Cara Mengatur Kekacauan Dropbox Anda Sekali dan untuk Semua
Dropbox adalah salah satu aplikasi besar yang ada di mana-mana—seperti Gmail, atau iMessage, atau Spotify —yang terus menambahkan fitur baru . Namun jika Anda tidak menggunakan layanan ini setiap hari, Anda mungkin melewatkan beberapa alat yang telah ditambahkan. Pemutakhiran Dropbox terbaru patut diperhatikan, karena memberi Anda cara yang lebih baik untuk mengelola banyak file dengan lebih mudah.
Kita semua mencari cara yang lebih baik untuk mengatur barang-barang digital kita, baik itu email, foto, daftar putar, atau dokumen penting, dan itulah yang dirancang untuk dilakukan oleh fitur Dropbox baru yang disebut folder otomatis . Setelah folder diatur, file yang dikirim ke folder tersebut dapat diberi nama, disortir, atau diubah secara otomatis sesuai kebutuhan.
Lebih mudah untuk memahami cara kerjanya setelah Anda mencobanya. Buka Dropbox di web , navigasikan ke mana pun Anda ingin folder otomatis Anda berada, lalu klik Buat dan folder Otomatis . Anda akan diminta untuk memberi nama folder baru Anda, dan untuk memilih jenis pemrosesan otomatis yang ingin Anda terapkan ke file di dalamnya.
Anda memiliki enam pilihan: mengurutkan file ke dalam folder bulan dan tahun, mengganti namanya, membuka zipnya, atau mengonversinya menjadi gambar, video, atau PDF. Pilih opsi terakhir, misalnya, dan file apa pun yang ditambahkan ke folder otomatis, dari dokumen Word hingga JPG, akan diubah menjadi format PDF menggunakan alat konversi terintegrasi Dropbox.
Pilih otomatisasi Anda, klik Berikutnya , dan Anda dapat menyesuaikannya. Opsi yang Anda lihat di sini akan bervariasi tergantung pada otomatisasi. Jika Anda mengganti nama file, misalnya, Anda akan dapat menyetel template untuk penggantian nama tersebut (Anda dapat memulai nama file dengan tanggal, misalnya, dan menyertakan nama folder induk.
Otomatisasi yang Anda pilih akan diterapkan ke file baru, tidak peduli bagaimana mereka ditambahkan—melalui klien desktop, melalui aplikasi seluler, atau melalui antarmuka web. Anda dapat mengubah pengaturan folder dengan mengeklik tiga titik di sebelahnya pada antarmuka web, dan memilih Edit otomatisasi .
Dialog yang sama memungkinkan Anda menghentikan sementara otomatisasi, jika Anda perlu (melalui sakelar sakelar Aktif/Dijeda ), atau membuangnya seluruhnya (melalui ikon tempat sampah)—meskipun folder dan file akan tetap ada. Anda juga dapat menambahkan otomatisasi lain dengan masuk ke folder dan mengklik tiga titik di atas, lalu Tambahkan otomatisasi . Opsi yang sama memungkinkan Anda mengubah folder normal yang sudah ada menjadi folder otomatis.
Salah satu otomatisasi yang dijanjikan oleh Dropbox dan disebutkan dalam dokumentasi dukungannya adalah kemampuan untuk menandai file secara otomatis saat ditambahkan ke folder. Opsi ini tidak muncul untuk kami pada saat penulisan, meskipun mudah-mudahan akan segera muncul, karena ini tampaknya menjadi salah satu otomatisasi berguna yang dapat ditawarkan Dropbox.
Anda juga dapat menambahkan tag secara manual, melalui antarmuka web Dropbox. Pilih folder, file, atau grup file, dan Anda akan melihat bidang Tag di sebelah kanan: Masukkan tag Anda di sini, tekan Enter setelah masing-masing. Manfaat menambahkan tag adalah untuk mempermudah menemukan file Anda nanti, terutama jika file yang berkaitan dengan topik atau ide tertentu tersebar di beberapa folder di akun Dropbox Anda.
Aplikasi web Dropbox memiliki fungsi pencarian yang lebih baik daripada yang mungkin Anda sadari (gunakan kotak pencarian yang muncul di bagian atas setiap layar). Anda dapat mempersempit hasil berdasarkan jenis folder atau file, dan jika istilah pencarian Anda cocok dengan tag tertentu, Anda dapat memilih tag di bawah kotak pencarian.
Ada fitur terkait lainnya yang telah ditambahkan Dropbox yang disebut pengaturan multi-file. Ini secara otomatis mengurutkan file ke dalam subfolder berdasarkan tanggal, kata kunci, atau seberapa sering Anda berinteraksi dengannya. Anda dapat menggunakan pengaturan multi-file melalui aplikasi web di folder apa pun yang bukan folder otomatis: Klik tiga titik di bagian atas, lalu pilih Pengaturan multi-file dari daftar.
Beberapa opsi yang akan Anda lihat cocok dengan opsi folder otomatis. Anda dapat memilih dari Inactivity , Month , Year , Keyword , dan Smart move —Dropbox tidak mengatakan dengan tepat cara kerja opsi smart move, tetapi Anda setidaknya dapat melihat pratinjau saran 'pintar' di layar berikutnya sebelum diterapkan.
Anda juga mendapatkan beberapa opsi penyesuaian. Anda dapat memilih kata kunci yang akan diurutkan, misalnya, atau lamanya waktu yang dihitung sebagai 'tidak aktif' (baik 30 hari atau 90 hari). Fitur pengorganisasian multi-file lebih merupakan operasi satu kali — setelah pengorganisasian selesai, selesai. Aturan yang sama tidak akan diterapkan ke file yang ditambahkan ke folder di masa mendatang, meskipun dalam kasus opsi Bulan dan Tahun, Anda diberi opsi untuk menambahkan otomatisasi.
Untuk mempermudah pengelolaan folder otomatis, Anda dapat melihat semuanya di satu layar melalui portal web. Klik gambar profil Anda (kanan atas) lalu Otomatisasi , atau langsung buka www.dropbox.com/automations untuk melihatnya. Anda dapat melihat folder mana yang terlibat dan otomatisasi mana yang diterapkan, serta menjeda, memulai ulang, mengedit, dan menghapusnya jika diperlukan.
