เสียชีวิต 1,000 สเปรดชีต!

หากคุณถามผู้ปฏิบัติงานเกี่ยวกับกัญชาว่าพวกเขาใช้เครื่องมือใดในการจัดการชีวิตประจำวันของพวกเขา ฉันพนันได้เลยว่าส่วนใหญ่จะตอบว่า Excel หรือ Google ชีต…ทำไม

ไม่ต้องสงสัยเลยว่า Excel และ Google ชีตเป็นเครื่องมือยอดนิยมด้วยเหตุผลสองประการ:

1. สะดวกในการใช้; และ
2. ความสามารถในการจ่าย

“เราไม่สามารถทำให้ Excel เป็นไปตามความต้องการของเราได้”

เช่นเดียวกับการจัดการสเปรดชีตหลายแผ่น มีปัญหาเกี่ยวกับการมองไม่เห็นจุดข้อมูลในชีตต่างๆ และการเข้าถึงชีตที่ซับซ้อนมากขึ้นอาจกลายเป็นอุปสรรคสำหรับบางคน มันทำให้เกิดคำถาม.. ว่า Excel เป็นเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับผู้ประกอบการกัญชาในการจัดการการผลิตหรือไม่?

ผู้ปฏิบัติงานมักจะจัดการความคับข้องใจและหาวิธีจัดการปัญหาจนเกินเหตุและซับซ้อนเกินไป

เครื่องมือประเภทนี้หยุดให้บริการผู้ปฏิบัติงานในขั้นตอนใด แม้ว่า Excel อาจดูเหมือนเป็นโซลูชันที่เข้าถึงได้และตรงไปตรงมา แต่ก็นำเสนอโฮสต์ของปัญหาที่สำคัญที่อาจสร้างหรือทำลายธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งบริษัทในระยะเริ่มต้นและการปรับขนาดเหล่านั้น

ปัญหาที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งในการใช้ Excel เป็นเครื่องมือในการจัดการคือความเป็นไปได้สูงที่จะเกิดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้ระหว่างการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง แม้แต่ข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ เช่น การรายงานปริมาณของผลิตภัณฑ์กัญชาอย่างผิดๆ ก็สามารถนำไปสู่ปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบและความสูญเสียทางการเงินได้ ประเด็นคือมนุษย์มีแนวโน้มที่จะทำผิดพลาดเมื่อป้อนข้อมูลจำนวนมากด้วยตนเองในคราวเดียว ข้อผิดพลาดที่สม่ำเสมอเช่นนี้และการไม่มีเวลาในการรักษาระบบที่เป็นมาตรฐานโดยไม่มีการตรวจสอบและถ่วงดุลอาจกลายเป็นปัญหาได้ ข้อผิดพลาดสะสมเมื่อเวลาผ่านไป ทำให้ระบบการจัดการไม่สามารถกู้คืนได้ในที่สุด และอาจสร้างความเสียหายต่อผลกำไรและแบรนด์ของธุรกิจ

ข้อจำกัดที่สำคัญอีกประการหนึ่งของ Excel คือการไม่สามารถจัดการจุดข้อมูลที่ซับซ้อนซึ่งจำเป็นสำหรับการติดตามสินค้าคงคลังของการดำเนินการกัญชาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างเช่น เมื่อได้รับใบสั่งงานจำนวนมาก ผู้จัดการสินค้าคงคลังต้อง คำนวณ ด้วยตนเอง :

1. ความพร้อมใช้งานของผลิตภัณฑ์
2. สินค้าคงคลังต่ำ และ
3. คำนวณวัสดุที่จำเป็นในการสร้างหรือทำให้ BOM/ผลิตภัณฑ์นั้นสมบูรณ์

ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น การทำงานร่วมกันในสเปรดชีต Excel ระหว่างสมาชิกในทีม หลายคนจะกลายเป็นเรื่องท้าทายอย่างมากเนื่องจากความสามารถในการทำงานอัตโนมัติที่จำกัด การขาดการเชื่อมต่อระหว่างข้อมูลหมายความว่าสมาชิกในทีมต้องพึ่งพาพนักงานอย่างน้อยหนึ่งคนในการจัดการฐานข้อมูลหลายฐานข้อมูล ตีความข้อมูลในฐานข้อมูลเหล่านี้ ซึ่งนำไปสู่ปัญหาคอขวดและขัดขวางการเติบโตของการดำเนินงาน แม้ว่าการมอบหมาย 'ผู้รักษาข้อมูล' เพียงคนเดียวอาจใช้ได้ผลกับธุรกิจขนาดเล็ก แต่ก็สร้างความไร้ประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความท้าทายในการรวบรวมข้อมูลในแต่ละวัน — ไม่ต้องพูดถึงค่าใช้จ่ายของพนักงานในการจัดการกระบวนการ นอกจากนี้ หากผู้รักษาข้อมูลลาออก อาจส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อธุรกิจ และเป็นความเสี่ยงที่ทำให้ผู้นำฝ่ายปฏิบัติการเกิดความกังวลอย่างมาก

ฉันพูดแบบนี้กับลูกค้าของเราตลอดเวลา อย่ารอช้าที่จะปรับปรุงกระบวนการของคุณ

หากคุณกำลังใช้ Excel ในการจัดการการดำเนินงานบางส่วนหรือทั้งหมด สิ่งสำคัญคือต้องประเมินความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น จากผลการประเมินของคุณ ให้พิจารณาว่า Excel สามารถจัดการกับปริมาณงานและความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้นได้หรือไม่ ผลกระทบของข้อผิดพลาดหรือการละเมิดข้อมูลอาจเป็นอย่างไร และค่าใช้จ่ายในการจัดการกระบวนการ การสำรวจระบบการจัดการทางเลือกที่สนับสนุนการดำเนินงานของคุณได้อย่างเต็มที่น่าจะคุ้มค่ามากกว่า

คอยติดตามเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติที่สำคัญของระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพด้วยBlakthumb!