โดย Angela Chen, Samiksha Hiranandani, Tianjing Zhang, Yingxi Li

สารบัญ

· บทนำ
· เริ่มต้นใช้งาน
· แนวคิดพื้นฐาน
· วิธีเพิ่มสมาชิกในทีมในพื้นที่ทำงานของคุณ
· การใช้แนวคิดสำหรับการจัดการงาน

การแนะนำ

โครงการขนาดใหญ่เป็นเรื่องปกติในอุตสาหกรรม แต่การจัดการโครงการที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนและทรัพยากรมนุษย์นั้นเป็นความท้าทายที่ไม่มีวันสิ้นสุด

คำชี้แจงปัญหา

แม้ว่าเครื่องมือซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพอาจเป็นวิธีแก้ปัญหา แต่บุคคลทั่วไปอาจไม่ทราบถึงประโยชน์ที่ได้รับหรือพบว่าใช้งานยากเมื่อเริ่มใช้งานครั้งแรก

คู่มือนี้ออกแบบมาเพื่อช่วยผู้จัดการผลิตภัณฑ์ (PM) ของ Cornell Design and Tech Initiative (DTI) เพิ่มประสิทธิภาพการใช้ความคิดสำหรับการจัดการโครงการ มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้คำแนะนำที่ชัดเจนและรัดกุมเพื่อช่วยให้พวกเขาเรียนรู้วิธีใช้ Notion ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสำหรับความต้องการเฉพาะของพวกเขา

ความเป็นมาและประวัติ

เพื่อให้โครงการต่างๆ ในหลายอุตสาหกรรมประสบความสำเร็จ การจัดการโครงการถือเป็นสิ่งสำคัญ [1] ให้แนวทางที่มีโครงสร้างในการวางแผนและจัดระเบียบการเงินและทรัพยากรบุคคล ลำดับเวลา และงาน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการและส่งมอบให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ยิ่งไปกว่านั้น จากข้อมูลของ Bourne and Walker (2004) ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบต่อการส่งมอบโครงการที่สมบูรณ์ให้สำเร็จ [2] สิ่งนี้ทำให้บทบาทของผู้จัดการผลิตภัณฑ์มีความท้าทายแต่จำเป็น

แต่ Product Manager จะพาทีมไปสู่ความสำเร็จได้อย่างไร? จากการวิจัยเชิงวิชาการ “ปัจจัยความสำเร็จของการจัดการโครงการ” การใช้เครื่องมือและซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมีผลกระทบเชิงบวกอย่างมากต่อความสำเร็จของการจัดการโครงการ [3] การใช้เครื่องมือและเทคนิคที่ไม่เหมาะสมอาจส่งผลเสียต่อผลลัพธ์การจัดการโครงการ [4] สิ่งนี้ทำให้การค้นหาเครื่องมือการจัดการผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ

เปิดตัวในปี 2559 และขณะนี้มีผู้ใช้มากกว่า 30 ล้านคนทั่วโลก Notion ได้ปรากฏตัวและพิสูจน์ตัวเองว่าเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการช่วยเหลือผู้จัดการผลิตภัณฑ์ [5] เครื่องมือนี้มีความโดดเด่นในบรรดาเครื่องมือการจัดการโครงการทั้งหมด และถูกใช้อย่างแพร่หลายโดยหลายบริษัทและโครงการขนาดใหญ่

ข้อจำกัดและขอบเขตของโครงการ

• ข้อ จำกัด ด้านเวลา:โครงการนี้จะต้องเสร็จสิ้นภายในภาคการศึกษาปัจจุบันเป็นโครงการในชั้นเรียน เพื่อให้เป็นไปตามเส้นตายนี้ เราจะมุ่งเน้นไปที่ฟังก์ชันสำคัญของ Notion ที่สามารถเรียนรู้ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
• ข้อจำกัดด้านทรัพยากร:เพื่อให้โครงการนี้สำเร็จ เราจะใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ใน Cornell DTI เราจะใช้ความเชี่ยวชาญของสมาชิก DTI ที่มีอยู่เพื่อดำเนินการทดสอบการใช้งานและกิจกรรมที่จำเป็นอื่นๆ
• ขอบเขตโครงการ:เป้าหมายของโครงการนี้คือการให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ DTI พร้อมคำแนะนำที่เป็นมิตรกับผู้ใช้เกี่ยวกับ Notion โดยเน้นไปที่พื้นฐานของซอฟต์แวร์ เป้าหมายของเราคือการทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถใช้ความคิดได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพโดยปราศจากข้อมูลมากเกินไป เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ เราจะครอบคลุมฟังก์ชัน Notion ที่สำคัญที่สุดและหลีกเลี่ยงการเจาะลึกคุณลักษณะขั้นสูง เช่น การรวม API และการสร้างเทมเพลต

ลงทะเบียนสำหรับความคิด

ในการเริ่ม ต้นให้ไปที่หน้าเว็บ ของความคิด หากต้องการดาวน์โหลดแอปเดสก์ท็อป ให้คลิกที่ปุ่มดาวน์โหลดที่แถบด้านบน แล้วเลือกระบบปฏิบัติการของคุณจากเมนูแบบเลื่อนลง ทำตามคำแนะนำเฉพาะระบบปฏิบัติการของคุณสำหรับการติดตั้ง เมื่อเปิดตัว ให้ทำตามพร้อมท์เพื่อสมัครบัญชี Notion คุณยังอาจเลือกใช้เว็บแอปแทนการดาวน์โหลดแอปเดสก์ท็อปผ่านเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการ

พื้นที่ทำงานคืออะไร?

เมื่อลงทะเบียนแล้ว ผู้ใช้จะเข้าสู่เพจภายใต้พื้นที่ทำงานชื่อ “ [userid]'s Notion”

นี่เป็นพื้นที่ทำงานส่วนบุคคลแห่งแรก และเนื่องจากบริษัทของ notion ช่วยให้ผู้ใช้ทำความคุ้นเคยกับผลิตภัณฑ์ของตน พวกเขาจึงเตรียมไฟล์บางส่วนไว้ในนั้นเพื่อช่วยให้ผู้ใช้เริ่มต้นใช้งาน Notion

พื้นที่ทำงานเป็นเหมือนโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์ ผู้ใช้มีอิสระที่จะเปลี่ยนแปลงอะไรก็ได้ที่นี่ เช่น สร้างไฟล์ ลบไฟล์ และนำเข้าไฟล์จากแหล่งต่างๆ

พื้นที่ทำงานทั้งหมดที่สร้างขึ้นจะถูกเตรียมใช้งานเพื่อให้ผู้ใช้เป็นเจ้าของแต่เพียงผู้เดียว และไม่มีใครสามารถดูได้ และเช่นเดียวกับโฟลเดอร์ Google ผู้ใช้สามารถสร้างพื้นที่ทำงานใหม่และแชร์กับผู้อื่นได้ หากต้องการสร้างพื้นที่ทำงานใหม่ เพียงแค่กดปุ่ม “…” ที่มุมขวาของพื้นที่ทำงานปัจจุบัน จากนั้นหน้าเว็บแนวคิดจะแนะนำผู้ใช้เกี่ยวกับรายละเอียดการตั้งค่าอื่นๆ ทั้งหมด

เมื่อคลิกชื่อพื้นที่ทำงานปัจจุบัน แนวคิดจะแสดงพื้นที่ทำงานทั้งหมดที่สร้างโดยผู้ใช้หรือพื้นที่ทำงานที่ผู้ใช้ได้รับเชิญ

วิธีทำสำเนาของเทมเพลตนี้

• คลิกที่ลิงค์นี้ จะนำคุณไปสู่รูปแบบความคิดที่ทีมงานของเราแบ่งปัน
• ที่มุมขวาบน กดปุ่ม "ทำซ้ำ"

พื้นฐานความคิด

Notion อนุญาตให้คุณฝังบล็อกพื้นฐานด้วยคำสั่ง “/” กดที่ใดก็ได้บนหน้าเพื่อเริ่มต้น ภายใต้ "เอกสารของทีม" ให้คลิกที่หน้าที่ระบุว่า "พื้นฐานความคิด" ที่นี่คุณจะพบคำสั่งสำหรับแต่ละบล็อกพื้นฐาน ลองเล่นด้วยตัวเองและเล่นกับบล็อกแต่ละอัน!

ข้อความ:เพียงพิมพ์ที่ใดก็ได้บนหน้า ลองจัดรูปแบบข้อความโดยไฮไลต์บล็อกข้อความและใช้แถบเครื่องมือป๊อปอัปเป็นตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ ฯลฯ

• หัวเรื่อง : หากต้องการสร้างหัวเรื่อง ให้พิมพ์/+heading

• ในการสร้างเพจ/+page
• ตั้งชื่อหน้าว่า “หน้าความคิดแรกของฉัน!”

• วางเมาส์เหนือชื่อแล้วลองเปลี่ยนอิโมจิ

• วางเมาส์เหนือชื่ออีกครั้งแล้วกดเพิ่มหน้าปก ที่นี่คุณสามารถเลือกจากแกลเลอรีแนวคิด อัปโหลดจากคอมพิวเตอร์ของคุณเอง ใช้ลิงก์ หรือเลือกจากแกลเลอรีรูปภาพของ Unsplash

• รายการหัวข้อย่อย:พิมพ์-และเริ่มพิมพ์
• รายการลำดับเลข:พิมพ์1.และเริ่มพิมพ์
• รายการตรวจสอบ:ประเภท/+todo
• รายการสลับ:พิมพ์/+toggle

• หากต้องการสร้างตาราง ให้พิมพ์/+table

• เพิ่มคอลัมน์:เลื่อนเมาส์ไปที่ขอบของคอลัมน์ขวาสุดแล้วกด +
• เพิ่มแถว:วางเมาส์เหนือขอบของแถวล่างสุดแล้วกด +

• เพิ่มคอลัมน์/แถวส่วนหัว:คลิกที่ใดก็ได้บนตารางและแถบเครื่องมือควรปรากฏขึ้น กดตัวเลือกและเลือกปุ่มสลับสำหรับคอลัมน์/แถวส่วนหัว

• หากต้องการสร้างคำบรรยาย ให้พิมพ์/+call out

• เปลี่ยนอีโมจิ: คลิกอีโมจิปัจจุบันแล้วเลือกอีโมจิใหม่ที่คุณต้องการ

• หากต้องการสร้างใบเสนอราคา ให้พิมพ์/+quote

• หากต้องการสร้างตัวแบ่ง ให้พิมพ์/+divider

• หากต้องการสร้างฐานข้อมูล ให้พิมพ์/+inline database

• คุณสามารถเปลี่ยนเป็นมุมมองต่างๆ ได้ เช่น กระดาน ไทม์ไลน์ ปฏิทิน รายการ และมุมมองแกลเลอรี

• Google Drive:เพิ่มตัวอย่างไฟล์
• ทวีต:ฝังทวีต
• GitHub gist:ฝัง Gist จาก GitHub
• Google Maps:ฝัง Google Map

คุณสามารถเพิ่มสมาชิกในทีม เพื่อแชร์ แก้ไข และทำงานร่วมกันบนเพจร่วมกันภายในพื้นที่ทำงาน

มีสองวิธีในการเพิ่มสมาชิกในทีมลงในพื้นที่ทำงานของคุณ

ทางอีเมล

1. ไปที่การตั้งค่าและสมาชิกในแถบด้านข้างซ้าย
2. หลังจากคลิกเพิ่มสมาชิก ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้น
3. จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เพิ่มบุคคลนั้นเป็นเจ้าของหรือสมาชิก พื้นที่ทำงาน
4. คลิกเชิญ

ผ่านลิงค์เชิญ

1. ไปที่การตั้งค่าและสมาชิกในแถบด้านข้างซ้าย
2. คลิกไอคอน คัดลอกลิงก์สีน้ำเงินเพื่อแชร์กับสมาชิกในทีม
3. คุณสามารถแชร์ผ่าน Slack, อีเมล, ข้อความ หรือวิธีการอื่นๆ
4. ผู้ได้รับเชิญจะสามารถเข้าร่วมพื้นที่ทำงานเมื่อพวกเขาคลิกลิงก์ที่ซ่อนอยู่

วิธีนำเข้าข้อมูล

ในระหว่างที่ DTI ทำงานยุ่ง บางครั้งเราต้องการนำเข้าข้อมูลที่ได้รับจากแหล่งต่างๆ ของ Cornell หรือบางทีงานก่อนหน้านี้ที่ทำบน doc ภายในเครื่อง Notion มอบวิธีที่รวดเร็วและสะดวกในการทำให้คุณและสมาชิกในทีมของคุณมองเห็นข้อมูลนั้น เพื่อให้งานส่วนต่าง ๆ ของเนื้อหาเสร็จสิ้นในภายหลังได้

ไฟล์นำเข้ารองรับรูปแบบต่างๆ เช่น .txt, .md, .docx, .csv, .html และเว็บแอปบางตัวเช่น Asana, Evernote, .etc และสำหรับสื่อเหล่านี้ Notion จะแยกวิเคราะห์เนื้อหาและใส่ไว้ในหน้า Notion ปัจจุบัน จะพยายามคงรูปแบบเดิมไว้เพื่อให้สิ่งที่นำเข้ามีลักษณะเหมือนก่อนนำเข้าทุกประการ

หากต้องการนำเข้าข้อมูล คุณสามารถทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• คลิกที่ปุ่ม "นำเข้า" บนแถบด้านข้างซ้ายซึ่งอยู่เหนือถังขยะและด้านล่างเทมเพลต

• ไปที่แถบด้านซ้ายและค้นหาหน้าปัจจุบันของคุณ ที่ด้านขวาสุดของหน้านี้ ให้กดปุ่ม “ +” แล้วเลือกนำเข้า

การใช้แนวคิดในการจัดการงาน

กลับไปที่หน้าแรกของทีมและค้นหาหน้าการจัดการงานภายใต้ลิงค์ด่วน คุณยังสามารถสังเกตได้ว่ามี 3 มุมมองที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละทีมย่อยใน DTI: Developer, Designer และ Product

การสร้างงานใหม่

• คลิกที่ "ใหม่" ที่ด้านล่างของตาราง
• ตั้งชื่องานว่า “การสร้างงานความคิดแรกของฉัน” และเล่นกับสถานะ ลำดับความสำคัญ กำหนดเวลา และบุคคล

• ที่ด้านบนของตาราง สำรวจมุมมองต่างๆ โดยคลิก "kanban" "dev" "pm" ฯลฯ...