Comment envoyer moins d'e-mails

Si vous souhaitez apprendre à minimiser le bruit des e-mails dans votre vie, voici quelques suggestions qui peuvent vous aider à réduire le nombre d'e-mails que vous devez écrire.

Réfléchissez avant d'envoyer

Vous devez vous rappeler que beaucoup d'e-mails qui arrivent dans les boîtes de réception des gens ne sont même pas des choses qu'ils veulent recevoir. En fait, ce que vous pourriez finir par faire, c'est accrocher ces personnes dans un cycle de réponse : vous envoyez, et je suis obligé de répondre, puis ils vous envoient un e-mail auquel VOUS êtes obligé de répondre.

Alors double, triple, pensez si la personne qui reçoit l'e-mail veut même l'e-mail avant d'appuyer sur ce bouton d'envoi.

Envoyer moins de messages

Au lieu d'envoyer des lots quotidiens d'e-mails, essayez de réduire autant que possible le lot à une fréquence hebdomadaire.

Au lieu d'envoyer 5, 6 ou 7 messages, limitez-vous à n'en envoyer qu'un ou deux.

Et pour les e-mails qui ne sont pas urgents, regroupez toutes les informations et envoyez-les simplement dans un seul e-mail.

Faites cela et voyez si des problèmes de productivité se produisent. Il y a de fortes chances qu'aucune mauvaise chose ne se produise.

Utilisez plutôt des moyens de communication à l'ancienne

Plutôt que de les contacter par e-mail, voyez si vous pouvez utiliser le téléphone ou vous approcher de cette personne et posez simplement votre question directement.

Ces moyens sont généralement plus efficaces que les e-mails rapides aller-retour. De plus, vous pouvez éviter les malentendus même si vous devinez le mauvais ton.

Ne vous en tenez qu'aux faits

N'écrivez que les choses importantes. Ne posez pas de questions rhétoriques et passez moins de temps à ajouter des histoires sur votre enfance et vos aspirations.

Tout le monde y gagne car votre e-mail est plus susceptible d'être lu. Et vous dépensez moins d'énergie.

Poser des questions suggestives

Demandez la chose dont vous avez le plus besoin de réponse dans la toute première ligne, et vous aurez plus de chances d'obtenir une réponse.

Il se peut que vous n'ayez même pas besoin des lignes 2 à 29.

Démarrer l'horloge

Établissez l'urgence dès le départ. Utilisez un langage informatif clair vers le haut, comme « J'ai besoin de savoir avant 17 h 00 ».

Mettre un laps de temps incitera les gens à mieux répondre à une échéance spécifique que "quand vous avez un moment".

Dans tous les cas, si l'e-mail est de faible priorité, vous n'auriez probablement même pas dû envoyer d'e-mail.