Как работает бухгалтерский учет

Каждый день люди открывают свой бизнес. Если вы думаете о том, чтобы присоединиться к ним, у вас, вероятно, есть видение того, каким вы хотите видеть этот бизнес. Что может вас заинтересовать в вашем бизнесе, так это продукт или услуга, которые вы можете предложить, успех, который вы себе представляете, и свобода образа жизни, которая, как вы уверены, придет со временем. Что может вас утомить или даже напугать, так это множество чисел, с которыми вам придется бороться. Вам будут задавать деловые вопросы, на которые вы можете ответить пустым взглядом. Кассовый учет? Принцип начисления? Отчет о прибылях и убытках? Прогнозы? Хм?

Если вы хотите создавать прекрасные картины маслом или продавать свиные грудинки на улице, вашему бизнесу потребуется какая-то форма бухгалтерского учета. Один только этот термин может затуманить самые яркие глаза, но в этой статье мы покажем вам, что бухгалтерский учет — это процесс, который больше, чем обработка ваших чисел. Это инструмент, который поможет вам «отчитаться» за то, что ваш бизнес сделал, делает и надеется сделать в будущем. Бухгалтерский учет может быть чем-то вроде рисования картины и решения головоломки. Несмотря на плохую репутацию в прессе, это действительно может быть весело.

Содержание

1. Ключи к успеху
2. Вам нужен CPA?
3. Программное обеспечение или обувная коробка?
4. Бухгалтерский учет против бухгалтерского учета
5. Наличные или начисление
6. Разрушение системы
7. Глоссарий

Первый шаг к тому, чтобы сделать бухгалтерский учет увлекательным, — это овладеть терминологией. Если ваше сердце замирает, когда кто-то спрашивает о вашем балансе, вы можете успокоить себя, узнав, что такое баланс и как он может вам помочь. Мы добавили глоссарий бухгалтерских терминов в конце этой статьи, чтобы помочь вам справиться с трудностями.

Во-вторых, осознайте, что бухгалтерский учет — это больше, чем цифры. Он включает в себя базы данных ваших клиентов, ваших поставщиков и ваших сотрудников, если они у вас есть. Информация, которую вы храните об этих людях и компаниях, поможет вам отслеживать свой бизнес и планировать свое будущее. При надлежащем учете вы можете обнаружить, что жители Флорида-Кис покупают бочки со свиной грудинкой в ​​феврале. Вы можете законно планировать поездку на весь месяц. Видеть? Это становится интересным.

В-третьих, ключ к успешному учету заключается в создании вашей системы учета и надежном вводе данных. Вы создадите уникальную систему. Запись транзакций и информации называется бухгалтерией , и ее необходимо делать регулярно. Вы не получите хорошего представления о своей компании, если краска (данные) будет храниться в ящиках в подвале. Нет ничего труднее, чем вернуться назад, чтобы найти и ввести ключи в кучах старой информации. Когда вы это сделаете, у вас есть хороший шанс сделать что-то не так.

CPA могут предоставить широкий спектр услуг, от настройки и администрирования вашей системы бухгалтерского учета до консультирования и налоговой подготовки.

Если ни по какой другой причине, кроме налогового планирования, будет разумным шагом проконсультироваться с бухгалтером. Бухгалтеры могут помочь вам составить отчеты и финансовые отчеты, необходимые для управления вашим бизнесом, а также помочь вам соблюдать налоговое законодательство и сократить налоговые обязательства.

Вам нужно найти бухгалтера, с которым вы сможете построить дружеские и доверительные отношения. Вот некоторые вещи, на которые следует обратить внимание при найме бухгалтеров или CPA:

Помимо помощи в настройке вашей системы бухгалтерского учета и помощи в налоговом планировании и подготовке, вы также можете рассмотреть вопрос о найме бухгалтера или бухгалтера для:

Для помощи в поиске бухгалтера или CPA существует множество доступных для поиска баз данных в Интернете, но лучше всего получить рекомендации от друзей, деловых партнеров, ваших юридических консультантов, банкиров или других надежных источников.

Один из первых вопросов, на который вы захотите ответить, заключается в том, следует ли настраивать систему вручную или приобрести программное обеспечение. Вы можете подумать, что ваш небольшой побочный бизнес не заслуживает программного обеспечения, которое выглядит так, как если бы оно могло управлять правительством округа Колумбия. Подумайте еще раз. Допустим, вы обслуживаете свадьбы по выходным, по одной в неделю. Максимальное количество мероприятий, которые вы сможете провести за год, будет 52. Это звучит вполне логично, если взять коробку из-под обуви. Но вы покупаете мясо здесь, сыры там, а вино привозят. Часть вы используете на свадьбу Салли, остальное — на свадьбу Сью. Мама Салли должна заплатить тебе тремя частями, а ты так занят, что не можешь вспомнить, пришел ли последний чек. Ты записал его? Где?

Программное обеспечение может упростить вашу бухгалтерию, избегая двойного (или тройного) ввода данных. Вы регистрируете его здесь, и система поместит его туда, где он понадобится вам в другой раз. Он будет подсчитывать суммы и группировать числа за вас, экономя бесконечные часы на арифмометре. Программное обеспечение поможет вам настроить процедуры для работы с бесконечным потоком бумаги, который генерирует ваш бизнес. Но вам понадобится система, которая гарантирует, что платеж Салли был записан, независимо от того, поместите ли вы эту систему в коробку из-под обуви или в свой компьютер.

К терминологии: мы уже сказали слова «бухгалтерский учет» и «бухгалтерия». Бухгалтерский учет — это общая картина, система, которая отслеживает данные (включая людей), записывает историю ваших транзакций, предоставляет вам отчеты — все эти важные картины вашей компании. Бухгалтерский учет также включает в себя начисление заработной платы, что вызывает особую озабоченность, поскольку небольшие ошибки могут сопровождаться огромными штрафами. Не меньшее значение имеет налоговый статус вашей компании. Бухгалтерия – это система, которая будет предоставлять отчеты и информацию, которые вам нужны.

Бухгалтерский учет — утомительная часть — систематическая регистрация сумм, дат и источников каждого дохода и расхода, которые вы производите. Думайте о бухгалтерском учете как о гигантском сите, а о бухгалтерском учете — как о процессе засыпания в него информации. Вещи перемешаются, и вы получите информацию, необходимую для ведения вашего бизнеса.

В какой-то момент вас спросят, используется ли ваша система бухгалтерского учета на основе наличного или начисления. Если все ваши продажи осуществляются за наличный расчет, и все ваши покупки оплачиваются, когда вы их забираете, то ответ прост — это расчет за наличный расчет. Если, с другой стороны, вы доставляете товары или услуги и получаете оплату через какое-то время, или если вы принимаете поставки и оплачиваете их в другое время, метод начисления может иметь для вас большее значение.

Эти две основы бухгалтерского учета дают совершенно разные результаты. Если вы уже занимаетесь бизнесом, и это не строго наличные деньги, вы можете попробовать оба способа. Выберите месяц (или квартал, если у вас не так много транзакций) и за этот месяц запишите поступления и выплаты наличных — фактические платежи, которые вы получаете и делаете. Сложите столбцы (входящие и исходящие) и вычтите меньшее из большего. Вы только что создали кассовый отчет о прибылях и убытках (P&L) за месяц (или квартал). Теперь снова запустите числа, но на этот раз перечислите суммы счетов и продажи за наличные (но не платежи по счетам), а также перечислите счета, которые вы получили от своих поставщиков, и покупки за наличные, которые вы сделали. Но не перечисляйте платежи, которые вы сделали в счетах-фактурах. Добавьте столбцы и сделайте математику. Вы получите другой результат. Бухгалтеры обычно рекомендуют метод начисления, чтобы лучше понять, как работает ваш бизнес. Это один из первых вопросов, которые вам придется решить при настройке книг.

Теперь вот шаги, которые последуют:

Выберите начальную точку. Многие новые компании работают в качестве побочной деятельности, прежде чем они организуются в добросовестный бизнес. Если это ваша ситуация, вам нужно будет выбрать отправную точку для вашей системы учета. Помните, что вам нужно будет записывать каждую транзакцию с этой даты, поэтому не заходите слишком далеко, если в этом нет крайней необходимости. Если приближается финансовый год, подождите и запустите новую систему с нового года.

Выберите свои аккаунты. Подумайте об этом с точки зрения активов и пассивов. Активы включают расчетные и сберегательные счета, дебиторскую задолженность (деньги, причитающиеся с клиентов), товарно-материальные запасы и даже оборудование, которое можно превратить в наличные. Обязательства включают деньги, которые вы должны другим (кредиторская задолженность), остаток на вашей кредитной карте и любые другие обязательства, которые должны быть выплачены в следующем финансовом году (это может включать налог с продаж, налоги на заработную плату, страхование и т. д.). Соберите следующую информацию:

Выберите свои аккаунты. Подумайте об этом с точки зрения активов и пассивов. Активы включают расчетные и сберегательные счета, дебиторскую задолженность (деньги, причитающиеся с клиентов), товарно-материальные запасы и даже оборудование, которое можно превратить в наличные. Обязательства включают деньги, которые вы должны другим (кредиторская задолженность), остаток на вашей кредитной карте и любые другие обязательства, которые должны быть выплачены в следующем финансовом году (это может включать налог с продаж, налоги на заработную плату, страхование и т. д.). Соберите следующую информацию:

Есть и другие вопросы, с которыми вам придется столкнуться, связанные с бухгалтерским учетом, но не относящиеся строго к сфере составления ваших бухгалтерских книг. Мы уже упоминали о задаче обеспечения доступности бумажного следа. Подача документов может стать искусством — и настоящим больным местом, если вы не умеете делать это хорошо. Вам нужно будет спросить себя, как вы планируете обращаться с неоплаченными счетами. Как вы будете собирать деньги, которые ваши клиенты должны вам? Вспомните невесту Салли из нашего раннего примера. Что, если ее мама не внесла последний платеж и проигнорировала ваши заявления и звонки?

Это решение не звучит весело, и, возможно, другие решения, с которыми вы сталкиваетесь, и сбор всей этой информации все еще пугают вас. Большинство людей подходит к этой задаче с некоторым трепетом. Но думайте об этом как о творческом процессе. Ведь вы рождаете бизнес. Когда ваш бизнес гудит вместе с транзакциями, перемещающимися в соответствующие слоты, вы сможете нажать кнопку на экране вашего компьютера и получить изображение, надеюсь, напечатанное черным цветом. Вы сможете улыбнуться и сказать: «Эй, это мое дело!»

Бухгалтерский учет

Это система, которая отслеживает транзакции, составляющие доходы и расходы вашего бизнеса, а затем использует эти данные для создания отчетов, показывающих финансовое состояние и статус задач вашего бизнеса.

Кредиторская задолженность

Это деньги, которые ваша компания должна своим поставщикам.

Дебиторская задолженность

Это деньги, которые ваши клиенты должны вашей компании.

Учет по методу начисления

Это система бухгалтерского учета, в которой отчеты составляются из кредиторской и дебиторской задолженности, продаж за наличные и платежей за наличные. Большинство бухгалтеров рекомендуют учет по методу начисления, если вы выставляете счета своим клиентам или имеете долги. (См. Учет кассового метода)

Ресурсы

Это то, что повышает ценность вашей компании: денежные средства в банке, дебиторская задолженность, имущество, оборудование, акции или облигации и т. д.

Бухгалтерский баланс

Подумайте о снимке полароид. Это моментальный снимок того, где находится ваша компания в конкретную дату. В нем перечислены активы, обязательства и выводится ваш капитал — чистая стоимость вашей компании. (Загрузите образец балансового отчета и посетите нашу библиотеку инструментов , чтобы получить дополнительные образцы.)

Бухгалтерия

Это процесс ввода данных в систему учета, включая сумму, дату и источник каждого дохода или расхода. Ни одна бухгалтерская система не будет работать без надежной бухгалтерии.

Бюджет

Это процесс управления денежными потоками в вашей компании.

Кассовый учет

Это система бухгалтерского учета, в которой регистрируются кассовые операции и составляются отчеты о фактических платежах, сделанных в вашу компанию и из нее. (См. Учет по методу начисления)

Денежный поток

Это краткая информация об источниках и использовании денежных средств вашей компании. Отчет о движении денежных средств покажет вам изменения в вашей денежной позиции за определенный период времени. (Загрузите образец отчета о движении денежных средств и посетите нашу библиотеку инструментов , чтобы получить дополнительные образцы.)

Продажа за наличный расчет (квитанция)

Это продажа товара или услуги, которая оплачивается при доставке. Документы, которые сопровождают продажу за наличные, называются квитанцией и документируют доставку и оплату.

Капитал

Это чистая стоимость вашей компании после учета всех активов и обязательств.

Счет

Это письменный отчет о транзакции, который часто предоставляется покупателю или клиенту, когда услуга или продукт предоставляются, но не оплачиваются. Иногда счета-фактуры называют счетами или даже выписками, хотя формально выписки — это нечто иное (см. ниже).

Обязательства

Это то, что ваша компания должна другим: кредиторская задолженность, задолженность по кредитной карте, ипотека и т. д.

Отчет о прибылях и убытках

Это один из отчетов, которые ваша бухгалтерская система будет генерировать, чтобы дать вам представление о том, как поживает ваша компания. В отчете о прибылях и убытках будет рассматриваться период времени, например, месяц, квартал или год. Вы можете сравнить с другими периодами времени для принятия решений. (Загрузите образец отчета о прибылях и убытках и посетите нашу библиотеку инструментов , чтобы получить дополнительные образцы.)

Заявление

Это письменное резюме неоплаченных счетов. Выписки могут содержать несколько счетов-фактур и обычно отправляются в качестве напоминания об оплате.

Статьи по Теме

Больше отличных ссылок