10 consejos para la planificación de eventos sostenibles

En 2009, la banda U2 generó muchas quejas, e incluso manifestantes, por la enorme huella de carbono que dejó su gira mundial que los llevó a 44 lugares en todo el mundo. Si bien la banda expresó la esperanza de compensar su impacto ambiental negativo, una consultora de carbono del Reino Unido afirmó que para hacerlo, tendrían que plantar la friolera de 20,118 árboles. ¡Eso es mucho cavar!

Pero U2 no está solo: los eventos grandes y pequeños son conocidos por generar grandes cantidades de desechos, usar demasiada energía e incluso generar contaminación. Pueden ser pesadillas ambientales. Pero, ¿realmente tienen que ser eso? ¿Por qué no dar los pasos para que su próximo evento sea sostenible?

La sostenibilidad se trata de ser responsable: ambiental, social y económicamente. Entonces, más que solo reducir su impacto ambiental negativo, también puede tener un impacto positivo.

La planificación anticipada contribuye en gran medida a que un evento no solo sea exitoso, sino también ecológico. Cuanto antes incluya la sostenibilidad en la agenda, más fácil será implementarla. Así que planifique con anticipación y planifique a fondo. En esta lista, compartiremos 10 consejos para ayudar a que el próximo evento que planee sea algo que la Madre Tierra apruebe.

1. Haga que todos participen
2. Encuentra el momento perfecto
3. Haz correr la voz (verde)
4. Mantente inteligente
5. Deténgase con los folletos
6. Alimentar bien a las personas
7. ¡No te olvides de divertirte (verde)!
8. Reduzca la reutilización reciclan
9. Darse prisa
10. Elija un lugar sostenible

Si está trabajando con proveedores, o incluso solo con amigos y familiares, asegúrese de que sepan que la sostenibilidad es una prioridad desde el principio. Si todos están en la misma página desde el principio, es más fácil esperar que sigan hasta el final; incluso pueden presentar sus propias sugerencias para hacer que el evento sea más ecológico. Asegúrate de que tus invitados también conozcan tu objetivo.

Una forma de poner las cosas en marcha en la dirección correcta es crear una declaración de impacto ambiental al comienzo de su proyecto y darles una copia a todos los involucrados. Una declaración de impacto ambiental es un documento que describe el impacto de las acciones planificadas en el medio ambiente. Podría describir el impacto típico de un evento como el suyo, incluido el uso de energía, la producción de desechos y la contaminación, y luego describir cómo planea mejorarlo. Puede decidir concentrarse en la reducción de desechos en un área en particular en lugar de tratar de hacer todo a la vez. O simplemente podría indicar sus planes generales de sostenibilidad para que todos los involucrados tengan un objetivo común cuando toman decisiones sobre su evento.

¿Quieres tener un ZeeWee?

Puede parecer una palabra divertida, pero sus intenciones son ciertamente elevadas. "ZeeWee" es un apodo para un evento de desperdicio cero. Así es; algunas personas emprenden esta tarea casi imposible. Combina mucha planificación, ingenio y cooperación para crear eventos que producen poco o ningún desperdicio, ¡pero creemos que puedes hacerlo!

Hay muchas maneras de reducir la huella ambiental de un evento, y una forma es elegir un momento para realizar el evento que facilite el uso de menos recursos. Por ejemplo, elija un mes en el que el clima sea templado, de modo que no necesite calentar o enfriar su lugar. También puede realizar su evento durante el día para que no necesite tanta electricidad para iluminar todo.

Tal vez el momento perfecto sea un momento de la semana o del día en el que no haya mucho tráfico para que la gente no pase tanto tiempo en la carretera tratando de llegar allí. Tal vez las horas de inicio y finalización del evento podrían coincidir con los horarios de los autobuses o trenes para que sea fácil para las personas usar el transporte público para llegar y salir. Puede elegir una época del año en la que se cosechen los alimentos locales, de modo que la comida que sirva no tenga que viajar tan lejos para llegar allí. Incluso podría evitar las épocas calurosas del año o del día para que las personas no se sientan tentadas a beber mucha agua embotellada.

Solo recuerda que si bien es bueno tener en cuenta el entorno al elegir una fecha y hora para tu evento, no debes descuidar por completo las necesidades de tus asistentes. Su momento perfecto será un equilibrio entre las medidas de ahorro de energía y recursos y la comodidad para sus invitados.

Informar a la gente sobre su evento no tiene por qué ser un gran desperdicio de recursos. ¿Realmente necesita folletos, postales, boletines y anuncios impresos para decirles a todos cuándo y dónde ir? En su lugar, intente enviar invitaciones electrónicamente o utilizar las redes sociales para correr la voz. El uso de la Web también le brinda una manera fácil de obtener confirmaciones de asistencia en el acto. La radio y la televisión locales son otra excelente manera de hacer publicidad que no hace crecer el basurero.

Si debe enviar invitaciones o anuncios en papel, considere usar papel reciclado y hacer que las invitaciones o los anuncios sean lo más pequeños posible para usar la menor cantidad de papel. En lugar de tener tarjetas de devolución para las respuestas, dígales a las personas que llamen para confirmar su asistencia o que se registren en línea para el evento.

Y cuando envíe sus anuncios o invitaciones, no olvide mencionar que su evento tiene en mente la sostenibilidad (nunca es demasiado pronto para que las personas piensen en formas de ser amables con el medio ambiente).

A veces, los viajes de larga distancia son inevitables, pero el hecho de que los invitados lleguen de fuera de la ciudad no significa que no pueda encontrar formas (y lugares) ecológicos para acomodarlos.

Si los huéspedes necesitan un lugar para pasar la noche, anímelos a quedarse en hoteles ecológicos u otros alojamientos que sean conscientes del medio ambiente. Un hotel "verde" es un hotel que tiene en cuenta las cuestiones ambientales y se dedica a preservar y proteger el medio ambiente a través de prácticas sostenibles. Visite la Asociación de Hoteles Ecológicos para obtener información sobre los lugares participantes para hospedarse. También puede comunicarse directamente con los hoteles para conocer sus prácticas de gestión ambiental. Algunos de estos podrían incluir apagar la calefacción y el aire acondicionado en las habitaciones vacías, evitar artículos de tocador de tamaño personal, reciclar y ofrecer un programa para que los huéspedes reutilicen la ropa de cama día a día.

También tenga en cuenta dónde se encuentran los hoteles. Los alojamientos cerca de su lugar de celebración, o cerca de rutas de transporte público de fácil acceso, alientan a los invitados a llegar de otra manera que no sea en automóvil.

El papel constituye la mayor parte de los materiales de desecho que se tiran en eventos especiales, alrededor del 27 por ciento, según un estudio de la Junta de Manejo Integrado de Residuos de California. No hay sorpresa allí. Si alguna vez ha estado en una conferencia de negocios, probablemente se fue con tantos folletos, volantes, paquetes y panfletos que se sintió agobiado al salir por la puerta. ¿Y dónde están todos esos volantes ahora? ¿En la basura?

Los eventos a veces pueden tener mucho papel, especialmente si hay información que debe compartirse con todos. Para reducir la cantidad de papel que utiliza, no entregue volantes, carpetas o panfletos a los asistentes. En su lugar, envíe materiales por correo electrónico a los invitados con anticipación o cree un sitio web con toda la información necesaria. Si es importante que los invitados vean algo, muéstrelo en una pantalla para todos a la vez en lugar de distribuir copias individuales. Al reducir la cantidad de papel que flota alrededor, reduce los desechos y la basura.

Los ingredientes de una comida estadounidense típica viajan entre 1500 y 2500 millas (2414 a 4023 kilómetros) solo para llegar a su plato. Cuando se trata de planificar el menú, puede reducir el consumo de energía y la contaminación eligiendo alimentos de vendedores locales o contratando vendedores de alimentos que usen productos locales de temporada que no tengan que viajar tan lejos para llegar allí. Si es posible, sirva comida orgánica, que no requiera el uso de pesticidas y fertilizantes sintéticos que pueden dañar el medio ambiente. Si desea que sus vendedores de alimentos utilicen materiales reutilizables y electrodomésticos de bajo consumo, asegúrese de que lo sepan con anticipación y asegúrese de que sea parte de su contrato.

Evite las bebidas embotelladas o envasadas individualmente, que pueden generar una enorme cantidad de residuos innecesarios. En su lugar, anime a los asistentes a traer sus propios envases de bebidas y ofrezca estaciones de llenado, o entregue envases de bebidas reutilizables, como vasos o botellas que los asistentes puedan rellenar.

reconocer el buen trabajo

Si sus proveedores lo han ayudado a crear un evento ecológico exitoso, asegúrese de reconocerlos y recompensarlos por hacer un esfuerzo adicional. Envíe cartas o correos electrónicos de agradecimiento, bríndeles buenas reseñas en línea o hable con ellos en un periódico o revista local. Mostrar aprecio podría alentarlos a emprender más medidas ecológicas en el futuro.

Of course there has to be something to entertain your guests -- but just because it's fun doesn't mean it has to be wasteful.

Choose local acts and speakers who don't need to travel very far to get to your event. Once they're there, minimize their setup to reduce energy consumption and waste -- does the hot new local band you're featuring really need a smoke machine and strobe lights to wow the crowd? Probably not.

Vaya un paso más allá al hacer de la sostenibilidad una característica del entretenimiento. Los huéspedes pueden participar en juegos y trivias relacionadas con el medio ambiente. Encuentre un orador que tenga un mensaje centrado en el medio ambiente para que los invitados piensen en su propio impacto en el planeta. Si planea tener actividades y excursiones adicionales fuera de su sede, considere actividades que lleven a las personas a disfrutar del medio ambiente local sin dañarlo, como caminatas por la naturaleza y actividades de ecoturismo.

Siempre ha escuchado el dicho "reducir, reutilizar, reciclar" y ahora puede implementar los tres mientras planifica su evento.

Igual de importante es asegurarse de que los esfuerzos de reciclaje, y lo que se espera que hagan los huéspedes para contribuir, sean muy visibles. Use letreros codificados por colores (o incluso imágenes) para que el reciclaje sea infalible. Asegúrese de que todas sus áreas de reciclaje se vean iguales en todo el lugar para que sean fáciles de identificar. Recuerde, cuanto más fácil es hacer el reciclaje, más probable es que la gente lo haga (eso se aplica tanto a los vendedores como a los invitados).

A menos que esté organizando una fiesta de vecindario , casi todas las personas que asistan a su evento tendrán que viajar allí de alguna manera. Si bien no puede controlar por completo cómo se mueven las personas, puede dar a sus asistentes un empujón en la dirección correcta.

Seleccione un lugar al que se pueda caminar o al que la gente pueda llegar usando el transporte público. Si el transporte público no es una opción, organice el transporte grupal desde los puntos de recogida comunes. Incluso animar a los huéspedes a compartir viajes y viajes en vehículos compartidos puede ayudar: si puede reducir la cantidad de vehículos individuales para llevar a las personas allí, está reduciendo su impacto ambiental negativo. Para ayudar a que las personas participen, considere ofrecer incentivos, como una bebida gratis o un premio, a las personas que elijan llegar de otra manera que no sea en automóvil. Por último, no olvide informar a los huéspedes cuáles son las opciones de transporte preferidas, especialmente si no están familiarizados con el área.

Elegir el lugar adecuado puede ser la parte más importante para hacer que su evento sea sostenible. Encuentre un lugar que tenga un historial de sostenibilidad ambiental y esté dispuesto a cooperar con su misión, o trabaje con un lugar que se adapte a sus necesidades. ¿Ya tienen instalaciones de reciclaje en el sitio? ¿Qué tan eficiente es la energía? ¿Qué pasa con la elección de proveedores del lugar? ¿Utilizan prácticas sostenibles? Recuerde revisar los contratos para asegurarse de que su lugar participará en los esfuerzos ecológicos de la manera que cree que lo harán.

Al elegir un lugar, también hay algunas decisiones que puede tomar que ayudarán a reducir el consumo y el desperdicio de energía. Por ejemplo, no reserve un espacio que sea más grande que la cantidad de invitados que planea tener (la mayoría de los lugares pueden decirle cuántas personas tiene cabida en un espacio para varios tipos de funciones). Elija una ubicación a la que se pueda acceder fácilmente utilizando el transporte público. Si está utilizando varios lugares, elegir instalaciones cercanas entre sí puede reducir la necesidad de transportar personas a largas distancias de un lugar a otro.

Para obtener más ideas de planificación de eventos y mejores prácticas para que su próximo evento sea divertido y respetuoso con el planeta, consulte los enlaces en la página siguiente.

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