Las reuniones de trabajo sin sentido son su propio infierno especial. Ya sea el tipo que no deja de hablar o la mujer que nunca dice nada porque está constantemente revisando su teléfono, todo puede ser más un obstáculo que una ayuda, especialmente si el líder de la reunión no toma el control. Pero hay esperanza. Nos comunicamos con la consultora de productividad empresarial Theresa Ward de The Fiery Feather para responder preguntas comunes sobre cómo convertir las tediosas reuniones semanales en verdaderas sesiones de colaboración.
1. ¿Cómo puedo evitar que las personas se desvíen?
El aburrimiento es la kriptonita de cualquier buena reunión, por lo que los líderes eficaces deben encontrar formas de inyectar novedad incluso en la reunión semanal más rutinaria. Es necesario cierto grado de coherencia, dice Ward, porque no quiere que la gente sea sorprendida por completo, pero también hay algunos trucos fáciles para mezclar las cosas.
Si siempre tienes que cubrir los mismos cuatro o cinco puntos de la agenda, "no hables de los mismos temas en el mismo orden todas las semanas", dice Ward, "porque entonces la gente va a pensar, 'Oh, este es el 20 minutos en los que me distraigo y estos son los cinco minutos en los que presto atención ".
Encuentre formas de incorporar nuevas voces a la conversación. Cada semana, por ejemplo, puede asignar a un miembro diferente del equipo para que esté en el "asiento caliente", sugiere. Dependiendo del tipo de reunión que se lleve a cabo, la persona elegida puede compartir algo interesante que haya aprendido, leído o visto esta semana, o hablar sobre una pasión o pasatiempo personal que haya estado haciendo fuera del trabajo.
"La novedad de esa voz fresca va a estimular nuestros jugos cerebrales lo suficiente como para decir: 'Voy a permanecer controlado al menos durante unos minutos más'", dice Ward.
Pero quizás el consejo más importante para mantener a la gente comprometida es vigilar el reloj.
"La gente se distraerá cuando no tenga una idea clara de cuándo terminará la reunión", dice Ward. "Respetar los tiempos finales es enorme".
Como líder de la reunión, regístrese a la mitad (o incluso con más frecuencia) y anuncie: "Bien, nos quedan 15 minutos y vamos a cubrir estos X puntos de la agenda". Es una actualización suficiente para mantener el cerebro de las personas en la tarea hasta la línea de meta.
2. ¿Cómo mantengo a la gente alejada de sus dispositivos?
La multitarea no es algo real. Nuestros cerebros solo pueden manejar una tarea a la vez, por lo que revisar el correo electrónico y enviar mensajes de texto a la niñera a escondidas socavará el objetivo de tener una reunión, que es enfocar nuestra capacidad intelectual colectiva en un conjunto específico de temas.
Debido a que el zumbido de un bolsillo es una gran distracción, Ward recomienda guardar todos los dispositivos durante las reuniones. Y dado que separarnos de nuestros teléfonos inteligentes, incluso durante 20 minutos, es casi traumático para algunos de nosotros, tiene que haber la aceptación de todo el grupo.
Ward sugiere ser creativo e inyectar algo de alegría en el pacto de "no usar teléfonos inteligentes". Una vez trabajó para un cliente que colocó la casa de sus sueños de Barbie en la parte trasera de la sala de conferencias y la llamó la "casa del teléfono celular". Se convirtió en parte de la cultura de la oficina compartida dejar su dispositivo en la casa del teléfono celular antes de que comenzaran las reuniones. No te preocupes, Ken lo vigilará.
3. ¿Cómo consigo con tacto que los excursionistas se callen?
Cada reunión tiene uno, la persona que tiene que agregar sus 25 centavos (dos hubieran sido suficientes) a cada ítem de la agenda, que descarrila conversaciones productivas divagando comentarios fuera de tema, y parece que no puede resistirse al sonido de su propia voz.
El "compromiso desequilibrado", como lo llama Ward, no solo hace perder el tiempo a todos, sino que socava la verdadera colaboración. Las personas que siempre necesitan estar en el centro de atención introducen un elemento tóxico en las reuniones que fomenta el resentimiento entre todos los demás asistentes.
Afortunadamente, existen soluciones que no requieren cambiar la hora de la reunión sin avisar al excursionista. Ward dice que comienza con una agenda clara que todos reciben antes de la reunión que tiene nombres adjuntos a cada tema. Si el excursionista sabe que tendrá la oportunidad de brillar, estará más dispuesto a dejar que otros tengan su turno.
Otro truco para mantenerse concentrado es algo llamado "estacionamiento".
"Un estacionamiento es básicamente una pizarra o un documento web que es un espacio dedicado para los temas que surgen durante la reunión de los que no tenemos tiempo para hablar hoy, pero hablaremos de otro momento", explica Ward. . "Te comprometes a escribir delante de todos, 'Escuché lo que dijiste. Eso es importante. Démosle a ese tema el tiempo dedicado que merece en una reunión posterior o una discusión fuera de línea".
¿Y si el jefe es el excursionista? Si él o ella está dirigiendo la reunión, es posible que tenga que vivir con ella (o enviarles este artículo casualmente). Pero si usted es el líder de la reunión, Ward sugiere asignar un miembro del equipo rotativo para que sea el cronometrador. Si todos están de acuerdo en darle a Brenda el control del reloj, entonces ella tiene la autoridad para interrumpir la discusión, incluida la historia del jefe sobre la vez que conoció a Bono en el baño del aeropuerto, y pasar al siguiente punto de la agenda.
4. ¿Cómo puedo mejorar la temida reunión virtual?
Se suponía que las reuniones en línea iban a hacer la vida más fácil, no más difícil. Pero una vez que haya asistido a algunas reuniones virtuales en las que la mitad de los participantes llaman por conexiones de teléfono celular confusas y la otra mitad está viendo claramente clips de YouTube en una pestaña abierta del navegador, entonces casi se siente nostálgico por una buena sala de conferencias sin alma pasada de moda. .
Una reunión virtual bien ejecutada comienza estableciendo algunas reglas básicas, dice Ward. Si se trata de una reunión permanente, comience de nuevo pidiendo a todos que envíen una regla básica que consideren importante para mejorar estas reuniones. Quizás se espera que todos inicien sesión desde una computadora, no desde un teléfono. O acordamos no realizar múltiples tareas durante las llamadas. Cuando las personas tienen la oportunidad de aportar ideas, es más probable que sigan las reglas.
Un problema es si todo el mundo tiene que encender su cámara web durante las reuniones virtuales. Poder ver a los otros participantes definitivamente tiene sus ventajas, dice Ward. Es útil leer pistas no verbales, sentirse más como un equipo o incluso reafirmar una cultura empresarial informal. Pero si va a convertir en una regla mantener las cámaras web encendidas, debe explicar por qué es importante y también estar dispuesto a dejar que las personas se salgan del anzuelo si sienten que están teniendo un día de cabello / piel / cara particularmente malo. .
Ward tiene un consejo adicional para los equipos que se encuentran dispersos por todo el país (o alrededor del mundo) y nunca tienen la oportunidad de encontrarse cara a cara. Asegúrese de reservar unos minutos al principio o al final de la reunión para un registro personal. Una pequeña charla ayuda en gran medida a crear camaradería, ya que los equipos virtuales se pierden todas las interacciones informales de una oficina convencional.
5. ¿Qué pasa si pido aportaciones / ideas y nadie da ninguna?
Esto podría ser una cuestión de compromiso, sin duda, pero también puede haber diferencias de personalidad en juego.
"Algunas personas son más introvertidas y tienen más dificultades para procesar verbalmente sus pensamientos en un entorno grupal", dice Ward. "En lugar de poner a las personas en apuros, pregúnteles con anticipación. Envíe un mensaje a todo el equipo diciendo: 'Pueden enviarme tres ideas por correo electrónico antes de la reunión o estar preparado para presentar sus tres ideas durante la reunión'".
Otra táctica para mejorar el compromiso es hacer más explícita la intención de la reunión. Una de las sugerencias de Ward es ir a Thesaurus.com y buscar sinónimos de la palabra "reunión".
"Si desea que la reunión funcione principalmente como una sesión de lluvia de ideas, llámela sesión de lluvia de ideas", dice. "Entonces es más probable que las personas se presenten con la expectativa mental de que estarán compartiendo ideas. Si se llama una 'verificación de estado de 15 minutos', traerán un conjunto diferente de expectativas".
Y si la reunión dura más de 15 minutos, es culpa de Brenda.
Ahora eso es genial
La empresa de marketing Percolate ideó seis reglas simples para las reuniones , la primera es: "¿Realmente necesitas una reunión?" ¡Buena pregunta!
