Come inviare meno email

Se vuoi imparare a ridurre al minimo il rumore delle e-mail nella tua vita, ecco alcuni suggerimenti che possono aiutarti a ridurre la quantità di e-mail che devi scrivere.

Pensa prima di inviare

Devi ricordare che molte e-mail che arrivano nelle caselle di posta delle persone non sono nemmeno cose che vogliono ricevere. In effetti, quello che potresti finire per fare è agganciare quelle persone in un ciclo di risposta: tu invii, e io sono obbligato a rispondere, e poi ti inviano un'e-mail a cui TU sei obbligato a rispondere.

Quindi il doppio, il triplo pensa se la persona che riceve l'e-mail vuole anche la posta prima di premere il pulsante di invio.

Invia meno messaggi

Invece di inviare batch giornalieri di e-mail, prova a ridurre il batch il più possibile a settimana.

Invece di inviare 5, 6 o 7 messaggi, limitati a inviarne solo 1 o 2.

E per le e-mail che non sono sensibili al tempo, raggruppa tutte le informazioni insieme e inviale tutte in un'unica e-mail.

Fai questo e vedi se si verificano problemi di produttività. È probabile che non accadrà una sola cosa brutta.

Usa invece vecchi modi di comunicare

Invece di contattarli tramite e-mail, vedi se puoi usare il telefono o avvicinarti a quella persona e porre semplicemente la tua domanda direttamente.

Questi modi sono generalmente più efficienti delle e-mail rapid fire avanti e indietro. Inoltre, puoi evitare fraintendimenti anche se indovini il tono sbagliato.

Attieniti solo ai fatti

Scrivi solo le cose importanti. Non fare domande retoriche e dedica meno tempo ad aggiungere storie sulla tua infanzia e le tue aspirazioni.

Tutti vincono perché è più probabile che la tua email venga letta. E puoi spendere meno energia.

Fai domande importanti

Chiedi la cosa a cui hai più bisogno di una risposta nella primissima riga e avrai maggiori probabilità di ottenere una risposta.

Potrebbe risultare che in realtà non hai nemmeno bisogno della riga da 2 a 29.

Avvia l'orologio

Stabilisci l'urgenza in anticipo. Usa un linguaggio chiaro e informativo nella parte superiore, ad esempio "Ho bisogno di sapere entro le 17:00".

Stabilire un lasso di tempo farà sì che alle persone piaccia rispondere meglio a una scadenza specifica rispetto a "quando hai un momento".

In ogni caso, se l'e-mail ha una priorità bassa, probabilmente non avresti nemmeno dovuto inviare un'e-mail.