10 formas de hacer que la nube trabaje para usted

Para muchas personas, el navegador y la computadora se fusionaron desde entonces en una sola entidad. Estas personas ya no compran ni instalan software. En cambio, encienden su computadora, inician su navegador favorito y luego acceden a una serie de aplicaciones, alojadas en servidores de todo el mundo. Sus datos también se almacenan allí, en la nube, lejos de los platos giratorios de sus discos duros. Y están haciendo un trabajo serio.

Tú también puedes ser una de esas personas. Todavía necesita una computadora, pero no necesita invertir en software costoso. La mayoría de los servicios en la nube , o aplicaciones web, como se les llama a veces, son gratuitos o cuestan una tarifa mensual mínima. Después de eso, todo lo que necesita es un poco de conocimiento sobre lo que está disponible. Ahí es donde entra este artículo.

En las próximas páginas, exploraremos cómo puede hacer que la nube funcione para usted, ya sea propietario de una pequeña empresa, artista, estudiante o simplemente alguien que busca una manera genial de conectarse con otros como... individuos mentalizados. Comencemos con la base de cualquier buena solución de computación en la nube: almacenamiento y sincronización de archivos.

1. Almacene y sincronice sus archivos
2. Colabore de manera efectiva con un equipo distribuido
3. Administre sus fotos y videos
4. Descubre música nueva o disfruta de los viejos
5. Dibujar imágenes y editar fotos
6. Mantén a tus amigos (y enemigos) cerca
7. Revise su correo en cualquier lugar, en cualquier momento
8. pellizcar sus centavos
9. Haga que su pequeña empresa parezca grande
10. Disputa todas tus aplicaciones web

Con el almacenamiento y la sincronización de archivos basados ​​en la nube, en realidad está alquilando una pequeña parte de un servidor propiedad de un proveedor de servicios. Todavía tiene una PC, o cinco, pero instala un código que vigila que aparezcan nuevos archivos en una carpeta designada. Cuando lo hacen, el código inicia una sincronización automática, que carga los nuevos datos a través de su conexión a Internet a su pequeña parte de los servidores del proveedor y luego los descarga a todas las PC conectadas. La mayoría de los proveedores también han desarrollado aplicaciones móviles, por lo que puede acceder a estos archivos en su tableta y teléfono.

Lo mejor del almacenamiento en la nube es que hace una copia de seguridad de sus datos fuera de su hogar u oficina, lo cual es especialmente útil si, por ejemplo, un incendio en su casa consume su PC.

Dropbox y SugarSync son dos proveedores populares de almacenamiento y sincronización de archivos, pero puede encontrar docenas de soluciones, incluidas algunas alojadas por marcas de tecnología de renombre: Amazon (Cloud Drive), Google (Google Drive) y Microsoft (SkyDrive). La mayoría proporciona algo de almacenamiento, digamos 5 gigabytes, de forma gratuita y luego cobra una tarifa en función de la cantidad de almacenamiento adicional que utilice.

En los primeros días de Internet, la colaboración en proyectos se veía así: creabas un archivo en tu computadora. Luego adjuntó ese archivo a un correo electrónico y lo envió a un grupo de personas para su revisión. Cada uno de ellos descargó el archivo adjunto, lo editó y lo devolvió. Estaba atascado con múltiples versiones del archivo y la tarea poco envidiable de fusionar todos los comentarios.

Los sitios de colaboración pueden eliminar estas frustraciones. Varias personas pueden compartir estos espacios de trabajo virtuales , independientemente de su ubicación. Por lo general, un administrador configura la cuenta y luego invita a los usuarios a unirse. Él o ella puede asignar roles específicos a las personas, lo que limita lo que pueden hacer y a qué información pueden acceder mientras están en el espacio.

La mayoría de los buenos sitios de colaboración ofrecen un conjunto básico de funciones que permiten a los miembros del equipo comunicarse, intercambiar ideas y compartir archivos sin depender del correo electrónico. Los mejores sitios agilizan el control de versiones y la programación de archivos y permiten a los usuarios iniciar debates sobre cualquier aspecto de un proyecto. Cuando se usa de manera efectiva, un sitio de colaboración funciona como un archivo completo de todo el trabajo del proyecto relacionado.

Basecamp, de 37signals, es uno de los más conocidos. Ha existido durante varios años y ofrece un sólido conjunto de herramientas. Onehub es otra opción interesante, que permite a las empresas configurar portales seguros alojados en la nube que se pueden usar para compartir, obtener una vista previa, discutir y editar documentos u otros archivos grandes.

Se suponía que las cámaras y grabadoras digitales revolucionarían la forma en que manejamos nuestras fotos y videos. En cambio, terminamos con archivos distribuidos en tarjetas de medios, computadoras portátiles, unidades flash, unidades externas, CD, tabletas y teléfonos.

La nube, en forma de sitio de gestión de fotos o videos, puede rescatarte de la locura. Al igual que con una solución de almacenamiento de archivos, todos sus archivos multimedia se encuentran en un servidor externo. De hecho, puede usar la mayoría de los sitios de almacenamiento de archivos para realizar copias de seguridad y sincronizar fotos y videos, pero no están diseñados para etiquetar su contenido con información útil o compartirlos fácilmente con amigos y familiares. Los sitios de videos y fotos especialmente diseñados pueden hacer todo esto y más. La mayoría cuenta con capacidades de arrastrar y soltar, lo que facilita el traslado de archivos desde un dispositivo a la nube. Una vez que su imagen o clip esté en línea, puede agregar palabras clave, organizarlo en álbumes o galerías y luego compartirlo con un clic del mouse.

Los sitios de fotos populares incluyen Flickr, Shutterfly y Snapfish. Los fotógrafos serios querrán ver SmugMug o Zenfolio. Estos sitios ricos en funciones cobran tarifas de membresía, pero brindan mucho más control a los usuarios con miles de imágenes y requisitos de espacio considerables.

En el lado del video, por supuesto, está YouTube, que recibe 72 horas de contenido por minuto de filmógrafos de todo el mundo [fuente: Larson ]. Si te imaginas como el próximo Martin Scorsese, entonces considera Vimeo, que ofrece un sólido conjunto de funciones, incluidos videos protegidos con contraseña, pero tiende a servir a una multitud más pequeña de entusiastas del cine.

Incluso después de la revolución de Internet, escuchar música generalmente requería un dispositivo (un reproductor de CD, una computadora portátil, un reproductor de MP3 ) y un medio (un CD, un disco duro, una memoria flash). Luego, a medida que se expandieron los servicios de banda ancha fijos y móviles, las personas disfrutaron de un acceso cada vez más rápido al contenido en línea. La transmisión, o la transferencia de datos para que puedan procesarse como un flujo constante y continuo, se convirtió en una alternativa viable para entregar archivos de audio que consumen mucho ancho de banda.

Los servicios de transmisión de música han ganado popularidad porque brindan a los oyentes acceso a una máquina de discos infinitamente grande de canciones almacenadas en la nube. Algunos proveedores ofrecen todos estos dulces para los oídos solo como transmisión de audio, lo que significa que las canciones se pueden reproducir, pero no se pueden almacenar localmente en el disco duro de su computadora. Otros permiten tanto la transmisión como las descargas. Casi todos ofrecen un servicio gratuito, aunque tendrás que escuchar anuncios entre canciones. Si desea una experiencia sin publicidad, opte por un servicio premium, que también desbloquea otras funciones, como la capacidad de acceder a su cuenta en todos sus dispositivos móviles y conectados.

Finalmente, la experiencia del usuario puede ser bastante diferente de un servicio a otro. Pandora, uno de los servicios de transmisión de música más populares, funciona mediante la creación de una lista de reproducción generada aleatoriamente en función de una canción o artista que el usuario identifica. Spotify y Rdio simplemente abren sus bóvedas de música y dejan que los oyentes elijan.

Las fotos y los gráficos pueden mejorar casi cualquier forma de comunicación, ¿verdad? Sin embargo, crear imágenes realmente buenas es más fácil decirlo que hacerlo. En los últimos años, los programas de dibujo y pintura basados ​​en la nube han hecho que este proceso sea mucho menos oneroso. Hay dos tipos básicos de servicios: los que le permiten crear líneas de arte, como diagramas de flujo y estructuras alámbricas, y los que le permiten editar fotos desde su cámara o sitio de imágenes de archivo favorito.

Comenzar generalmente implica un registro rápido y quizás uno o dos videos tutoriales. Casi todos brindan un servicio gratuito que compra una pequeña cantidad de almacenamiento y un número limitado de imágenes y opciones de exportación. Actualice a un servicio premium y podrá obtener todo el caboodle: imágenes y espacio de almacenamiento ilimitados, y opciones de exportación más flexibles, como la capacidad de guardar en formatos PNG, JPEG, SVG o PDF.

La mayoría de los sitios de dibujo y pintura en línea ofrecen las mismas funciones y herramientas básicas que las aplicaciones de escritorio más potentes. Por ejemplo, Gliffy, un servicio de creación de diagramas en línea, se hace eco de la experiencia de Microsoft Visio. Puede dibujar formas básicas, ordenarlas y alinearlas, aplicar colores, agregar texto y experimentar con ciertos efectos especiales. Cuando haya terminado con un diagrama, puede incrustar y compartir su trabajo a través de las redes sociales o invitar a otros a ver y comentar.

Los editores de fotos en línea como Pixlr se comportan de manera muy parecida a Adobe Photoshop. Le permiten recortar imágenes, ajustar las características del color y enmascarar fondos o primeros planos. Y luego hacen que compartir sea muy fácil. Con Pixlr, puede guardar imágenes editadas en su escritorio, en los servidores de la empresa o en Facebook , Flickr y Picasa.

A medida que su universo digital se expande, acumula amigos, seguidores y fanáticos a los que les encanta visitar su sitio y comentar en su blog. Los servicios basados ​​en la nube han surgido como alternativas viables para autónomos, pequeñas empresas o cualquier persona que busque administrar su creciente lista de contactos, un proceso que a veces se conoce como CRM o administración de relaciones con los clientes . Si desea experimentar con uno de estos servicios, tendrá que invertir algo de tiempo por adelantado para cargar sus contactos en el sistema.

Donde realmente brillan es lo bien que se integran con otras aplicaciones web populares. Por ejemplo, te permiten importar y consolidar todos tus contactos de Gmail, Facebook, LinkedIn , Twitter y MailChimp. Una vez que haya completado la base de datos de contactos, puede agregar etiquetas y otra información relevante, luego ordenar, segmentar y filtrar para comprender a quién conoce y cómo se relacionan entre sí. Aún más útil, especialmente si tiene un negocio, puede realizar un seguimiento de las conversaciones, configurar recordatorios para realizar un seguimiento, adjuntar correos electrónicos o asignar listas de tareas para usted o para los miembros del equipo.

Si ya está utilizando un sistema de correo electrónico basado en la web, como Gmail , entonces probablemente tenga acceso a un administrador de contactos modesto. Pero si desea hacer un CRM serio, entonces deberá pasar a algo más sólido. Mucha gente considera que Salesforce es el estándar de oro en las soluciones de CRM, aunque es una exageración para la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas. Otras opciones incluyen Highrise, de los creadores de Basecamp, y Batchbook. Ambos ofrecen una prueba gratuita pero no planes de servicio gratuitos.

El cliente de correo electrónico de escritorio está muriendo lentamente. En junio de 2011, poco más del 50 por ciento de todos los correos electrónicos se abrieron en el escritorio. En junio de 2012, ese número se había reducido al 33 por ciento [fuente: Jordania ]. Una de las razones de la desaparición es que un cliente de correo electrónico , una pieza de software que instala en su computadora, lo vincula a un sistema operativo y puede dificultar la sincronización de correos electrónicos en varias computadoras, tabletas y teléfonos.

Algunas personas eluden estos problemas mediante el uso de una aplicación de correo web. Esto ciertamente funciona, pero se pueden encontrar mejores soluciones en los sistemas de correo electrónico basados ​​en la nube. Si se inscribe en un servicio gratuito, no podrá obtener un dominio personalizado (la parte de su dirección de correo electrónico que viene después del símbolo @), y tendrá que poder vivir con anuncios en su bandeja de entrada. A cambio, tendrá acceso a todas las funciones básicas de correo electrónico que vienen en un cliente de escritorio. Puede redactar, formatear y enviar mensajes salientes, leer y organizar mensajes entrantes y responder a las personas que figuran en el campo de dirección. Y podrá hacer todo eso en cualquier computadora que tenga un navegador y una conexión a Internet.

Por supuesto, Yahoo Mail es un gran servicio de correo electrónico basado en la Web. Como es Gmail de Google. Se integra con Google Drive, que combina el almacenamiento de archivos con un conjunto de herramientas de productividad para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones sin tener que salir del navegador. Google también ofrece una versión de clase empresarial de Gmail.

Si alguna vez ha experimentado con hojas de cálculo, entonces sabe cómo la tecnología puede mejorar el proceso de elaboración de presupuestos . Las herramientas adecuadas pueden procesar sus números de manera más eficiente y mostrar los datos en todo tipo de formas útiles. Esto a su vez le ayuda a comprender a dónde va cada centavo.

Ahora es posible obtener toda esa funcionalidad, de forma gratuita, desde una aplicación que se ejecuta en la nube. Al igual que con todos los servicios basados ​​en la web, primero debe crear una cuenta con un proveedor. En la mayoría de los casos, conectará sus diversas cuentas a la aplicación de administración financiera para que pueda realizar un seguimiento de las transacciones y dar sentido a sus gastos y depósitos . Luego puede decirle al sistema cómo desea recibir recordatorios oportunos sobre fechas de vencimiento de pagos, saldos bajos y límites de tarjetas de crédito. Cuando llega el momento de hacer impuestos o simplemente de evaluar su posición financiera, puede generar una variedad de informes que resumen sus gastos, ingresos, patrimonio neto y saldos de cuentas a lo largo del tiempo.

Mint, de los creadores de Quicken, es una de las aplicaciones de administración financiera basadas en la web más populares. Sin embargo, es un servicio de solo lectura, lo que significa que puede organizar y analizar sus finanzas con Mint, pero no puede mover fondos. Si desea controlar sus facturas y luego pagarlas electrónicamente, considere Check, que admite funciones de pago de facturas. De hecho, Check es más útil como aplicación móvil, ya que le permite pagar una factura directamente desde su teléfono, mientras está lejos de su computadora.

Si es un propietario único o un trabajador independiente, desempeña muchos roles. Algunas de las funciones más desagradables y que consumen más tiempo incluyen la supervisión de las funciones administrativas. Afortunadamente, la nube puede optimizar la gestión financiera empresarial. Un enfoque, especialmente si tiene una estructura de pago y facturación relativamente simple, es unir uno o dos servicios en la nube. Algunos freelancers no necesitan más que una aplicación de cronometraje para realizar un seguimiento de las horas dedicadas a un proyecto y una aplicación de facturación para facturar al cliente en consecuencia.

Si tiene varios empleados o contratistas, querrá una de las aplicaciones basadas en la nube que integran todas las funciones básicas de contabilidad . Como propietario de la empresa, debe registrarse con el proveedor de su elección y luego ingresar todos los datos necesarios, como la información de facturación. Finalmente, configura su equipo e invita a los empleados a los proyectos. Después de aceptar las invitaciones iniciales, los empleados pueden iniciar sesión desde cualquier computadora y realizar un seguimiento de las horas dedicadas a sus proyectos asignados. Al final del mes, recopile el tiempo de los empleados y prepare las facturas, que pueden enviarse por correo electrónico a los clientes en formato PDF o imprimirse para su envío postal.

Los viejos favoritos de escritorio, Peachtree Accounting (ahora Sage 50) y QuickBooks, tienen versiones de su software alojadas en la nube. Si el cronometraje es todo lo que busca, consulte Toggl. Para una solución completa de cronometraje, facturación y gestión financiera que se integra con PayPal y ofrece una sólida edición para teléfonos inteligentes, eche un vistazo a Freshbooks.

Gracias a los servicios basados ​​en la nube, puede hacer más sin tener que abandonar su navegador favorito, pero ¿cuántos nombres de usuario y contraseñas puede recordar una persona? (¡El escritor de tecnología del New York Times, David Pogue, reveló una vez que tiene nombres de cuenta y contraseñas para 87 sitios!) ¿Y si desea una vista integrada de sus aplicaciones web favoritas? ¿O la capacidad de arrastrar y soltar archivos de un servicio a otro?

La gestión del almacenamiento en la nube es una respuesta a estas preguntas. Al igual que las aplicaciones que administran, estas soluciones funcionan desde la nube. Diferentes proveedores de servicios admiten diferentes aplicaciones, pero casi todas incluyen los servicios de almacenamiento de archivos de renombre como Dropbox. Después del proceso de inscripción, disfruta de capacidades de inicio de sesión único, lo que significa que puede acceder a todos los servicios conectados con un solo nombre de usuario y contraseña. También tiene la capacidad de buscar y encontrar cualquier archivo independientemente de su ubicación y luego arrastrarlo y soltarlo entre los servicios. Y puede obtener una vista previa y compartir documentos e imágenes sin moverse a la aplicación donde están almacenados.

Otixo, que se anuncia a sí mismo como "su tablero para la nube", es uno de los principales contendientes en este espacio. Ofrece un paquete premium (no gratuito) que incluye sus aplicaciones web y para teléfonos inteligentes. Primadesk es un servicio similar, pero también integra algunos de los principales sistemas de correo electrónico basados ​​en la nube además del almacenamiento de archivos. Ofrece versiones gratuitas y de pago.

Nota del autor: 10 formas de hacer que la nube funcione para usted

En 1998, comencé el movimiento lento y constante para adoptar servicios basados ​​en la nube para cualquier proceso o función que tuviera sentido. Migré mi correo electrónico a Google Apps y nunca miré hacia atrás. Hoy en día utilizo varias aplicaciones web para todo, desde la creación de bases de datos hasta la gestión de tareas. No estoy seguro de tener tantas cuentas web como David Pogue (vea el número 1 en esta lista), pero podría darle una oportunidad.

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