5 consejos para organizarse en el trabajo

Comenzar un nuevo trabajo es uno de los eventos más estresantes de la vida. Desde aprender un nuevo viaje hasta dominar diferentes conjuntos de habilidades (sin mencionar tratar de averiguar si su jefe encuentra su sentido del humor refrescante o repugnante), es difícil desarrollar un sistema organizativo desde cero. Más allá de comenzar un trabajo, muchos de nosotros nos encontramos hambrientos de una pequeña organización, incluso si hemos estado trabajando duro en la misma oficina durante años.

Pero llegar a un lugar donde te sientas seguro y preparado en tu carrera significa mucho más que simplemente mantener tus lápices cuidadosamente guardados en tu taza de café "I Don't Do Mondays" .

En las próximas páginas, analizaremos las formas en que puede organizar su espacio y usted mismo para obtener condiciones de trabajo óptimas. Desde la limpieza hasta la calma, disiparemos algunos rumores sobre cómo manejar varias tareas a la vez es mejor que una sola, y explicaremos por qué un espacio de trabajo desordenado no siempre significa caos.

1. Ordena tu escritorio (o no)
2. Establecer buenos hábitos
3. Administre el tiempo en lugar de realizar múltiples tareas
4. Haz que tu espacio trabaje para ti
5. Ser realista

Puede que no sea una sorpresa que el primer consejo para organizarse en el trabajo incluya un amable recordatorio de que es necesario realizar una limpieza a fondo de su espacio de trabajo. Pero antes de sumergirse de lleno en las pilas de informes, recordatorios y rechazos que se hacen pasar por su escritorio, tenga en cuenta que no todo el mundo necesita un escritorio impecable para funcionar.

Un agujero negro de papeles y suministros de oficina realmente podría hacer que algunas personas pierdan la cabeza organizada, en cuyo caso puede ser necesaria una gran limpieza. Pero para otros, existe un cierto método para la locura de una oficina desordenada. No se atasque sintiéndose culpable por su espacio de trabajo; si tienes un sistema que funciona para ti, úsalo. Dicho esto, podría ser útil tomarse al menos unos minutos cada semana para revisar su escritorio para ver lo que ya no necesita y tirarlo [fuente: Bonkamp ].

Incluso aquellos que pueden funcionar alegremente en el caos deben recordar guardar las cosas una vez que hayan terminado con ellas, dejándote, como mínimo, solo una gran cantidad de cosas que realmente necesitas.

Ya sea que esté comenzando una nueva posición o simplemente tratando de administrar una carga de trabajo agitada, no se puede negar que hacer algunos intentos simples para programar su tiempo lo beneficiará a largo plazo. Naturalmente, mantener un calendario de reuniones, fechas límite y fechas para almorzar, por lo menos, evitará que lo despidan.

Pero más allá de un calendario, crear y mantener hábitos agregará mucha estructura (y alivio del estrés) a su día. No estamos hablando de hábitos como descansos regulares para fumar a media mañana, sino más bien de cosas como reservar un período de diez minutos al final del día para ordenar su espacio o tener un tiempo establecido para archivar papeles [fuente: Cigna ]. Configure sistemas para su jornada laboral, como formas de priorizar de manera efectiva la correspondencia por correo electrónico . La configuración de filtros automáticos que dirigirán el correo electrónico a carpetas de proyectos específicos le permitirá concentrarse en un proyecto a la vez, por ejemplo.

Lo has escuchado antes: aquellos que pueden equilibrar diez tareas a la vez son los que llegan a la cima del montón de trabajo. Si puede acceder a una conferencia por Skype mientras responde correos electrónicos , reprende a su asistente y distribuye informes a sus superiores, lo más probable es que tenga la gestión escrita sobre usted.

¿Pero es eso realmente cierto? Considere un estudio financiado por Hewlett-Packard que encontró que los trabajadores distraídos por el correo electrónico y las llamadas telefónicas sufrieron una caída del coeficiente intelectual de casi el doble que las personas que fumaban marihuana [fuente: New Atlantis ].

Establezca una regla para centrar su atención en materiales como facturas, elementos de acción e incluso correos electrónicos solo una vez. En lugar de prestar un poco de atención a varias áreas diferentes, es posible que se sienta menos atolondrado si asume una tarea y la termina por completo (o al menos hasta un tiempo establecido para detenerse) [fuente: Bomkamp ]. Esta estrategia también lo ayudará a mantener el desorden al mínimo al archivar o deshacerse de los papeles de inmediato.

A menos que seas Batman , trabajar en una cueva oscura y húmeda como oficina no te hará sentir productivo. Si bien no todos podemos disfrutar de las comodidades de una hermosa vista del horizonte desde nuestra cómoda oficina en la esquina, tomar algunas medidas para que su entorno de trabajo sea agradable ayudará a reducir el estrés .

Poner fotos de amigos, familiares o adorables animales bebés durmiendo la siesta es un enfoque tradicional para un espacio de trabajo feliz. En lugar de notas adhesivas con recordatorios frenéticos de fechas límite, tenga plantas, flores o incluso una vela relajante en su escritorio. Incluso las cosas simples, como tener a mano la gran pila de papeles pendientes, pero no directamente en su línea de visión, pueden ayudarlo a concentrarse en la tarea en cuestión (en lugar de preocuparse por lo que aún debe hacer). Recuerde que la organización simplemente no prospera en condiciones estresantes, así que manténgase motivado con descansos y recompensas por la diligencia.

Al hacer de su espacio un lugar atractivo para trabajar, se liberará del pánico que genera el temor al trabajo.

¿Quiere saber un pequeño y sucio secreto para mantenerse organizado? No finjas que puedes.

En lugar de tratar de lidiar con sus ansiedades y deberes laborales, establezca metas realistas sobre lo que puede controlar y lo que necesita dejar de lado. Establecer objetivos pequeños y razonables para realizar tareas relacionadas con el trabajo le permitirá mantenerse en el camino y al mismo tiempo mantener una sensación de logro [fuente: Bomkamp ]. También es una excelente manera de recordar lo que puede hacer, en lugar de lo que debe hacer.

En el camino, comunique su estado en proyectos a compañeros de trabajo o superiores; te mantendrás encaminado y recibirás comentarios sobre la marcha. También es importante ser específico acerca de sus metas. En lugar de simplemente decirte vagamente que "hagas mucho" en el trabajo ese día, asigna tareas específicas, como terminar un informe antes del mediodía.

¿Ya te sientes más realista y organizado? Para felicitarte, sigue leyendo para obtener mucha más información y consejos relacionados con el trabajo.

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