Структура декомпозиции работ (WBS) помогает разбить каждый этап проекта и учитывать все задачи для достижения конечных результатов.

Почему менеджеры проектов применяют этот инструмент в своих проектах? Каковы плюсы и минусы иерархической структуры работы? Как правильно выбрать инструмент для построения эффективной WBS?

Этот пост поможет найти ответы.

Определение СПП

Что такое структурная разбивка работ?

Структура декомпозиции работ — это диаграмма проекта, в которой задачи отражают свое отношение друг к другу и к проекту в целом в иерархическом порядке. Он имеет графический характер и помогает прогнозировать результаты на основе различных сценариев.

Его часто визуализируют как ориентированное на результат дерево, охватывающее все процедуры проекта. Проектные группы разбивают свои проекты на легко управляемые компоненты. Эти компоненты подвергаются дальнейшей декомпозиции до тех пор, пока не будет назначен необходимый член команды.

СПП-элементы

Существуют определенные уровни, которые должны применяться в WBS. Они облегчают управление проектами.

Типичная структура разбивки работ состоит из следующих элементов:

• Заявление о видении проекта.
• Этапы проекта.
• Задачи с результатами.

История WBS

Концепция WBS была разработана совместно с концепцией Program Evaluation and Review Technique ( диаграммы PERT ) Министерством обороны США в 1957 году.

WBS был создан для использования в оборонных организациях, однако этот термин был введен в не оборонных секторах в 1987 году.

Важность использования WBS в управлении проектами

Структура декомпозиции работ приносит пользу проектным командам несколькими способами:

• Разбивая проект на небольшие компоненты, вы делаете его менее громоздким и более управляемым.
• Структура обеспечивает дорожную карту для всех членов команды. Во многих проектах участвуют несколько команд, работающих в тандеме. Им необходимо координировать и интегрировать для завершения работы. WBS помогает им сосредоточиться на своих задачах и результатах и ​​демонстрирует, как их усилия вписываются в проект в целом.
• Структура также помогает измерять завершение проекта, определять вехи и распределять бюджетные ресурсы.

Руководители проектов используют WBS в коммерческих, жилых и строительных проектах. Структура дает инвесторам и клиентам лучшее понимание всего, что входит в разработку проекта.

Вот список команд, которые могут использовать WBS:

Лучшие практики WBS: что следует помнить

Существуют особые правила, которые следует учитывать при работе над структурой разбивки работ.

• Правило 100 % включает в себя 100 % работы, определяемой масштабом проекта, который делится на уровни WBS. Эти уровни содержат результаты проекта, контрольные учетные записи, рабочие пакеты и задачи. Он применяется ко всем уровням WBS. Поэтому сумма работы на более низком уровне ИСР должна равняться 100% работы, представленной выше уровнем ИСР, без исключения.
• Используйте существительные. Использование существительных вместо глаголов ускоряет ясность.
• Будьте тщательны. Работая над WBS, вы должны понимать, что все важно, если это часть курса, ведущего к конечному результату. Убедитесь, что у вас есть полный список всех задач для управления этим курсом.
• Держите задачи взаимоисключающими. Нет необходимости разбивать отдельные задачи на работу, которая уже является частью другой задачи.
• Идите достаточно глубоко. WBS должен быть детализирован. Тем не менее, постарайтесь, чтобы это не было настолько глубоким, чтобы это могло сбивать с толку.

Структура декомпозиции работ обеспечивает очевидные преимущества, в том числе следующие:

• Расширенное общение. Сотрудничество на каждом этапе — одно из ключевых преимуществ WBS. Неважно, имеет ли проект внутреннее или внешнее направление.
• Творчество . Люди, подающие заявку на WBS, имеют широкие возможности для развития своих творческих способностей.
• Ориентация на конечные цели. Структура работы WBS помогает всем членам команды сосредоточиться на конечной цели. Это снижает вероятность того, что будет выполнена ненужная работа, потому что объем работ четко определен.
• Организация деталей . В проекте ничего не потеряется, потому что каждая деталь тщательно просчитана.
• Проблемы с расписанием. WBS помогает определить, какие из результатов отстают от графика.
• Распределение задач . Когда вы разбиваете проект на управляемые фрагменты, становится проще назначать эти задачи членам вашей команды.
• Профилактика проблем. Проблемы могут возникнуть даже тогда, когда проект готов. WBS помогает сократить их, принимая во внимание все детали задач перед выполнением.
• Мозговой штурм . Структура помогает находить полезные идеи и решения. Легко перечислить все идеи, а затем вычеркнуть ненужные.
• Управление рисками. Если вы работаете с WBS, вы можете управлять рисками с самого начала. Он предвосхищает все требования и распределяет ресурсы: время, деньги и труд.
• Гибкость для различных команд. WBS используется в различных областях и сферах. Неважно, насколько большая команда. Структура всегда будет поддерживать выполнение проекта.

Как создать структуру декомпозиции работ? Выполните пять шагов, описанных ниже.

1. Опишите заявление о проекте

Предложение или абзац будут описывать ваше видение проекта и функции на заключительном этапе. Этот этап WBS является основой любого проекта. Обычно его разрабатывает вся команда.

2. Наметьте все необходимые этапы

Теперь нужно выполнить все необходимые этапы. Возможно, вам придется разделить объем проекта на несколько шагов. Это часто зависит от требований проекта, сроков и бюджета.

3. Создайте результаты

Выделите все результаты, которые должны быть выполнены на каждом этапе. Стадии должны иметь конечные результаты. Вы должны достичь их, прежде чем перейти к следующему этапу.

4. Разбейте результаты на более мелкие задачи

Эти задачи должны быть оформлены в виде разделов. Любой член команды должен иметь возможность легко ими управлять.

5. Назначьте каждый раздел

Последним этапом этой иерархии является назначение каждой управляемой части. Требуемый человек (или команда) будет отвечать за конкретную задачу. Они будут задействованы на каждом участке работы, что приведет к соответствующим результатам.

Теперь давайте перейдем к реальным примерам WBS.

Примеры структуры разбивки работ

Чтобы лучше понять концепцию структуры декомпозиции работ, нам нужно погрузиться в некоторые практические примеры. Здесь мы рассмотрим примеры использования WBS в сфере разработки программного обеспечения и конструирования.

Пример разработки программного обеспечения WBS

Разработка программного обеспечения является одним из часто используемых примеров использования структуры разбивки работ.

Если у вас есть обычный ИТ-проект, связанный с разработкой программного обеспечения, вам необходимо следовать типичным этапам процесса разработки.

Структура разбивки работ WBS разделит ваш проект на функции, а затем разобьет их на более мелкие задачи, которые можно поручить определенным людям.

Представьте, вы работаете над созданием нового приложения. Чтобы построить его, вам нужно будет выполнить несколько последовательных шагов с конкретными задачами. Вот как может выглядеть ваш WBS:

Пример WBS для строительства

Вы можете использовать WBS для любых целей, включая управление сложными строительными проектами.

Это та область, где структура работает идеально. Вам не нужно следовать формальным рекомендациям структуры декомпозиции работы PM. Ваша цель должна состоять в том, чтобы составить естественные категории для вашего строительного проекта.

Допустим, вам нужно построить летний домик на заднем дворе. Пример структуры разбивки работ для строительства может выглядеть следующим образом:

Бесплатные и платные шаблоны WBS

Создание структуры декомпозиции работ технически просто, но занимает много времени. Вот почему вы можете применять различные шаблоны WBS, чтобы легко начать работу.

Они бывают разных видов: платные или бесплатные. Вы можете выбрать правильный, который даст вам гибкость и поможет оставаться в гармонии.

Шаблон WBS в Excel

Чтобы использовать структуру разбивки работ в Excel, вам необходимо работать с функцией SmartArt Graphics.

Просто щелкните вкладку «Вставка» , перейдите в раздел «Иллюстрации» и выберите «Графика SmartArt» . Раздел «Иерархия» поможет вам построить свою WBS в Excel.

Шаблон MindMaster WBS и шаблон EdrawMind WBS также являются хорошими вариантами для получения дружественной структуры.

WBS на диаграмме Ганта

GanttPRO — это мощный инструмент для работы с диаграммами Ганта , который предлагает бесплатные шаблоны диаграмм Ганта , которые вы можете легко применить для разбивки своей работы.

Вот красочный шаблон GanttPRO, представляющий строительный проект:

Используйте GanttPRO для создания удобной WBS

GanttPRO интуитивно понятен, удобен и прост в использовании. Основная идея создания WBS здесь заключается в том, что вы получаете возможность не только визуализировать то, что вы делаете, но и контролировать, когда вы это делаете.

С помощью этого онлайн-конструктора диаграмм Ганта вы можете преобразовать WBS в диаграмму Ганта без дополнительных усилий. Используя инструмент, вы можете создавать столько проектов, сколько вам нужно, с неограниченным количеством задач.

Добавив настраиваемое поле WBS из списка, вы можете упорядочить список задач, чтобы визуализировать желаемую иерархию.

Импорт WBS из Excel в GanttPRO

Вы можете перенести свой проект, созданный в Excel, в GanttPRO и продолжить работу над своими планами. Нажмите « Импорт» (при создании нового проекта) и используйте функцию перетаскивания или загрузите его со своего компьютера.

Установите номер задачи в вашей WBS, чтобы GanttPRO мог правильно определить положение задач в проекте.

Заключение

Теперь вы знаете, что структурная декомпозиция работ WBS — это первый шаг в создании расписания проекта. Этот тип популярных диаграмм управления проектами похож на скелет вашего будущего рабочего плана.

Структура распределения работы информирует команды о достигнутом прогрессе, повышая их эффективность и помогая людям принимать успешные решения. Удобные шаблоны WBS сделают процесс управления вашим проектом гладким.

Что вы думаете о структуре декомпозиции работ? Не стесняйтесь делиться своим опытом.

А если вы хотите получить более подробную информацию об этом инструменте PM, изучите полную статью Что такое структура распределения работ и как улучшить управление проектами с помощью WBS? https://blog.ganttpro.com/en/how-to-create-a-work-breakdown-structure-wbs-with-project-planning-templates/.