무의미한 업무 회의 는 그들 만의 특별한 지옥입니다. 말을 멈추지 않는 남자 든, 끊임없이 전화를 확인하기 때문에 아무 말도하지 않는 여자 든, 특히 회의 리더가 통제하지 않는 경우 모든 것이 도움보다 더 방해가 될 수 있습니다. 하지만 희망이 있습니다. The Fiery Feather 의 비즈니스 생산성 컨설턴트 Theresa Ward 에게 연락하여 지루한 주간 회의를 진정한 협업 세션으로 전환하는 방법에 대한 일반적인 질문에 답했습니다.
1. 사람들이 구역에서 벗어나는 것을 어떻게 막을 수 있습니까?
지루함 은 좋은 회의의 크립토나이트이므로 효과적인 리더는 가장 일상적인 주간 회의에도 참신함을 주입하는 방법을 찾아야합니다. 어느 정도의 일관성이 필요하다고 Ward는 말합니다. 왜냐하면 사람들이 완전히 경계를 늦추지 않기를 바라기 때문입니다. 그러나 여러 가지를 섞는 쉬운 트릭도 있습니다.
항상 동일한 4 ~ 5 개의 의제 항목을 다루어야한다면 "매주 동일한 주제에 대해 동일한 순서로 이야기하지 마십시오"라고 Ward는 말합니다. "그러면 사람들은 '오,이게 20 구역을 벗어나면 몇 분이고주의를 기울이는 5 분입니다. "
대화에 새로운 목소리를 낼 수있는 방법을 찾으십시오. 예를 들어 매주 다른 팀원을 "핫 시트"에 배치 할 수 있다고 그녀는 제안합니다. 개최되는 회의 유형에 따라 선택한 사람은 이번 주에 배웠거나 읽거나 시청 한 흥미로운 것을 공유하거나 직장 밖에서했던 개인적인 열정이나 취미에 대해 이야기 할 수 있습니다.
"그 신선한 목소리의 참신함은 '적어도 몇 분간 더 머물러있을거야'라고 말할만큼 우리의 두뇌 주스를 자극 할 것입니다."라고 Ward는 말합니다.
하지만 사람들의 참여를 유지하기위한 가장 중요한 조언은 시계를 주시하는 것입니다.
"사람들은 회의가 언제 끝날지 분명하지 않을 때 구역을 벗어나게됩니다."라고 Ward는 말합니다. "종료 시간을 존중하는 것은 엄청납니다."
회의 리더로서 중간에 (또는 더 자주) 체크인하고 "좋아요, 15 분 남았습니다.이 X 의제 항목을 다룰 것입니다."라고 발표합니다. 사람들의 두뇌가 결승선에 이르기까지 작업에 집중할 수 있도록하는 것만으로도 충분합니다.
2. 사람들이 가제트를 사용하지 못하게하려면 어떻게해야합니까?
멀티 태스킹 은 실제가 아닙니다. 우리의 두뇌는 한 번에 하나의 작업 만 처리 할 수 있으므로 이메일을 확인하고 교활한 유모에게 문자를 보내는 것은 회의의 전체 요점을 훼손 할 수 있습니다. 이는 특정 주제에 집단적 두뇌 능력을 집중시키는 것입니다.
윙윙 거리는 주머니는 정말 산만하기 때문에 Ward는 회의 중에 모든 장치를 선반에 두는 것이 좋습니다. 그리고 20 분 동안이라도 스마트 폰과 이별하는 것은 우리 중 일부에게 경계선에 충격을주는 일이기 때문에 전체 그룹의 동의가 있어야합니다.
Ward는 창의력을 발휘하고 "스마트 폰 없음"계약에 약간의 장난기를 주입 할 것을 제안합니다. 그녀는 한때 회의실 뒤쪽에 바비의 꿈의 집을 배치 한 고객을 위해 일했고 그것을 "휴대폰 집"이라고 불렀습니다. 회의가 시작되기 전에 휴대폰 집에 장치를 놓는 것이 공유 사무실 문화의 일부가되었습니다. 걱정하지 마세요. Ken이 계속 주시 할 것입니다.
3. 램 블러가 입을 다물 게하려면 어떻게해야합니까?
모든 회의에는 25 센트 (2 개면 충분했을 것임)를 모든 의제 항목에 추가해야하는 사람, 주제에서 벗어난 발언을 엉망으로 만드는 생산적인 대화를 방해하고 자신의 목소리에 저항 할 수없는 사람이 있습니다.
Ward가 부르는 "불균형 한 참여"는 모든 사람의 시간을 낭비 할뿐만 아니라 진정한 협력을 저해합니다. 항상 스포트라이트를 받아야하는 사람들은 회의에 독성 요소를 도입하여 다른 모든 참석자들 사이에서 분노를 조장합니다.
고맙게도 람 블러에게 알리지 않고 회의 시간을 변경할 필요가없는 솔루션이 있습니다. Ward는 각 항목에 이름이 첨부 된 회의 전에 모든 사람이받는 명확한 의제에서 시작한다고 말합니다. 램 블러가 자신이 빛을 발할 기회가있을 것이라는 것을 안다면, 그들은 다른 사람들이 자신의 차례를 갖도록 기꺼이 내버려 둘 것입니다.
작업을 계속하는 또 다른 비결은 "주차장"이라고하는 것입니다.
"주차장은 기본적으로 화이트 보드 또는 웹 문서로, 회의 중에 떠오르는 주제에 대해 오늘 이야기 할 시간이 없지만 다른 시간에 대해 이야기 할 것입니다."라고 Ward는 설명합니다. . "당신은 모든 사람들 앞에서 '당신이 말한 것을 들었습니다. 그것은 중요합니다. 그 주제에 나중에 회의 나 오프라인 토론에서 보장하는 헌신적 인 시간을 줍시다."
보스가 램 블러라면? 그 또는 그녀가 회의를 진행하는 경우 함께 살아야 할 수도 있습니다 (또는 부담없이이 기사를 전달해야합니다). 그러나 회의 리더 인 경우 Ward는 교대로 팀원을 시간 기록자로 배정 할 것을 제안합니다. 모든 사람이 Brenda에게 시계 제어권을 부여하는 데 동의하면, 그녀는 공항 화장실에서 Bono를 만난 시간에 대한 보스의 이야기를 포함하여 토론을 중단하고 다음 의제 항목으로 이동할 권한이 있습니다.
4. 무서운 가상 회의를 어떻게 개선 할 수 있습니까?
온라인 회의는 삶을 더 어렵게하는 것이 아니라 더 쉽게 만들도록되어있었습니다. 그러나 참가자의 절반이 잘못된 휴대폰 연결로 전화를 걸고 나머지 절반은 열린 브라우저 탭에서 YouTube 클립을 명확하게보고있는 가상 회의에 몇 번 참석하면 구식의 영혼없는 회의실에 대한 향수를 느낄 것입니다. .
잘 실행 된 가상 회의는 몇 가지 기본 규칙을 설정하는 것으로 시작된다고 Ward는 말합니다. 상설 회의 인 경우 모든 사람에게 회의를 개선하는 데 중요하다고 생각하는 하나의 기본 규칙을 보내도록 요청하여 새로운 시작을하십시오. 모든 사람이 전화가 아닌 컴퓨터에서 로그인해야 할 수도 있습니다. 또는 통화 중에 멀티 태스킹하지 않기로 동의합니다. 사람들이 아이디어를 제공 할 기회가있을 때 규칙을 따를 가능성이 더 큽니다.
한 가지 중요한 점은 가상 회의 중에 모든 사람이 웹캠을 켜야하는지 여부입니다. 다른 참가자를 볼 수 있다는 것은 확실히 장점이 있다고 Ward는 말합니다. 비언어적 단서를 읽고 팀처럼 느끼거나 캐주얼 한 회사 문화를 재확인하는 데 도움이됩니다. 하지만 웹캠을 켜두는 것을 규칙으로 삼으려면 그게 왜 중요한지 설명해야하며, 특히 머리카락 / 피부 / 얼굴의 날이 좋지 않다고 느끼면 사람들을 기꺼이 쫓아 내야합니다. .
Ward는 전국 (또는 전 세계)에 흩어져 있고 대면 할 기회가없는 팀을위한 보너스 팁을 제공합니다. 개인 체크인을 위해 미팅 시작 또는 종료시 몇 분을 따로 확보하십시오. 가상 팀이 기존 사무실의 모든 비공식적 상호 작용을 놓치기 때문에 약간의 대화가 동료애를 구축하는 데 큰 도움이됩니다.
5. 의견 / 아이디어를 요청했는데 아무도주지 않으면 어떻게합니까?
이것은 참여의 문제 일 수 있지만 성격 차이가있을 수도 있습니다.
"어떤 사람들은 좀 더 내성적이며 그룹 환경에서 자신의 생각을 말로 처리하는 데 더 어려움을 겪습니다."라고 Ward는 말합니다. "사람들을 현장에 배치하는 대신 미리 물어보십시오. '회의 전에 세 가지 아이디어를 이메일로 보내거나 회의 중에 세 가지 아이디어를 발표 할 준비를 할 수 있습니다.'라고 전체 팀에게 메시지를 보내십시오."
참여도를 높이기위한 또 다른 전술은 회의의 의도를보다 명확하게하는 것입니다. Ward의 제안 중 하나는 Thesaurus.com으로 이동하여 "회의"라는 단어의 동의어를 찾아 보는 것입니다.
"회의가 주로 브레인 스토밍 세션으로 기능하도록하려면 브레인 스토밍 세션이라고 부릅니다."라고 그녀는 말합니다. "그러면 사람들은 아이디어를 공유 할 것이라는 정신적 기대감으로 나타날 가능성이 더 높습니다. '15 분 상태 확인 '이라고하면 다른 기대치를 가져올 것입니다."
회의가 15 분이 넘으면 브렌다의 잘못입니다.
이제 멋지다
마케팅 회사 인 Percolate는 회의 에 대한 6 가지 간단한 규칙을 제시 했습니다. 첫 번째는 "정말 회의가 필요합니까?"입니다. 좋은 질문!
