Офис управления проектами (PMO)

Введение

Когда организации растут, они создают разные подразделения для управления соответствующими практиками.

Офис управления проектами (PMO) - это организация, созданная для управления процессами, практиками, инструментами и другими видами деятельности, связанными с управлением проектами в организации.

Этот офис (команда) определяет и поддерживает стандарты управления проектами в организации.

Обычно руководство организации назначает команду экспертов в области управления проектами для работы в офисе управления проектами.

Организация ищет квалификации, такие как сертификаты PMI, и обширный опыт управления крупными проектами при подборе людей для офиса управления проектами.

Создание офиса управления проектами

Из-за сложности текущих проектов функция управления проектами должна быть зрелой и упорядоченной практикой.

Поэтому организации ищут лучшие способы управления проектами, чтобы максимизировать маржу прибыли. Для этого организации изучают оптимизацию процессов, повышение производительности и увеличение прибыли.

Поскольку функция управления проектом включает множество параметров (таких как люди, технологии, коммуникации и ресурсы), управление функцией управления проектом со стороны высшего руководства может быть рискованным.

Таким образом, офис управления проектами - это идеальное решение для построения и поддержания практики управления проектами как функциональной функции организации.

Создание офиса управления проектами ничем не отличается от любого другого проекта организационных изменений. Поэтому к нему подходят с применением сильной и жесткой методологии с большим опытом.

При создании офиса управления проектами необходимо выполнить несколько ключевых шагов, и PMBOK (свод знаний по управлению проектами) может быть отличным ориентиром для этой цели.

Это накладные расходы?

Некоторые традиционные организации рассматривают офис управления проектами как накладные расходы. В основном это связано с тем, что организация достаточно мала, и нет явной потребности в офисе управления проектами.

В таких организациях практика управления проектами может регулироваться общим руководством. Для остальных организаций, где есть большие проекты, офис управления проектами - это намного больше, чем накладные расходы.

В настоящее время мировая экономика переживает спад. Поэтому многие компании стремятся сократить расходы, чтобы удержаться в корпоративной среде.

Среди способов сделать это двумя популярными вариантами стали сокращение штата и закрытие отделов. В таких случаях офис управления проектами становится легкой жертвой, так как не добавляет никаких цифр к чистой прибыли компании.

Поэтому для офисов управления проектами стало проблемой оправдать свою работу перед высшим руководством.

Преимущества PMO

Управление проектами - одна из ключевых функций организации. Таким образом, совершенствование процессов, связанных с управлением проектами, может значительно повысить чистую прибыль организации.

Именно этим и занимается успешный офис управления проектами.

Почему не удается PMO?

Согласно исторической статистике, только одна треть офисов управления проектами работает, а остальные работают не так, как ожидалось.

Это одна из основных проблем, с которыми сталкивается высшее руководство при принятии решения о создании офиса управления проектами для организации. Руководство с самого начала сомневается в успехе офиса управления проектами.

Одной из основных причин неудач офиса управления проектами является отсутствие поддержки со стороны руководства. В большинстве случаев у исполнительного руководства недостаточно знаний о том, как поддерживать и направлять офис управления проектами.

Во-вторых, неспособность офиса управления проектами приводит к сбоям. В основном это связано с людьми и ресурсами, закрепленными за офисом управления проектом.

Заключение

Офис управления проектами - одно из подразделений, которые в долгосрочной перспективе добавят стоимости крупным организациям. Офис управления проектами может быть накладными расходами для небольших организаций, и такое учреждение может закончиться неудачей.

Успешный офис управления проектами может повысить продуктивность проектных групп и значительно сократить расходы. Кроме того, это может сделать организацию более зрелой и способной.