Cet article vise à vous donner les clés pour organiser des rétrospectives efficaces et percutantes — et éviter la situation ci-dessus ⬆️.

La rétrospective est un temps de communication privilégié. Cela permet à l'équipe de se féliciter des succès récents et de prendre le temps de réfléchir à ce qui n'a pas si bien fonctionné et qui pourrait être amélioré.

In fine, l'objectif de la rétrospective est d'identifier des améliorations ou de nouvelles pratiques pour aider l'équipe à être plus efficace.

Chez Yousign, 3 types de rétrospectives sont régulièrement organisées.

1) Rétrospective de Squad

Pourquoi : Créer un esprit d'équipe au sein du Squad et revoir l'itération passée pour améliorer les pratiques de livraison avec des actions spécifiques.

Qui : Tous les membres de l'équipe (développeurs, chefs de produit, responsable de l'ingénierie, assistance qualité).

Quand : Une fois à la fin du sprint ou toutes les 2 à 3 semaines si vous travaillez en Kanban.

Combien de temps : 1 heure suffit généralement.

2) Rétrospective de fin d'initiative

Pourquoi : Réfléchissez à une initiative terminée et identifiez ce qui s'est bien passé et ce qui pourrait être mieux fait la prochaine fois pour capitaliser sur notre expérience.

Qui : Membres actifs de l'initiative et parties prenantes impliquées.

Quand : Une semaine ou deux après la fin d'une initiative ou après une publication importante.

Combien de temps : cela dépend de l'initiative mais généralement cela prend entre 1,5 et 2 heures.

3) Rétrospective de l'équipe produit

Pourquoi : Identifiez les facteurs clés menant au succès de l'équipe et convenez d'actions pour obtenir des résultats encore meilleurs.

Qui : membres de l'équipe produit (chefs de produit, responsables marketing produit, concepteurs de produit).

Quand : Une fois par trimestre.

Combien de temps : cela dépend de la taille de l'équipe mais cela prend généralement entre 2 et 3 heures.

Comment préparer la rétrospective

Vous pouvez considérer cette partie comme un guide étape par étape à suivre pour organiser une rétrospective — bien sûr, elle doit être adaptée à votre contexte, vos besoins et votre organisation.

Ce guide est axé sur la « rétrospective de fin d'initiative » mais il peut facilement être adapté à tout type de rétrospective.

Une bonne préparation est un facteur clé pour la réussite de votre rétrospective. Au total, cela devrait vous prendre environ une heure et garantira que tous ceux qui assistent à cette réunion ont le bon état d'esprit au moment de la rétrospective.

Lister les accompagnateurs

Travaillez votre casting. La rétrospective est un moment privilégié pour mettre toutes les parties prenantes dans une salle pendant une courte période : n'oublier personne. Vous devez inclure à la fois les personnes qui ont travaillé en tant que contributeurs et décideurs.

N'invitez pas trop de monde. Avoir plus de 12 personnes dans une rétrospective peut induire des difficultés d'animation et les gens peuvent parler moins librement. Trois options peuvent être envisagées si vous estimez que trop de personnes sont invitées :

• Choisissez un représentant pour chaque équipe ou demandez à leur responsable qui devrait être inclus.
• Organiser pour l'équipe d'ingénierie une rétrospective distincte axée sur la partie livraison du projet. Même dans ce cas, au moins une personne de l'équipe d'ingénierie doit être invitée, il s'agit généralement du responsable de l'ingénierie.
• Scindez le groupe en deux sous-groupes équilibrés et organisez deux rétrospectives en même temps.

Un bon animateur doit être le plus neutre possible et n'est idéalement pas impliqué dans le projet pour éviter les préjugés. C'est pourquoi il est difficile à la fois d'animer et de participer à une rétrospective.

La meilleure solution ici est de demander l'aide d'un de vos collègues préférés qui n'est pas impliqué dans ce projet. Attention, vous devrez tôt ou tard lui rendre la pareille. À partir de là, le pilote doit être impliqué dans toutes les étapes suivantes de la préparation.

Choisissez le format

De nombreux formats de rétrospectives existent et je n'en conseillerai aucun. Cependant, il faut considérer deux choses :

• Choisissez un format qui correspond au type de sortie que vous visez. Par exemple, vous voudrez peut-être avoir une rétrospective orientée vers l'action ou simplement vous concentrer sur les forces et les faiblesses de l'équipe.
• Considérez qu'il peut s'agir de la première rétrospective pour certains des participants, évitez donc un format plus avancé comme le Voilier.

D'après mon expérience, le Keep Drop Start est un bon début et est très orienté vers l'action. Si vous avez des rétrospectives régulières avec votre équipe, vous avez de nombreuses opportunités d'explorer de nouveaux formats et d'animer à tour de rôle.

Réserver un créneau dans le calendrier

Cette étape peut être la plus délicate de tout le processus et doit être anticipée. Vous devez choisir une date qui correspond à l'emploi du temps de chacun et qui n'est pas trop éloignée de la fin du projet.

Si peu de personnes ne peuvent pas participer du tout, vous pouvez envisager de recueillir leurs commentaires avant l'événement principal. Le pilote sera la bonne personne pour partager les commentaires avec le groupe.

Préparer le diaporama

Le diaporama est un outil essentiel pour transmettre des messages clés au participant. Il devrait toujours — au moins — inclure ces trois parties, même pour les équipes les plus expérimentées :

1. Pourquoi il est important de faire une rétrospective . Quels sont les résultats attendus et comment ces apprentissages seront mis à profit pour être meilleurs à l'avenir.
2. Petit rappel de la chronologie du projet. Toutes les personnes n'ont pas travaillé à plein temps sur le projet et ne savent pas ce qui s'est passé en détail. C'est encore plus important s'il s'agissait d'un projet à long terme
3. Les règles basiques mais indispensables à suivre pour avoir une rétrospective efficace. Cette partie peut sembler étrange ou évidente, mais il est toujours utile de rappeler aux gens que nous ne sommes pas là pour pointer du doigt les gens et que nous attendons de chacun qu'il soit dans un état d'esprit positif et constructif. Cela ne signifie pas que nous ne pouvons pas être en désaccord, mais cela signifie que nous devons le faire de manière constructive. Voici un exemple de lignes directrices.

• Les gens ne doivent pas être interrompus
• Se moquer des gens n'est pas acceptable
• Ce qui est dit peut être gardé secret

Encore une fois, le pilote peut vous aider à construire ce diaporama mais il n'est pas l'acteur principal ici.

Partagez le diaporama avec tous les participants

Partager les diapositives à l'avance aide les gens à savoir à quoi s'attendre et cela devrait être fait environ une semaine avant la rétrospective. Un rappel doit également être envoyé deux jours avant le jour J.

Deux choses doivent être demandées aux participants lorsque vous partagez le jeu de diapositives :

• Donnez votre avis sur la chronologie, car tout le monde peut avoir une perspective différente sur les événements passés.
• Préparez ce qu'ils ont l'intention de dire, donc quand ils arrivent à la réunion, gardez à l'esprit les choses les plus importantes à partager.

Comment animer la rétrospective

Outils

Je ne gagnerai rien en disant cela - mais mon outil préféré jusqu'à présent est metroretro.io . C'est un outil gratuit et facile à utiliser qui possède cette fonctionnalité étonnante pour masquer ou afficher les notes autocollantes. Pour ceux qui envisagent d'animer une rétrospective dans la vraie vie, les post-it et les feutres sont vos amis, assurez-vous simplement d'avoir un mur (pas en brique sinon les post-it ne colleront pas) ou un tableau à votre disposition.

Animation

Pour cette étape, je supposerai que vous avez choisi le Keep Drop Start. Cependant, ce qui suit peut s'appliquer à tous les formats avec une partie divergente et une partie convergente.

L'animation de cette réunion devra être menée par le pilote, le chef de projet n'interviendra que pour présenter la chronologie du projet.

1. Introduction

Cette partie devrait durer une dizaine de minutes et est dédiée à la présentation du diaporama préparé au préalable. C'est une occasion parfaite pour rappeler à chacun ce qui est attendu et ce qui va se passer.

2) Divergence

Les gens listent ce qu'ils ont en tête pour chaque catégorie (Keep, Drop, Start et questions). Si vous avez beaucoup de participants ou un délai court, vous pouvez fixer une limite de 3 ou 5 post-its par catégorie par personne.

Ensuite, les participants partagent les uns après les autres ce qu'ils ont écrit en expliquant brièvement ce qu'ils ont en tête. À ce stade, il est très important d'être aussi bref que possible car vous aurez ensuite le temps d'aborder chaque sujet. Les notes autocollantes partagées ne doivent pas encore être discutées par le groupe, un temps dédié vient pour cela juste après.

3) Convergence

En fait, pour le pilote et vous-même, la phase de convergence commence lorsque les gens commencent à partager leurs notes autocollantes. L'objectif est de regrouper les retours par thème en temps réel afin qu'une fois que chacun a présenté ses idées, il ne vous reste plus qu'à décider avec l'équipe quel sujet doit être abordé en premier.

N'hésitez pas à demander aux gens leur avis sur chaque sujet, posez des questions, demandez « pourquoi ? », et assurez-vous que chacun a la possibilité de s'exprimer. Le résultat de ces discussions pour chaque sujet devrait être une liste d'actions pour améliorer la façon dont le groupe travaille ensemble. Si vous ne trouvez pas la solution tout de suite, une bonne idée peut être de se demander ce qu'il faut faire pour tendre vers une meilleure situation, cela peut être "organiser un atelier pour recueillir des idées" ou "parler avec Axelle le CTO de ce problème ”.

Trois choses sont importantes lorsque vous définissez une action :

• Il doit contenir un verbe sinon ce n'est pas une action
• Quelqu'un devrait être responsable de cette action
• Un délai ou un calendrier doit être fixé

Si certains sujets ne sont pas abordés, vous pouvez proposer de les traiter de manière asynchrone ou fixer une courte réunion dédiée avec les personnes concernées.

Une réunion rétrospective est aussi un lieu pour célébrer les réussites. Avant de passer à ce qui devrait être amélioré, prenez le temps de résumer ce qui s'est bien passé.

J'anime une rétrospective avec des gens avec qui je travaille, qu'est-ce qui pourrait mal tourner ?

Tout ne se passe pas toujours comme prévu, voici une liste de situations courantes auxquelles vous pouvez être confronté et des idées pour les résoudre :

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Les personnes ne voulant pas partager ou ne trouvant pas l'espace pour partager

Explication : Cela peut provenir de plusieurs raisons. Certaines personnes peuvent être timides et avoir peur de parler en public, devant des parties prenantes ou devant leur responsable. Certaines personnes peuvent également ne pas avoir d'opinion spécifique sur un sujet spécifique. D'autres pourraient ne pas être aussi investis que prévu et ne veulent pas participer activement à ce genre de réunion.

Solutions possibles : assurez-vous de demander régulièrement à ce participant s'il souhaite partager quelque chose sur le sujet en cours.

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Les gens sont agressifs

Explication : Il peut s'agir d'un symptôme de personnes sous pression ou simplement d'un mécanisme de défense. Gardez à l'esprit que les gens ont des façons différentes de communiquer, ce qui signifie qu'une phrase que vous percevez comme agressive peut ne pas être perçue de la même manière par celui qui la prononce.

Solutions possibles : Ne lâchez pas prise une seule fois, dès que vous repérez quelqu'un d'agressif, rappelez au groupe les règles d'or de la rétrospective. Faites-le plusieurs fois si nécessaire. Si cela ne fonctionne pas, il peut être utile de faire des commentaires à cette personne après la réunion. Heureusement, cette situation est très rare.

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Les gens pointant la responsabilité de quelqu'un

Explication : Il peut s'agir d'un symptôme de personnes sous pression ou simplement d'un mécanisme de défense. Cela peut également être dû à une mauvaise compréhension des objectifs et des règles de la rétrospective ou à un manque d'expérience de cet atelier.

Solutions possibles : idem ci-dessus. Vous pouvez également essayer d'amener le groupe à se concentrer sur des actions concrètes qu'ils pourraient entreprendre, les amenant à penser à l'avenir au lieu de s'attarder sur le passé.

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Les gens qui veulent partager BEAUCOUP

Explication : Certaines personnes aiment simplement parler beaucoup et partager leurs points de vue. Cela peut aussi venir de personnes qui ne sont pas à l'aise avec le silence. La plupart du temps, ils ne s'en rendent même pas compte. Elle vient aussi souvent de parties prenantes ou de dirigeants désireux de partager leurs points de vue.

Solutions possibles : Il faut s'assurer qu'au cours de la réunion chacun ait la possibilité de s'exprimer et de donner son avis sur les différents sujets. Vous pouvez par exemple rappeler au groupe que le temps passe vite et demander si d'autres personnes ont d'autres opinions. Assurez-vous simplement que les avis des personnes qui parlent le plus ne soient pas surreprésentés dans la synthèse rétrospective partagée avec l'entreprise.

Après l'atelier

En tant qu'animateur de la rétrospective, votre rôle ici est de résumer les enseignements de la rétrospective et de les partager avec l'entreprise.

Attention au niveau de granularité. Il est important de garder à l'esprit que la plupart des personnes dans l'entreprise n'ont pas travaillé sur le projet : ne soyez pas trop technique et essayez de présenter le contenu de manière exhaustive. Cela ne signifie pas cacher des informations, cela signifie avoir différents niveaux de granularité dans votre document.

Le groupe décide de ce qui doit être partagé et de ce qui ne doit pas l'être. Si vous voulez que la rétrospective soit un espace de liberté d'expression et d'honnêteté, vous devez vous mettre d'accord avec eux sur ce qui doit être partagé et ce qui doit être conservé au sein du groupe. Demandez aux gens leur consentement et leurs commentaires avant de partager quoi que ce soit.

La rétrospective n'est utile que si des actions sont entreprises et qu'un suivi est fait régulièrement. Cette responsabilité est partagée entre l'animateur, les préposés et le gestionnaire.

J'espère que cet article vous aidera à organiser de meilleures rétrospectives ou simplement vous guidera dans votre première. Quoi qu'il en soit, si vous souhaitez partager votre expérience, vos bonnes pratiques ou vos retours d'expérience, n'hésitez pas à utiliser la section commentaires ci-dessous.

Comment mener une checklist rétrospective efficace