5 consejos para la planificación de eventos para pequeñas empresas

La planificación de eventos para una pequeña empresa es un gran negocio para los planificadores de fiestas porque hacer el trabajo usted mismo puede ser una molestia. Pero si está planeando una reunión para su propia pequeña empresa, prepararse en tres etapas (el antes, el durante y el después) puede hacerla más manejable.

Entonces, ¿por qué incluso tener un evento de negocios? Ya sea para establecer contactos, celebrar un aniversario o lanzar una nueva marca, servicio o producto, la fiesta en sí probablemente será diferente según el objetivo. El tipo de evento también dictará dónde lo tienes y a quién invitas. Incluso tiene mucho que ver con cuánto gastas.

Todo el mundo quiere que una fiesta sea agradable y memorable, y cuando se centra en un negocio, la mayoría de la gente también quiere cumplir un objetivo. Entonces, ¿cuál es la razón detrás del evento principal? ¿Qué quieres que tus invitados hagan o experimenten? ¿Y cómo puede ser bueno el seguimiento para su negocio? A continuación, veremos algunos consejos sobre cómo cumplir con los objetivos mientras atiende a sus invitados.

1. Tener un plan de negocios
2. ser acogedor
3. Refleja el negocio
4. Presupuesto y trueque
5. Sé el alma de la fiesta

La planificación de una fiesta implica el uso de recursos y personal, incluso si se trata de una operación de un solo hombre, por lo que la elaboración de un plan y un presupuesto formales podría poner en marcha antes de que las facturas y las horas comiencen a acumularse. Pensar en la idea original de por qué desea organizar un evento y a quién tenía en mente invitar puede dar forma al dónde. Una celebración de éxito como un aniversario o conseguir un gran cliente nuevo puede tener lugar en un restaurante o salón e incluso en la sede comercial si se adapta a la ocasión y al tamaño, mientras que una reunión informativa puede requerir un sitio con capacidades audiovisuales y espacio para presentaciones.

Los eventos de networking pueden tener lugar prácticamente en cualquier lugar, y muchos usan un formato de hora de cóctel o café y postre para unir a las personas. La música alta sería un "no" si desea fomentar la convivencia, mientras que los rompehielos interactivos u otras actividades serían el camino a seguir.

Inicie una lluvia de ideas y revise sus listas personales, de proveedores y de correo para saber quién debe ser invitado, como un cliente leal, y quién puede ser una bendición para futuros negocios, por ejemplo, un miembro influyente de la comunidad o una personalidad de los medios locales.

Establecer un presupuesto ayudará a priorizar la lista de invitados y tomar decisiones sobre las próximas etapas de planificación.

¿Novedades de la novela?

Los regalos de fiesta solían incluir cositas de plástico con un logotipo impreso. Regalar novedades a los asistentes al evento puede seguir siendo una genialidad del marketing, pero muchas empresas están optando por obsequios más útiles y elegantes. Semillas para sembrar con rotulador de jardín impreso con el nombre de tu empresa, bolígrafos recargables personalizados o grabados con tinta de repuesto, y vasos de vidrio o cerámica son solo algunas ideas sencillas. Busque en Internet novedades comerciales para ver lo que algunas de las principales empresas y mentes de marketing están regalando a sus clientes y personalice para su propia base de clientes.

Ya sea que tenga una idea muy clara de qué tipo de evento va a tener o no, por lo general puede comenzar a generar entusiasmo haciendo que la próxima fiesta parezca realmente atractiva para que la gente quiera estar allí y confirme su asistencia con un "sí". El uso de las redes sociales como Twitter y Facebook, así como el sitio web de su empresa o el blog personal, puede hacer que la gente hable e incluso puede reemplazar los costosos y lentos envíos de invitaciones en papel. Lanzar un evento publicando una fecha y hora, seguir con otra actualización de estado con un nombre pegadizo o una pista sobre el lugar y terminar con una publicación con los detalles del evento en sí es una forma de crear y mantener los recordatorios sin pagar. varias tarjetas y postales. También es más ecológico al ahorrar en papel y recursos de impresión.

Hacer que el proceso de RSVP sea fácil para los invitados lo ayudará a mantenerse al día y dentro del presupuesto, y una opción para alternar un simple sí o no sin tener que explicar por qué alguien asistirá hace que sea aún más fácil para los invitados. Puede valer la pena invitar a algunos invitados especiales, como los medios de comunicación y los clientes VIP mencionados anteriormente, con un toque más personal, como una llamada telefónica de seguimiento o una nota escrita a mano en papelería. Además, tenga un plan para hacer un seguimiento de todos los asistentes a la fiesta mediante la actualización de las redes sociales o el envío de agradecimientos electrónicamente o en papel reciclado después del evento.

Whether or not your small business has a brand, style and theme, you can also convey those in the type of event you plan. If hosting an event and inviting a lot of new guests or people in the community, using obscure or overly-designed promotional literature, e-mails or Web site graphics may look great but won't go as far in showing the public what it is you excel at -- unless it's graphic design itself! Simple and memorable graphics can cement an image with your name and business, so a picture of a vintage fashion magazine cover for a consignment shop or an image of a recycling symbol for a local conservation or environmental services group make it clear what you do.

Choosing a site for an event also helps communicate the style of your business. If you have a modern interior design or home de-cluttering and organization business, for example, hosting a party in a streamlined loft would probably be more representative than using a cluttered but historic Victorian bed and breakfast. If your business is all about the outdoors, use one of your landscapes to inform the event itself.

Using minimal, ornate or modern entertainment venues might impress, but will it showcase what you're all about when you get down to business?

Even the best business soirees can bring little return on the investment, so deciding how much you can afford to lose -- though not something to really celebrate -- can keep all the partying and paying in perspective. Budget a set amount and stick to it. Having a best- and worst-case scenario for spending makes it easier to enjoy the party and your guests, too, because there won't be as much running around to add "this and that" right before or during the big event.

Partnering with other small and even large businesses can be a big payoff whether the party is a success or not. If you have services to offer a catering company or local liquor store, maybe in the way of editing their Web sites or printing fliers at cost or providing free haircuts for a season, bartering can be a win-win. Some companies even offer goods and services in exchange for setting out cards or linking to their business Web sites from your event site, and the more business owners you contact, the more potential for word-of-mouth and getting your own services on the minds of others who might not know of you otherwise.

Your small business is often your "baby," and having a vested interest as well as an emotional connection to what you do shows. Event-planning can be as stressful as launching a new venture or plunking down an investment in the future, so stepping out of planner mode and into party mode isn't always easy. Being a host, however, is a perfect opportunity to show your energy and passion for your products, services, customers and potential clients.

Be determined to have a good time whether 10 or 200 people walk through the door, and especially if one of those is covering your event for the local news. Most of us remember a business or individual from a mention in an online or print newspaper and we're sure to know about those places where friends and family have had bad service or experiences, so plan for success as a business ambassador, as well as the life of the party. Both can pay off.

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