежде всего, сбор данных должен быть процедурой в процессе управления знаниями. Эти процедуры должны быть надлежащим образом задокументированы и соблюдаться людьми, участвующими в процессе сбора данных.

Процедура сбора данных определяет определенные точки сбора данных. Некоторые моменты могут быть кратким изложением некоторых стандартных отчетов. Например, ежемесячный отчет о продажах и ежедневные отчеты о посещаемости могут быть двумя хорошими ресурсами для сбора данных.

В точках сбора данных также определяются методы и инструменты извлечения данных. В качестве примера отчет о продажах может быть бумажным отчетом, в котором оператору ввода данных необходимо вручную вводить данные в базу данных, тогда как ежедневный отчет о посещаемости может быть онлайн-отчетом, который хранится непосредственно в базе данных.

Помимо точек сбора данных и механизма извлечения, на этом этапе также определяется хранилище данных. Большинство организаций сейчас используют для этой цели программное обеспечение для баз данных.

Шаг 2: Организация

Собранные данные необходимо систематизировать. Такая организация обычно происходит по определенным правилам. Эти правила определяются организацией.

Например, все данные, связанные с продажами, можно хранить вместе, а все данные о персонале можно хранить в одной таблице базы данных. Такой тип организации помогает точно поддерживать данные в базе данных.

Если в базе данных много данных, для организации и уменьшения дублирования можно использовать такие методы, как «нормализация».

Таким образом, данные логически упорядочены и связаны друг с другом для облегчения поиска. Когда данные проходят шаг 2, они становятся информацией.

Шаг 3: Подведение итогов

На этом этапе информация обобщается, чтобы понять ее суть. Обширная информация представлена ​​в табличном или графическом формате и хранится соответствующим образом.

Подводя итог, можно сказать, что существует множество инструментов, таких как пакеты программного обеспечения, диаграммы (Парето, причинно-следственные связи) и различные методы.

Шаг 4: Анализ

На этом этапе информация анализируется с целью выявления взаимосвязей, дублирования и закономерностей.

Для этой цели должен быть назначен эксперт или группа экспертов, поскольку жизненно важную роль играет опыт человека / команды. Обычно отчеты создаются после анализа информации.

Шаг 5: синтез

На этом этапе информация становится знанием. Результаты анализа (обычно отчеты) объединяются для получения различных концепций и артефактов.

Шаблон или поведение одного объекта можно применить для объяснения другого, и в совокупности организация будет иметь набор элементов знаний, которые можно использовать в рамках всей организации.

Эти знания затем сохраняются в базе знаний организации для дальнейшего использования.

Обычно база знаний представляет собой программную реализацию, к которой можно получить доступ из любого места через Интернет.

Вы также можете купить такое программное обеспечение базы знаний или бесплатно загрузить его реализацию с открытым исходным кодом.

Шаг 6: принятие решения

На этом этапе знания используются для принятия решений. Например, при оценке конкретного типа проекта или задачи могут использоваться знания, относящиеся к предыдущим оценкам.

Это ускоряет процесс оценки и повышает точность. Так управление знаниями в организации увеличивает ценность и экономит деньги в долгосрочной перспективе.

Заключение

Управление знаниями - важная практика для корпоративных организаций. Организационные знания добавляют организации долгосрочные преимущества с точки зрения финансов, культуры и людей.

Следовательно, все зрелые организации должны предпринимать необходимые шаги для управления знаниями, чтобы улучшить бизнес-операции и общие возможности организации.