Comment organiser votre désordre d'une Dropbox une fois pour toutes
Dropbox est l'une de ces énormes applications omniprésentes, telles que Gmail, iMessage ou Spotify , qui ajoute constamment de nouvelles fonctionnalités . Mais si vous n'utilisez pas le service quotidiennement, vous risquez de manquer certains des outils qui ont été ajoutés. La mise à jour la plus récente de Dropbox mérite qu'on s'y attarde, car elle vous offre un meilleur moyen de gérer plus facilement des masses de fichiers.
Nous recherchons tous de meilleures façons d'organiser nos contenus numériques, qu'il s'agisse d'e-mails, de photos, de listes de lecture ou de documents importants, et c'est exactement ce que la nouvelle fonctionnalité Dropbox appelée dossiers automatisés est conçue pour faire. Une fois les dossiers configurés, les fichiers qui leur sont envoyés peuvent être automatiquement nommés, triés ou convertis selon les besoins.
Il est plus facile de comprendre comment cela fonctionne une fois que vous l'avez essayé. Ouvrez Dropbox sur le Web , accédez à l'endroit où vous souhaitez que votre dossier automatisé se trouve, puis cliquez sur Créer et dossier automatisé . Il vous sera demandé de donner un nom à votre nouveau dossier et de choisir le type de traitement automatisé que vous souhaitez appliquer aux fichiers qu'il contient.
Vous avez six choix : trier les fichiers dans des dossiers de mois et d'année, les renommer, les décompresser ou les convertir en images, vidéos ou PDF. Choisissez la dernière option, par exemple, et tous les fichiers ajoutés au dossier automatisé, des documents Word aux JPG, seront convertis au format PDF à l'aide de l'outil de conversion intégré de Dropbox.
Choisissez votre automatisation, cliquez sur Suivant et vous pourrez la personnaliser. Les options que vous voyez ici varient en fonction de l'automatisation. Si vous renommez des fichiers, par exemple, vous pourrez définir le modèle pour le changement de nom (vous pouvez commencer les noms de fichiers par une date, par exemple, et inclure le nom du dossier parent.
L'automatisation que vous avez choisie est appliquée aux nouveaux fichiers, quelle que soit la manière dont ils sont ajoutés, via le client de bureau, via les applications mobiles ou via l'interface Web. Vous pouvez modifier les paramètres du dossier en cliquant sur les trois points à côté de celui-ci sur l'interface Web et en choisissant Modifier l'automatisation .
La même boîte de dialogue vous permet de suspendre temporairement l'automatisation, si vous en avez besoin (via le commutateur à bascule Actif / Pause ), ou de vous en débarrasser complètement (via l'icône de la corbeille) - bien que le dossier et les fichiers restent. Vous pouvez également ajouter une autre automatisation en allant dans un dossier et en cliquant sur les trois points en haut, puis sur Ajouter une automatisation . La même option vous permet de transformer un dossier normal existant en un dossier automatisé.
Une automatisation promise par Dropbox et mentionnée dans sa documentation de support est la possibilité de baliser automatiquement les fichiers lorsqu'ils sont ajoutés à un dossier. Cette option ne s'affiche pas pour nous au moment de la rédaction, mais j'espère qu'elle apparaîtra bientôt, car elle semble être l'une des automatisations les plus utiles que Dropbox pourrait offrir.
Vous pouvez également ajouter des balises manuellement, via l'interface Web de Dropbox. Sélectionnez un dossier, un fichier ou un groupe de fichiers, et vous verrez un champ Balises sur le côté droit : Entrez vos balises ici, en appuyant sur Entrée après chacune. L'ajout de balises a pour avantage de faciliter la recherche ultérieure de vos fichiers, en particulier si les fichiers relatifs à un certain sujet ou à une certaine idée sont répartis dans plusieurs dossiers de votre compte Dropbox.
L'application Web Dropbox dispose d'une meilleure fonction de recherche que vous ne l'auriez imaginé (utilisez le champ de recherche qui apparaît en haut de chaque écran). Vous pouvez affiner vos résultats en fonction du dossier ou du type de fichier, et si vos termes de recherche correspondent à une balise particulière, vous pourrez sélectionner la balise sous la zone de recherche.
Dropbox a ajouté une autre fonctionnalité connexe qu'elle appelle l'organisation multi-fichiers. Il trie automatiquement les fichiers dans des sous-dossiers en fonction des dates, des mots-clés ou de la fréquence à laquelle vous interagissez avec eux. Vous pouvez utiliser l'organisation multi-fichiers via l'application Web dans n'importe quel dossier qui n'est pas un dossier automatisé : cliquez sur les trois points en haut, puis choisissez Organisation multi-fichiers dans la liste.
Certaines des options que vous verrez correspondent aux options de dossier automatisé. Vous pouvez choisir parmi Inactivité , Mois , Année , Mot clé et Déplacement intelligent - Dropbox ne dit pas exactement comment fonctionne l'option de déplacement intelligent, mais vous pouvez au moins prévisualiser les suggestions « intelligentes » sur l'écran suivant avant qu'elles ne soient appliquées.
Vous obtenez également quelques options de personnalisation. Vous pouvez choisir le mot clé à trier, par exemple, ou la durée qui compte comme « inactivité » (30 jours ou 90 jours). La fonction d'organisation multi-fichiers est cependant plus une opération ponctuelle - une fois l'organisation effectuée, c'est fait. Les mêmes règles ne seront pas appliquées aux fichiers ajoutés au dossier à l'avenir, bien que dans le cas des options Mois et Année, vous ayez la possibilité d'ajouter l'automatisation.
Pour faciliter la gestion de vos dossiers automatisés, vous pouvez tous les voir sur un seul écran via le portail Web. Cliquez sur votre photo de profil (en haut à droite), puis sur Automatisations , ou rendez-vous directement sur www.dropbox.com/automations pour les voir. Vous pouvez voir quels dossiers sont impliqués et quelles automatisations sont appliquées, et les mettre en pause, les redémarrer, les modifier et les supprimer si nécessaire.
