두 명 이상의 사람들이 정보를 공유하고, 협력하고, 브레인스토밍하고, 논쟁하고, 정보를 제공하거나, 교육하기 위해 모일 때마다 이를 회의라고 합니다.
회의는 대면 업무가 될 수 있습니다. 영업 사원은 수백 명의 잠재 고객에게 제품을 홍보하기 위해 무역 박람회에 참석합니다. 회계 부서와 CFO는 큰 테이블에 둘러앉아 4분기 실적을 검토합니다. 한 컨설턴트가 새로운 소프트웨어 응용 프로그램에 대해 직원을 교육하기 위해 전국을 돌고 있습니다.
단점은 이러한 대면 회의, 프레젠테이션 및 교육 세션이 항상 재정적으로 실행 가능한 것은 아니라는 점입니다. 오늘날 많은 기업들이 전 세계에 지사를 두고 모스크바에서 모스크바(아이다호와 러시아)에 이르는 고객을 보유한 글로벌 시장에서 경쟁하고 있습니다.
커뮤니케이션 및 기술 발전으로 인해 책상을 떠나지 않고도 실제 회의의 효과와 상호 작용을 재현할 수 있게 되었습니다.
그러나 원격 회의가 무엇입니까? 화상 회의는 어떻게 작동합니까? 그리고 웹 세미나란? 알아 보려면 계속 읽으십시오.
- 원격 회의
- 웹 컨퍼런스 및 웹 세미나
- 화상회의 및 웹캐스트
- 통합 커뮤니케이션 시스템
원격 회의
3자 통화를 한 적이 있다면 이미 원격 회의를 한 것 입니다. 원격 회의에 대해 이야기할 때 소규모에서 매우 큰 그룹의 사람들이 동일한 전화 대화에 참여하거나 적어도 들을 수 있는 회의 통화를 의미합니다 .
회의 통화에는 두 가지 일반적인 유형이 있습니다. MeetMe 회의를 사용하려면 참가자가 지정된 날짜와 시간에 특수 전화번호로 전화를 걸어 액세스 코드를 입력해야 원격 회의에 참가할 수 있습니다. 임시 회의에서는 중재자가 각 참석자에게 개별적으로 전화를 걸어 함께 연결해야 합니다.
회의 통화에는 최대 수천 건의 통화를 동시에 수신 및 라우팅할 수 있는 특수 서버인 회의 브리지 라는 것이 필요 합니다. 더 큰 회사는 자체 회의 브리지를 소유할 수 있지만 외부 회사에 가입하여 브리지에서 회의 통화를 호스트할 수도 있습니다.
그러면 회의 브리지 가 회사 내의 PBX(사설 교환기)에 연결 됩니다. PBX는 회사의 다양한 내부 전화 내선 번호로 통화를 라우팅하는 소형 스위치입니다. 이는 사내 회의 통화에 특히 중요합니다.
새로운 원격 회의 옵션은 기존 전화선 대신 인터넷을 통해 전화를 거는 VoIP 회의 입니다. 회사가 이미 VoIP 서비스 제공업체와 계약한 경우 일반적으로 원격 회의 기능을 갖도록 업그레이드할 수 있습니다. VoIP 전화 통화는 기존 통화보다 상당히 저렴하며 인터넷 연결 속도가 적절하면 품질이 비슷합니다.
원격 회의를 주최하고 유용한 웹 도구 및 통화 기능을 제공하는 회사가 많이 있습니다. 다음은 원격 회의 서비스의 몇 가지 일반적인 기능입니다.
- 다자간 전화회의 참가를 위한 간편한 이메일 또는 문자 메시지 초대
- 통화 녹음
- 오디오 제어(참석자 음소거 또는 음소거 해제)
- 통화 교환원
- 참석자 투표
- * 키를 사용한 핸드셋 컨트롤
원격 회의는 주주 수익 보고서를 위한 대규모 기업 회의부터 4개의 다른 칸막이에서 신제품에 대해 논의하는 4명의 영업 사원에 이르기까지 비즈니스 세계에서 끝없이 적용됩니다.
다자간 전화회의의 장점은 이 기술이 전화를 사용하는 모든 사람에게 친숙하고 설정하기 쉽고 소규모 그룹에 대해 우수한 오디오 상호 작용을 제공한다는 것입니다. 단점은 대규모 그룹의 공동 작업 및 상호 작용을 크게 제한하고 오디오 전용 프레젠테이션이 참석자의 관심을 끌지 못하는 경우가 많다는 것입니다.
웹 컨퍼런스 및 웹 세미나에 대해 알아보려면 계속 읽으십시오.
웹 컨퍼런스 및 웹 세미나
웹 회의 및 웹 세미나를 통해 여러 사람들이 특수 소프트웨어 또는 웹 인터페이스를 사용하여 온라인으로 공동 작업할 수 있습니다. 웹 회의 및 세미나의 고유한 기능은 모든 참석자와 데스크톱, 문서 및 응용 프로그램을 공유할 수 있는 기능입니다. 웹 회의 및 세미나의 오디오 부분은 회의 통화를 통해 처리되거나 인터넷을 통해 VoIP 및 특수 헤드셋을 통해 처리됩니다 .
웹 회의 및 세미나는 MeetMe 회의 통화와 매우 유사하게 구성됩니다.
- 주최자는 특정 날짜 및 특정 시간에 웹 회의에 참가하도록 전자 메일 또는 문자 메시지 초대장을 보냅니다 .
- 초대에는 회의에 대한 링크와 입력할 암호 또는 액세스 코드가 포함됩니다. 초대가 수락되면 미리 알림이 참석자의 캘린더 애플리케이션에 프로그래밍됩니다.
- 모든 참석자가 회의 또는 세미나에 로그온하면 단일 발표자가 회의를 제어합니다. 발표자는 데스크탑과 기타 문서 및 애플리케이션을 공유할 수 있습니다. 다른 참석자에게 제어권을 넘겨서 발표하도록 할 수도 있습니다.
웹 회의와 웹 세미나의 차이점은 그룹 크기와 회의 또는 프레젠테이션의 상호 작용 정도입니다. 웹 회의는 참석자 모두가 차례로 말하고 발표할 기회가 있는 10명 이하의 그룹을 위한 것입니다. 웹 세미나는 수십 또는 수천 명의 참석자를 대상으로 하며 소수의 발표자 또는 토론자만이 문서를 말하고 공유할 수 있습니다.
다음은 웹 회의 프로그램의 몇 가지 일반적인 기능입니다.
- 발표자는 Microsoft Word, Microsoft PowerPoint 및 Adobe Flash Player와 같은 일반적인 응용 프로그램을 사용하여 오디오 또는 스트리밍 비디오로 향상된 동적 그래픽 프레젠테이션을 만들 수 있습니다.
- 사용하기 쉬운 템플릿 으로 이메일 초대장 을 만들 수 있습니다 . 이 소프트웨어에는 이벤트 알림 및 후속 이메일을 예약하는 기능도 있습니다.
- 데스크탑 공유를 통해 발표자는 컴퓨터에 있는 모든 것을 참석자에게 실시간으로 표시할 수 있습니다. 그들은 그가 보는 것을 정확히 봅니다. 발표자는 자신의 데스크탑 제어권을 다른 참석자에게 넘길 수도 있습니다. 또는 발표자를 변경하여 다른 참석자가 이제 자신의 데스크탑을 나머지 그룹과 공유할 수 있습니다.
- 문서 공유 와 응용 프로그램 공유는 정확히 같은 방식으로 작동합니다. 소규모 웹 회의 설정에서 더 일반적이지만 발표자는 참석자 중 한 명에게 열려 있는 문서를 제어할 수 있으며 참석자는 원격으로 문서를 편집하거나 변경할 수 있습니다. 또한 참석자의 각 컴퓨터에 소프트웨어를 로드하지 않고도 응용 프로그램을 공유할 수 있습니다.
- 파일 전송을 사용하면 온라인 프레젠테이션 전, 도중 또는 후에 다운로드할 문서를 게시할 수 있습니다.
- 오디오 제어를 통해 발표자는 필요에 따라 토론자와 참석자를 음소거 또는 음소거 해제할 수 있습니다. 대규모 웹 세미나의 경우 일반적으로 모든 참석자를 음소거합니다.
- 화이트보드 는 발표자가 문서, 그래프 및 이미지를 잘라내어 붙여넣을 수 있는 공유 가상 작업 공간입니다. 화이트 보드의 제어를 공유함으로써, 발표자는 수 , 주석 그리기 및 편집 그들이 실제 화이트 보드에 scrawling 된 것처럼합니다.
- 더 나은 상호 작용을 위해 발표자는 참석자에게 채팅 기능을 제공하거나 발표자에게 인스턴트 메시징 질문 옵션을 제공할 수 있습니다 .
- 대부분의 웹 세미나 소프트웨어에는 프레젠테이션의 성공을 분석하는 도구도 포함되어 있습니다. 발표자는 실시간 투표 와 참석자 기분 측정기를 활용할 수 있습니다 . 일부 프로그램에는 사용자의 데스크탑 동작을 모니터링하여 프레젠테이션에서 주의가 분산되어 다른 문서 작업을 시작하는지 확인하는 기능이 포함되어 있습니다. 그렇다면 프로그램은 발표자에게 참석자의 주의가 분산된 시점과 지속 시간을 알려줄 수 있습니다.
- 웹 세미나는 나중에 프레젠테이션이나 교육 세션에서 사용하기 위해 녹음하거나 데스크탑에서 주문형 재생을 위해 다운로드할 수도 있습니다.
- 일부 웹 세미나 소프트웨어에는 웹캠 또는 디지털 비디오 카메라 에서 직접 스트리밍할 수 있는 비디오 기능이 내장되어 있습니다. 또한 전문가 수준의 스트리밍이나 많은 청중을 위한 주문형 비디오 프레젠테이션을 만드는 데 도움이 되는 더 비싼 웹 세미나 서비스도 있습니다. 다음 섹션에서 이러한 웹캐스트 서비스가 작동 하는 방식에 대해 자세히 설명 합니다.
웹 회의 및 세미나는 서버에서 호스팅되기 때문에 작동합니다. 발표자의 컴퓨터에 있는 이미지는 지속적으로 서버에 업로드되고 비디오 스트리밍 과 유사한 프로세스로 참석자에게 지속적으로 "제공"됩니다 . 참석자들은 데스크톱, 문서 및 응용 프로그램을 공유할 수 있습니다. 해당 파일은 올바른 링크와 암호를 가진 사람이 액세스할 수 있는 서버에 일시적으로 "살아 있기" 때문입니다.
웹 컨퍼런스와 세미나는 신제품 프레젠테이션, 대학에서의 원격 교육, 원격 직원 교육, 편집 사본 공동 작업, 법률 문서, 건축 도면 등 기업 및 민간 부문에서 수십 가지 응용 프로그램을 제공합니다.
웹 회의 및 세미나는 설정하기 쉽고 소규모 그룹의 공동 작업을 증가시키고 대규모 그룹의 상호 작용 및 일반적인 관심을 높일 수 있습니다. 잠재적인 단점은 특정 웹 회의 프로그램이 Windows 기반 PC에서만 작동한다는 것입니다.
이제 화상 회의와 웹캐스트에 대해 이야기해 보겠습니다.
링고 경고
웹 세미나는 "웹 세미나"라고도 합니다. 대규모 화상 회의를 "웹캐스트"라고도 합니다.
화상회의 및 웹캐스트
점점 더 많은 웹 회의 서비스와 소프트웨어가 데스크탑 웹캠 에서 비디오를 추가할 수 있는 기능을 제공합니다 . 이것은 작은 웹캠 비디오 창에서 모든 참석자의 화면에 발표자가 나타나는 가장 단순한 형태의 화상 회의입니다. 소규모 그룹의 경우 일부 소프트웨어 프로그램은 모든 참석자가 별도의 웹캠 창으로 화면에 나타나는 "Brady Bunch" 효과를 제공합니다.
그러나 이 단순한 형태의 화상 회의와 웹캐스트로 알려진 것 사이에는 차이가 있습니다. 웹캐스트 는 일반적으로 참가자 간의 상호 작용이 적고 대규모 그룹을 위한 전문가 수준의 온라인 비디오 프레젠테이션입니다.
웹캐스트 작동 방식은 다음과 같습니다.
- 비디오는 디지털 비디오 카메라로 촬영되며 라이브로 스트리밍하거나 나중에 방송하기 위해 녹화 및 편집할 수 있습니다.
- 비디오 피드는 MPEG, Windows Media 또는 Quicktime과 같은 디지털 코드로 압축해야 합니다.
- 그런 다음 압축된 신호는 IP 네트워크를 통한 전송 및 재생을 위해 인코딩 됩니다.
- 비디오는 라이브 스트리밍 비디오 또는 주문형 다운로드로 온라인에서 시청할 준비가 되어 있습니다.
화상 회의 소프트웨어 및 서비스를 제공하는 회사가 많이 있습니다. 다음은 몇 가지 일반적인 기능입니다.
- 오프사이트 비디오 압축 및 전달
- 초대 관리, 참석자 투표, 후속 보고서
- 질문 및 답변 세션을 위한 채팅 및 문자 메시지
- 전문 비디오 및 편집 서비스
웹캠 수준에서 화상 회의는 말 그대로 영업 프레젠테이션에 얼굴을 내밀거나 소형 제품의 물리적 기능을 시연하는 데 유용합니다. 웹캐스트는 대규모 회사 전체 회의, 기자 회견 및 공개 제품 발표에 유용합니다.
화상 회의의 주요 이점은 청중이 정보를 보고 듣는 경우 정보를 더 잘 흡수하는 경향이 있다는 것입니다. 단점은 매우 큰 비디오 프리젠테이션에서 상호작용이 심각하게 제한된다는 것입니다.
회의의 미래에 대해 알아보려면 계속 읽으십시오.
더 나은 회의를 위한 10단계
끝나지 않는 회의는 진정한 사무실 악몽입니다. 전문가들은 회의를 보다 효과적으로 만드는 열쇠는 회의 자체에 참석하는 것보다 회의를 계획하고 후속 조치하는 데 더 많은 시간을 할애하는 것이라고 말합니다. 이 유용한 백서 를 읽고 웹 회의 기술로 회의를 즐겁게 하는 10가지 방법을 알아 보십시오 .
통합 커뮤니케이션 시스템
앞으로 우리는 통합 커뮤니케이션 시스템을 제공하는 점점 더 많은 회사를 보게 될 것 입니다. IP 텔레포니 의 인기가 높아짐 에 따라 기업은 이제 하나의 공급업체와 하나의 간소화된 소프트웨어 패키지 또는 웹 인터페이스를 통해 모든 기존 및 새로운 통신 수단에 액세스할 수 있습니다.
이러한 올인원 기업 계정을 놓고 경쟁하는 여러 대기업이 있을 것입니다. Cisco Systems는 최근 웹 회의 서비스의 시장 리더인 WebEx를 인수했습니다. 그리고 Google은 최근 선도적인 IP 전화 및 통신 회사인 Avaya와의 파트너십을 발표했습니다.
통합 커뮤니케이션 시스템은 청구 및 시스템 관리를 단순화하고 단일 공급업체를 통해 이종 서비스를 결합하여 회의의 전체 비용을 낮추기 때문에 기업에 매력적입니다.
회의 및 관련 주제에 대한 자세한 내용은 다음 페이지의 링크를 확인하십시오.
