종이 없는 사무실의 작동 원리

송장을 찾기 위해 종이 더미를 뒤지거나 종이 파일을 검색하는 데 너무 오랜 시간을 보낸 적이 있다면 종이 없는 사무실을 원했을 것입니다. 당신은 혼자가 아닙니다.

20여 년 전 사무실 책상에 컴퓨터가 등장하기 시작하자 종이 없는 전자 통신에 대한 아이디어도 등장했습니다. 그러나 많은 시간이 흘렀음에도 불구하고 대부분의 비즈니스는 종이 없이는 운영되지 않습니다.

종이 더미를 던지는 주장은 강력합니다. 예를 들어, 회사는 파일 캐비닛에서 종이를 제거함으로써 더 많은 공간을 확보하고 오프사이트 보관 비용을 줄일 수 있습니다. 공급업체 및 고객과 정보를 전자적으로 교환함으로써 기업은 정보에 신속하게 액세스할 수 있으며 반대로 암호화 , 암호 및 기타 보안 수단을 사용하여 보다 비공개적이고 안전하게 정보에 액세스할 수 있습니다 . HIPAA(Health Insurance Portability and Privacy Act)의 적용을 받는 의료 산업과 같은 일부 비즈니스의 경우 종이 없는 기록이 규제 요구 사항일 수 있습니다.

그러나 페이퍼리스로 전환하는 과정은 벅찰 수 있습니다. 종이 기록을 전자 파일로 변환하는 비용뿐만 아니라 고려해야 할 새로운 장비 및 소프트웨어 비용이 있습니다. 그리고 이동 방법과 시기, 기존 문서를 변환할 양, 공급업체와 고객으로부터 계속 유입되는 문서를 처리하는 방법, 직원이 아이디어를 도입하고 새로운 시스템에 대한 교육을 받는 방법 및 방법에 대한 결정이 있습니다. 전환하는 동안 평소와 같이 비즈니스를 계속하는 것입니다.

게다가 어떤 일이 있어도 완전히 종이 없는 회사는 아닐 수 있습니다. 서명되고 봉인된 증서 및 법적 구속력이 있는 계약서 또는 감사 및 IRS 세금 신고를 위한 종이 기록과 같은 일부 서류 는 법적 또는 재정적 이유로 또는 특히 금융 서비스 산업에서 규정 준수를 나타내기 위해 원래 형식으로 존재해야 합니다. .

그럼에도 불구하고 많은 기업은 종이가 없거나 최소한 종이를 사용하지 않는 것이 노력할 가치가 있다는 데 동의할 것입니다. 이 기사에서는 전환 프로세스의 가능한 단계에서 사용 가능한 기술에 이르기까지 회사를 페이퍼리스에 더 가깝게 전환하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다. 또한 문서 관리에 대해 구체적으로 살펴보고 홈 오피스를 종이 없는 사무실로 만드는 방법도 고려할 것입니다.

다음 페이지에서는 일부 기업이 최대한 종이를 사용하지 않음으로써 실현한 이점을 먼저 살펴보겠습니다.

내용

1. 종이 없는 사무실의 이점
2. 종이 없는 사무실로의 전환
3. 디지털 문서 관리
4. 집에서 종이를 사용하지 않음
5. 종이 없는 사무실 솔루션

종이 없는 사무실에는 단순히 처리할 종이가 적은 것 외에도 많은 이점이 있습니다. 완전히 종이 없는 사무실을 가질 가능성은 거의 없지만 전자 통신 및 기타 시스템으로 사무실을 상당 부분 없앨 수 있습니다. 이것이 일부 비즈니스에 어떤 이점이 있는지 자세히 살펴보겠습니다.

한 번에 한 단계씩 나아가면 더 많은 종이 없는 사무실로 이동하는 것이 어려울 필요가 없습니다. 프로세스를 실행하기 위한 몇 가지 단계를 보려면 다음 페이지로 이동하십시오.

종이 없는 사무실로의 전환을 고려 중이거나 최소한 종이 없는 사무실로의 전환을 고려하고 있다면 어디서부터 시작해야 하고 무엇이 필요한지 궁금할 것입니다. 많은 회사에서 문서 관리 시스템, 하드웨어, 소프트웨어 및 컨설팅 서비스를 제공하여 종이가 없는 상황에서 전자 커뮤니케이션을 개선할 수 있도록 지원합니다. 이 기사의 뒷부분에서 그 중 일부를 살펴보겠습니다. 지금은 프로세스를 살펴보겠습니다.

종이 없는 사무실로 전환하기 전에 고려해야 할 몇 가지 결정 사항은 다음과 같습니다.

프로세스를 거친 전문가 및 회사의 권장 사항을 기반으로 하는 전환 프로세스의 몇 가지 기본 단계는 다음과 같습니다.

다음으로 종이 없는 사무실의 핵심 부분인 문서 관리 시스템을 살펴보겠습니다.

종이와 같은 디지털 문서는 필요할 때 검색하여 사용할 수 있도록 저장해야 합니다. 종이 없는 사무실(또는 거의 종이 없는 사무실)의 경우 종이 문서를 디지털 또는 전자 문서로 전환하는 방법이 필요합니다.

이러한 유형의 통신 변환은 문서 이미징 시스템에서 처리됩니다. 종이가 없을 가능성이 높기 때문에 종이를 전자 파일로 변환해야 하는 지속적인 필요성을 알게 될 것입니다. 문서 관리 시스템은 일반적으로 컴퓨터에서 생성된 문서는 물론 팩스, 스캔 또는 전자 메일로 전송된 모든 문서를 처리하기 위해 이러한 변환을 넘어섰습니다.

기본 문서 이미징 시스템은 스캐너와 종이 문서를 스캔하고 전자 이미지로 변환하고 CD, DVD, 컴퓨터 하드 디스크 또는 네트워크 서버에 저장하기 위해 PDF, TIFF 또는 기타 형식으로 저장할 수 있는 소프트웨어로 구성됩니다.

대부분의 문서 이미징 시스템에는 광학 문자 인식(OCR)이 포함됩니다. 이를 통해 검색 가능한 PDF로 저장하거나 Microsoft Word 또는 Excel과 같은 프로그램으로 복사할 때 이미지를 텍스트로 인식할 수 있습니다. OCR을 사용하면 스캔한 문서 내에서 특정 단어나 구를 검색할 수도 있습니다.

문서 관리 시스템은 전자 파일 캐비닛 및 파일링 시스템 도구를 제공합니다. 그들은 데이터 저장 공간을 문서 이미징 이상의 소프트웨어와 결합하여 감사 추적 및 보고 도구, 지정된 날짜에 문서를 삭제하는 문서 만료 제어 및 웹 기반 문서 보기와 같은 기능을 포함합니다.

고급 문서 관리 시스템은 다음과 같은 추가 기능을 제공합니다.

전자 파일로 변환할 종이 문서가 많거나 작업을 빠르게 완료하는 데 도움이 필요한 경우 문서 이미징을 microMEDIA와 같은 회사에 아웃소싱할 수 있습니다. 회사의 현재 현장 변환 프로젝트 중 하나에는 OCR과 2,500만 개 이상의 이미지가 포함된 완전히 검색 가능한 PDF 파일이 포함됩니다.

또한 강력한 서버가 없거나 전자 파일을 오프사이트에 저장하려는 경우 많은 문서 이미징 회사에서 호스팅 서버 솔루션을 제공합니다. 웹 기반 문서 호스팅을 사용하면 서버에 파일을 저장하거나 백업한 다음 언제 어디서나 안전하게 액세스할 수 있습니다. 장점은 회사의 서버가 다운되거나 허리케인과 같이 사이트에서 사용할 수 없는 경우에 대비하여 중요한 파일이 사이트 외부에 있다는 것입니다.

회사의 종이 없는 요구 사항 외에도 직원들은 홈 오피스를 가질 수 있습니다. 다음 페이지에서는 홈 오피스에 페이퍼리스 룩을 가져오는 방법을 살펴보겠습니다.

개인 기업가이든 재택 근무자이든 재택 근무 또는 재택 근무 여부에 관계없이 홈 오피스가 가능한 한 종이 없는 상태가 될 수 없는 이유는 없습니다. 실제로 제한된 공간과 사용 가능한 시간을 감안할 때 전자 통신으로의 이동과 종이 감소는 기존 사무실보다 가정에서 훨씬 더 중요할 수 있습니다. 대부분의 동일한 개념이 소규모에만 적용됩니다.

내부 꾸러미 쥐를 길들여 종이 없는 집에서 시작하세요. 아니요, 아마도 5년 전의 마케팅 자료나 완료된 프로젝트와 관련된 모든 종이 조각이 필요하지 않을 것입니다. 신용 카드 제안 수신을 중단하려면 1-888-OPT-OUT(1-888-567-8688)으로 전화하여 정크 메일을 줄이십시오. 불필요한 것을 제거한 후에는 새로 제거된 공간을 영구적으로 깨끗하게 유지하기 위해 작업할 수 있습니다.

다음으로 가능한 모든 것을 전자식으로 전환하십시오. 전자 뱅킹은 명세서와 수표를 제거합니다. 온라인 신용 카드와 재무제표는 더 많은 종이를 필요로 합니다. 보험과 같은 다른 계정을 온라인으로 만들 수 있는지 확인하십시오. 프로젝트 제안, 이력서 및 송장도 마찬가지입니다. 종이가 문에 도착하면 한 번 처리하고 가능한 한 즉시 재활용하거나 파쇄하십시오.

영수증의 PDF 문서를 만들어 종이 사본을 인쇄하는 대신 온라인에 저장하십시오. 이해하기 쉬운 온라인 파일링 시스템을 만드십시오. 그리고 중요한 문서를 잃어버리지 않도록 최소한 매주 수행하는 정기적인 백업 시스템을 개발하십시오. 백업용 외장 하드 드라이브가 필요할 만큼 데이터가 충분하지 않은 경우 플래시 드라이브 또는 CD가 작동할 수 있습니다.

영수증, 계약서 및 기타 문서를 스캔하고 저장할 수 있는 저렴한 스캐너가 없는 경우 구입하는 것을 고려하십시오. 서명한 계약서를 반환해야 하고 고용주나 고객이 원할 경우 계약서를 스캔하고 서명한 후 팩스로 다시 보낼 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 기록을 위해 서명한 계약을 최소한 스캔하고 저장할 수 있습니다.

그 개념을 한 단계 더 발전시켜 전자 팩스 서비스에 등록하는 것을 고려하십시오. 여러 회사에서 이 서비스와 함께 제공되는 소프트웨어를 월 $40에 제공합니다. 전자 팩스 또는 인터넷 팩스라고도 하는 인터넷 팩스를 사용하면 종이를 사용하는 팩스 기계 없이도 팩스를 보내고 받을 수 있습니다. 컴퓨터에서 만든 모든 문서는 전자 메일이나 웹을 통해 팩스로 보낼 수 있습니다.

방화벽을 추가하고 소프트웨어를 평가하여 전자 문서에 대한 적절한 보안을 확보하고 사이버 도둑으로부터 문서를 보호할 수 있는지 확인하십시오. 더 필요하다고 생각되면 더 견고한 것을 구입하십시오.

한 번에 한 영역에서 작업하여 문서가 거의 없는 사무실로 점차적으로 구축하십시오. 연간 연말 정리를 계획하십시오. 파일을 살펴보고 단순히 CD에 저장해야 하는 모든 것을 옮깁니다.

그리고 어떤 종이는 사라지지 않는다는 사실을 받아들이십시오. 증서, 출생 증명서, 공증 문서 및 일부 세금 관련 항목은 안전하게 보관하기만 하면 됩니다. 다행히 다른 변경 사항을 적용할 때쯤이면 남은 용지를 보관할 큰 상자가 필요하지 않을 것입니다!

다음으로, 문서 관리 시스템을 넘어 종이 없는 사무실 업무를 보다 효율적으로 만들 수 있는 종이 없는 사무실 솔루션에 대해 살펴보겠습니다.

문서 관리는 종이 없는 사무실의 중요한 부분이지만 다른 기술을 사용하면 전자 통신으로 쉽게 전환할 수 있습니다. 목표가 종이를 없애는 것이라면 다음 옵션을 살펴보십시오.

데이터 백업 -- 종이 없는 솔루션이 작동하려면 회사에서 디지털 문서가 복제된다는 사실을 아는 보안이 필요합니다. 이는 디스크, 하드 드라이브 또는 서버에 대한 현장 백업을 통해 수행할 수 있습니다. 그러나 덜 사용되는 일부 데이터는 단순히 보관하거나 기록 보관을 위해 또는 특정 시점에 필요할 경우를 대비하여 온/오프 사이트에 저장할 수 있습니다[출처: Digital Assets ].

문서 호스팅 서비스를 제공하는 회사는 종종 데이터 보관 서비스를 제공합니다. 또한 데이터베이스의 정확한 복사본 또는 미러링된 리포지토리를 오프사이트에 보관하는 데이터 미러링을 제공하여 회사에서 언제든지 연결하여 사용할 수 있습니다.

전자 팩스 -- 전자 팩스를 통해 회사는 더 이상 종이를 사용하는 팩스기가 필요하지 않습니다. 수신 팩스는 디지털 이미지로 변환되어 개별 전자 메일 상자로 전송됩니다. 마찬가지로 데스크탑에서 작성한 문서를 이메일이나 웹을 통해 팩스로 보낼 수 있습니다. 팩스는 또한 모든 사람이 볼 수 있도록 종이 사본을 분실하거나 팩스기에 남겨 둘 수 없기 때문에 더 안전합니다.

보안 솔루션 -- 전자 문서는 그 자체로 종이 이상의 보안 수준을 제공하지만 문서 관리 솔루션의 일부로 제공되는 보안 수준 이상을 원할 수 있습니다. 보안 솔루션을 선택할 때 보안의 세 가지 주요 사항을 고려하십시오. 무단 침입으로부터 보호하여 기밀성을 제공합니까? 장치 내의 데이터를 변경할 수 없다는 무결성이 있습니까? 그리고 데이터베이스를 사용하기 전에 승인을 요구하여 가용성을 제한합니까?

기술이 발전함에 따라 종이 문제에 대한 다른 솔루션이 분명히 나타날 것입니다. 개발 중인 것 중 하나는 스타일러스로 얇은 디지털 디스플레이에 표기할 수 있는 Xerox Corp.의 전자 종이입니다. 표기법은 지우거나 디지털 방식으로 저장할 수 있습니다. 또 다른 Anoto Group의 지능형 논문은 스타일러스로 표기할 수 있지만 자기 잉크를 사용합니다. 표기법은 종이와 동시에 컴퓨터 화면에 나타납니다.

종이 없는 사무실 및 관련 주제에 대한 자세한 내용은 다음 페이지의 링크를 확인하십시오.

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