Это одна из частей серии статей о том, как я добиваюсь цели .

Хотя я всегда любил ручку и бумагу , есть несколько областей, в которых цифровые инструменты приносят уникальную ценность; расписание и документы.

Как технический директор, мои дни расписаны по календарю. Хотя привлекательность бумажного календаря велика, он в конечном счете непрактичен для моих нужд. И когда у меня на поясе с инструментами появляется цифровой календарь, его становится удобно использовать для всего, к чему прикреплена дата.

Хотя существуют бумажные альтернативы для планирования, файлы теперь являются цифровыми. Я провел школьное лето, распечатывая цифровые карты пациентов, чтобы перевести кабинет врача на бумажные карты. Маленькая часть меня умерла тем летом; никто не должен повторять этот опыт.

И, конечно же, есть пересечение этих двух направлений; встречи. Мой рабочий процесс достаточно подробен, чтобы заслужить отдельный раздел, который мы рассмотрим ниже. Давайте погрузимся.

Планирование

Помимо совещаний, существует множество потребностей в планировании задач, которые стоит рассмотреть.

Во-первых, есть срочные задачи, то есть все, что должно произойти в определенный день и время. Например, положить индейку на День Благодарения в рассол. Это почти то же самое, что и настоящая встреча, но без продолжительности. Цифровые календари преуспевают в этом, прежде всего, благодаря своим уведомлениям, которые гарантируют, что вы не забудете об этих важных вещах.

Во-вторых, есть повторяющиеся задачи, все, что происходит регулярно. От еженедельных обзоров до работы по дому, у меня есть несколько напоминаний в разной частоте, чтобы управлять моей продуктивной рутиной. Они не так срочны, но являются важной частью экстернализации задач, чтобы очистить голову.

В-третьих, есть задачи на будущее, все, что не нужно делать на этой неделе. Если у меня есть задача, которую нужно выполнить в следующем месяце, я добавлю напоминание за неделю до этого в свой календарь. Это помогает мне избавиться от беспорядка в моей аналоговой системе, и когда задача появляется снова, я возвращаю ее в эту систему.

Наконец, есть задачи « блокировки времени ». С блокировкой времени вы планируете свои задачи прямо в календаре, например, встречи, вместо того, чтобы работать со списком дел и подгонять задачи к другим вашим обязательствам. В этой ситуации планирование определяется не крайним сроком, а преднамеренным использованием вашего времени. Я не использую это часто, но когда у меня приближается жесткий дедлайн или я жонглирую слишком многими вещами, я использую этот инструмент, чтобы помочь.

Мой любимый инструмент для первых трех вариантов использования — напоминания Google. В экосистеме Google раздражает слишком много разных способов поставить задачи в свой календарь; от напоминаний до задач и запланированных заметок . Я приземлился на напоминания, так как они являются самым простым вариантом из всех, хотя я обманываю с запланированными заметками, когда мне нужен контрольный список для повторяющихся задач, таких как мои еженедельные обзоры. Для блокировки времени я просто использую Календарь Google, как и для встреч ниже.

Документы

Моими первыми попытками управления цифровыми документами были красивые, сделанные на заказ структуры папок ручной работы. Организационное принуждение получало огромное удовольствие, находя правильную таксономию, чтобы навести порядок в хаосе. По мере роста объема документов стало ясно, что работа с моими документами негативно сказывается на моей продуктивности. Именно тогда я столкнулся с подходом Тиаго Форте PARA к управлению цифровыми документами. Сначала я был настроен скептически, мне так понравилась конструкция, которую я построил, но после пробного запуска я понял, что никогда не вернусь.

Система PARA упорядочивает документы на основе их применимости, а не содержания, как это делают большинство других систем. Этот сдвиг превращает ваши документы в инструменты для повышения производительности. По своей сути система содержит четыре папки верхнего уровня (по одной на каждую букву PARA) и рекомендует не более четырех папок в глубину. Это сохраняет управляемость структуры; легко ориентироваться и легко помещается в голове.

Проекты : папки здесь почти полностью совпадают с проектами в моей аналоговой системе. Зеркалирование ваших систем управления документами и задачами — мощная практика. Я могу быстро найти все, что мне нужно для проектов, над которыми я работаю. Я даже могу использовать эту структуру для парковки приостановленных проектов, удаляя их из моей аналоговой системы, а затем возвращая их отсюда по мере необходимости.

Области : папки здесь соответствуют более широким областям, которые не имеют конкретных результатов, но все же требуют регулярного внимания. У меня есть папки для каждой из команд, которые я поддерживаю, для комитетов и советов, в которых я состою, и для ключевых отношений, которые я поддерживаю.

Ресурсы : папки здесь собирают документы, к которым я обращаюсь по мере необходимости, а не регулярно. Хорошими примерами являются рецепты, хедшоты для онлайн-профилей, информация о DnD, в которую я учусь играть со своим сыном, зум-фоны и так далее.

Архив : папки здесь больше не используются ни в одной из других папок. Большая часть из них — завершенные проекты, но есть папки для таких областей, как предыдущие работы и ресурсы, к которым я больше не обращаюсь (моя папка Covid!).

В каждом продукте для работы с документами, который я использую (Dropbox, GDrive, Quip и т. д.), у меня есть эти пять папок верхнего уровня, которые сохраняют очень согласованный и знакомый внешний вид, где бы я ни находился.

0 Inbox 
1 Projects 
2 Areas 
3 Resources 
4 Archive

Встречи

Совещания — это место, где пересекаются расписание и документы. Причина этого в том, что почти у каждой встречи, которую я посещаю, есть связанный общий документ.

Большинство моих встреч повторяются с самыми разными группами людей. Это может быть встреча один на один с кем-то, кто отчитывается передо мной, собрание коллег или команды или внешнее собрание с подрядчиком. Общий документ создает текущий журнал того, что мы обсуждали в прошлом, и формирует область хранения для тем, которые нам нужно обсудить в будущем.

Имея эти документы совещаний, я могу избавиться от беспорядка в своей аналоговой системе. Чисто аналоговый вариант будет страдать от личного характера ручки и бумаги. Совместный документ позволяет всем участникам собрания совместно владеть повесткой дня.

Календарь Google — мой любимый инструмент. Другие клянутся яркими приложениями-календарями, но Календарь Google делает все, что мне нужно. Что еще более важно, как одно из самых популярных приложений календаря, большинство сторонних инструментов, таких как Zoom, интегрируются с ним. В частности, он работает с Clockwise , автоматическим менеджером календарей, который вам нужен, но о существовании которого вы не знали. Это оптимизирует ваше свободное время, перемещает конфликтующие встречи, блокирует время для событий в вашем личном календаре, планирует обеденные перерывы для вас и многое другое. Я уже не могу представить работу без него.

Вездесущий захват

Наконец, есть еще один второстепенный, но ценный компонент моей цифровой системы продуктивности; возможность запечатлеть идею или задачу в любое время, где бы я ни находился. До смартфонов я был довольно горд тем, что бродил с маленьким блокнотом и ручкой, куда бы я ни пошел, но те времена, к сожалению, остались позади. Реальность такова, что у меня всегда есть телефон в кармане, и я бы предпочел свести ежедневные ношения с собой к абсолютному минимуму.

В этом пространстве есть несколько вариантов, но я выбрал TickTick , самый простой вариант, который я смог найти, с отличными вариантами быстрого захвата. Он имеет очень удобные глобальные ярлыки на Mac и ярлыки быстрого добавления на Android. Он легко настраивается, что мне нравится только потому, что он позволяет мне отключать и скрывать почти все, превращая его в простой инструмент захвата. Задачи и элементы, попадающие туда, быстро перемещаются в другую систему, когда я в следующий раз сижу за своим рабочим столом.

Будь проще

В этой системе я ориентируюсь на простоту. В него не входят мощные пользовательские инструменты для личных баз знаний или сетевых заметок. Используя несколько основных инструментов, я могу адаптироваться к любой среде. Каждая новая работа поставляется с новым набором одобренных компанией инструментов, и я могу приспособить свой рабочий процесс к имеющимся приложениям, учитывая место для хранения документов и календарь для задач и событий.

Не существует одной лучшей системы продуктивности, которая бы управляла ими всеми, но я бы посоветовал вам попробовать. Если это кажется слишком ограниченным и слишком упрощенным, возможно, это признак того, что вы слишком много жонглируете, и некоторые ограничения были бы полезны. Если это кажется слишком сложным, я хотел бы узнать, как упростить систему, не теряя основных преимуществ.