Как спланировать компанию вне офиса

Nov 25 2022

Учитесь на основе лучших статей на Medium.

Это эксперимент по выбору одной темы, Выездные офисы и ретриты компании, а затем выбор и систематизация лучших статей на Medium по этой теме. Помогите мне поддерживать его в актуальном состоянии, оставив отзыв. Что ты узнал? Есть ли статьи на Medium, которые вы могли бы порекомендовать по этой теме? Какие подтемы вы хотели бы осветить?

Выездные встречи компании могут быть собраниями всей компании, подразделений или отдельных команд. Это шанс наладить связи, решить проблемы и спланировать стратегию. Поскольку так много компаний переходят на полностью удаленную работу, удаленные офисы теперь являются единственным местом, где сотрудники встречаются лицом к лицу.

Темы ниже

TLDR; Лучшие статьи.
Первоначальное планирование
Жилищная логистика
Онлайн ретриты
Основные правила и кодексы поведения
Расписание и структура

Best for a full company offsite: 
Team offsite events that even an introvert can love 
(Chris Beasley, Automattic)
Runner up (and good for all variants of offsites):
How to design an effective strategy offsite 
(Dave Bailey, CEO Coach)
Best for online offsites: 
How Coinbase ran its first 100 person online offsite
(Coinbase)
Runner up for online offsites:
Our annual company retreat turned virtual this year
(Nick Holzherr, CEO of Whisk.com)
Best for early stage startups:
How to crush a startup offsite
(Drew Austin, Wade and Wendy)
Best for VC offsites: 
Our approach at Foundry Group
(Brad Feld)

Начните свое решение с постановки некоторых целей и целевых преимуществ. Как сказал один организатор:

Мы размышляем над тем, что узнали, получаем ясность относительно того, куда мы идем, имеем непрерывное время разработки продукта и строим прочные связи, которых трудно достичь, сидя в наушниках в офисе.
[ исходная статья Дрю Остина , Уэйда и Венди]

Когда мы запускали наш оффсайт с командой Medium, первой целью было установить связь. Большинство из нас никогда не встречались лично. Затем нашей второй целью было принять несколько важных решений, чтобы мы все двигались в одном направлении.

№ 2. В любое время самое подходящее время

Команды меняются. Люди уходят, приходят новые участники. Командная регенерация отлично подходит для разрушения моделей мышления и поведения. Но даже если повезет, ваше «раз в год стратегическое развитие/командная динамика вне офиса» не может быть рассчитано на все изменения.
[ источник: Мелисса Розенталь, бизнес-тренер ]

№3. Не перегружайте повестку дня

В повестке дня вне офиса часто полно «вещей, на которые у нас нет времени или свободного места в нашей повседневной работе». Поэтому в качестве решения мы впихиваем их в плотно упакованную повестку дня, где на каждую критически важную тему выделяется час или два на «решение».
[ источник: Мелисса Розенталь, бизнес-тренер ]

Жилищная логистика

Рассмотрим эти три совета о том, какое место для бронирования.

№1. Оптимизация для подключения

Если у вас есть группа из 3, 30 или 300 человек, ваша группа должна занимать все пространство. Размер вашего места, чтобы вы могли арендовать все это. Команда из трех человек занимает обычный дом. Команда из тридцати человек занимает убежище. Команда из 300 человек выкупает целый отель или коворкинг. Что важно, так это то, что любой может подойти к любому другому в этом месте и завязать разговор, зная, что они являются частью одной и той же группы. Я не могу переоценить важность этого момента. Наличие незнакомцев в группе полностью меняет динамику. Каждый в пространстве должен быть частью события.
[ источник: Крис Бизли, Automattic ]

№ 2. Небольшие команды

Мы все живем под одной крышей. Мы все просыпаемся примерно в одно и то же время, вместе готовим, вместе едим, вместе работаем, а затем, когда приходит время расслабиться в конце ночи, мы также можем делать это вместе. Не говоря уже о том, что это также доступный и удобный способ путешествовать с 5–10 людьми.
[ источник: Дрю Остин, Уэйд и Венди ]

№3. Большие команды

Позвоните в отели напрямую, чтобы узнать, сдают ли они в аренду всю недвижимость. Бутик-отели, такие как Ace Hotel , Jupiter Hotel и The Freehand , идеально подходят для команд из 150–300 человек и расположены в Портленде, Сиэтле, Палм-Спринг, Чикаго и Нью-Йорке. Например, Ace в Палм-Спрингс предлагает небольшие и средние конференц-залы, два бассейна и крытую зону отдыха. В некоторых номерах есть собственные внутренние дворики, которые люди использовали для размещения небольших групп.
[ источник: Крис Бизли, Automattic ]

Онлайн ретриты.

Из соображений экономии и, конечно же, во время пандемии COVID компании экспериментируют с виртуальными онлайн-отступлениями. И Coinbase, и Whisk использовали Gather, чтобы удаленная площадка не напоминала больше видеочатов. Но они также творчески использовали свои обычные инструменты, например:

Для ледокола в каждой небольшой группе мы создали презентацию Google Slides, попросили всех присоединиться анонимно (вкладка инкогнито), затем (1) нарисовали себя; (2) поделиться забавным фактом; (3) создать псевдоним. После того, как все слайды были вставлены, мы ходили по комнате и угадывали, кто есть кто. Это привело к большому количеству смеха и вечному рекорду наших плохих артистических способностей.
[ источник: Coinbase ]

Основные правила и кодексы поведения

Вне площадки — это новый контекст, который может потребовать некоторых основных правил, которые не нужны в повседневной работе. Рассмотрите возможность обновления или выделения основных правил, характерных для вашего удаленного сайта.

Одним из распространенных советов является создание безопасного пространства.

Это хорошая идея — и может утешить вашу команду — установить основные правила. Убедитесь, что все знают, что за пределами офиса должно быть безопасное место, где люди могут высказаться и конструктивно бросить вызов друг другу (и вам), не опасаясь возмездия. Также полезно обещать конфиденциальность в помещении для собраний. То, что говорится на удаленной площадке, предназначено только для вас и вашей команды и не будет передано другим в офисе, если только команда не достигнет консенсуса в отношении разрешения передачи конкретных сообщений или информации извне.
[ источник: Дэн Шенбаум, управляющий партнер, Hightide Advisors ]

Но эти основные правила не должны казаться скучными.

Может быть полезным творческий подход к установлению и закреплению основных правил. Например, один из моих клиентов использует термин «авокадо дьявола», чтобы добавить немного юмора и заставить людей более спокойно относиться к спору о консенсусе.
[ источник: Дэйв Бэйли, главный тренер ]

В-третьих, выделить ожидания во времени, например:

Тайм-бокс Все. Когда вы в основном выполняете работу «Железный человек», где время не является дискуссией, и никто даже не знает, какой сегодня день, важно не зацикливаться на одной задаче слишком долго. Таймбокс все. Отметьте время на то, что вам нравится делать, и время на то, что вам не нравится. Это позволит вам поддерживать ощущение безотлагательности временных ограничений, хотя может показаться, что у вас есть все время мира.
[ источник: Дрю Остин, Уэйд и Венди ]

Четвертый — во время простоя:

Поначалу интроверты в команде нервничали из-за того, что дом будет означать, что они никогда не смогут уйти, чтобы перезарядиться, но в конечном итоге все было наоборот. Они могут вернуться в свои комнаты, и когда они снова почувствуют себя общительными, все, что им нужно сделать, это выйти из своей двери, чтобы найти команду.
[ источник: Крис Бизли, Automattic ]

Пятый — поощрять участие всех, возможно, с помощью метода кругового собрания :

Обеспечение того, чтобы всех слушали, особенно голоса тихих людей , увеличит участие. Руководители высшего звена, громкие люди и, в частности, мужчины, как правило, более откровенны и подавляют мысли других участников или влияют на них.
[ источник: Густаво Раззетти, автор книги «Remote, Not Distant» ]

Возвращаясь к простоям, чтобы подчеркнуть, насколько важны простои:

Пока вы находитесь вне офиса, не копируйте строгую культуру своего офиса. Делайте большие перерывы, и если вы находитесь где-то, где лучшее время дня для отдыха на свежем воздухе — послеобеденное время, не ждите заката, чтобы включить это в расписание. Я обнаружил, что именно в эти неструктурированные моменты строятся отношения, а иногда случаются настоящие прорывы либо в отношениях, либо в личном творчестве.
[ источник: Натан Уотерхаус, консультант ]

Расписание и структура

Дэйв Бэйли, CEO Coach, рекомендует мыслить поэтапно.

Подготовка — это организация, установка ожиданий и домашнее задание, которые выполняются перед событием.
Связь — это начало мероприятия, на котором люди общаются, узнают друг друга и сближаются.
Если есть работа, которую нужно проделать, следуйте модели мозгового штурма с четко разграниченным временем для дивергентного мышления, а затем для конвергентного мышления.
Затем возьмите на себя обязательства.
Тогда празднуйте.

Интро и связи.

Есть много хороших упражнений, которые помогают людям общаться и узнавать друг друга. Вот некоторые предложения:

«Ледокол с одним вопросом». Эффективными вопросами являются те, которые позволяют людям рассказать что-то о себе, например: «Каким прошлым событием вы больше всего гордитесь?», «Что забавного мы можем о вас не знать?» или «Какое значимое событие помогло вам вырасти как личности?». Каждый мог ответить на один и тот же вопрос или выбрать один из шляпы.
[ источник: Дэйв Бэйли, главный тренер ]

Мы начали его с того, что все ходили по комнате, рассказывая о своих достижениях за год, о том, чем они гордятся в своем отделе или компании в целом, и о том, что они надеются получить в следующие два дня.
[ источник: Кайл Раки, генеральный директор ]

Упражнение «Личные истории» Обойдите
стол и попросите каждого ответить на три вопроса о себе:

Где ты вырос?

Сколько у вас братьев и сестер и какое место вы занимаете в этом порядке?

Опишите уникальную или интересную проблему или опыт из вашего детства
[ источник: Сара Ходжес, венчурный капиталист ]

Изучайте личности: если у вас есть командная дисфункция или плохое сотрудничество в вашей команде, я настоятельно рекомендую выполнять упражнения, чтобы узнать о личностях команды и стилях работы. Изучите выполнение оценки Майерс-Бриггс, анализа DiSC или другого психометрического анализа личности. Это может помочь вашей команде понять личность и стиль работы друг друга. Это может помочь выделить сотрудников, которые будут лучше всего сотрудничать друг с другом, может выявить и повысить вероятность потенциального конфликта и многое другое — все это очень ценная информация для укрепления вашей команды и связей внутри нее.
[ источник: Дэн Шенбаум, генеральный директор ]

Есть, конечно, и более сложные варианты. Команда Carted организовала охоту за мусором . Или вы могли бы попробовать приготовить еду вместе .

Создание вашей повестки дня

Один из распространенных способов — передать повестку дня участникам. См. книгу Элизабет Хант « Простой процесс совместного создания программы командного ретрита» .

Ваш выезд может быть шансом для развития навыков. Например, Carted включал в себя упражнение на дизайн-мышление .

Выездная встреча также часто является хорошей возможностью сделать шаг назад и сформулировать ценности вашей команды. Эрик Фридман, бизнес-тренер, предлагает это упражнение по ценностям вне офиса .

Список желаний Темы

Я хотел бы заполнить пробелы в этом посте, особенно по следующим темам. Если вы напишете что-то об этом на Medium, пожалуйста, дайте мне знать.