Quel est mon travail ? ?

C'est la question la plus importante à laquelle un membre du personnel veut une réponse. Quel est mon travail au quotidien ? Quel est mon rôle et où cela se situe-t-il dans l'organisation en général et dans cette structure d'équipe ? Qui me soutient et me supervise ? Comment les décisions sont-elles prises ? Quelle est ma relation avec mes pairs ? Quelle est la voie de la progression ?

En tant que chef d'équipe ou gestionnaire, votre travail consiste à créer un niveau de détail fondamental sur ces questions. Sans cela, vous placez des limites automatiques au bonheur et à la productivité de votre personnel. Mais répondre à la question n'est jamais "un et fait", ce qui signifie que vous ne pouvez pas simplement leur donner un document d'intégration et supposer qu'ils vont tout comprendre sur le rôle. La plupart des recherches suggèrent qu'il faut 6 à 12 mois pour qu'une personne soit complètement installée et à l'aise dans son travail.

Cela signifie que la réponse à « quel est mon travail » ou à l'une de ces autres questions est un cycle continu de conseils jusqu'à ce que votre personnel ait suffisamment de clarté et d'appropriation du rôle , et puisse générer sa propre compréhension de son travail à mesure que les choses évoluent. Au début, vous devrez peut-être être très normatif avec votre personnel sur ce qu'est leur travail quotidien, par exemple en créant leurs plans de travail hebdomadaires pour eux. Au fil du temps, vous voulez qu'ils soient en mesure de comprendre la situation dans son ensemble, de savoir quels sont les projets importants et de créer leurs propres plans de travail hebdomadaires dont vous pourrez discuter.

Des rôles et une structure clairs sont des ingrédients clés d'une performance constante de l'équipe

Vous voulez que les choses soient arrangées de manière à ce que vos employés puissent laisser couler leur éclat et leur énergie sans être distraits par des rôles vagues et une structure vague.

Imaginez ceci… imaginez si votre bureau était couvert de papiers, de livres, de divers vieux cordons d'ordinateur, d'emballages alimentaires, de quelques tasses à café. Pour que vous puissiez vous mettre au travail, vous devez libérer de l'espace pour installer votre ordinateur, vous empilez donc tous les déchets, ce qui fonctionne pendant un certain temps, jusqu'à ce qu'une des piles tombe ou commence à glisser sur votre clavier ; il faudrait à nouveau s'arrêter de travailler pour remettre les choses sur la pile… Au bout d'un moment, cela devient plus qu'une simple distraction ennuyeuse, cela devient une source de ressentiment.

C'est ce que ressent votre personnel lorsque les rôles et la structure ne sont pas clairs : ils veulent faire leur travail, en fait ils sont excités pour cela et ont de bonnes idées sur le travail, mais ils continuent à être distraits par tout le bric-à-brac brouiller leur espace de travail. Votre travail en tant que chef d'équipe consiste à vous débarrasser de l'encombrement structurel afin que votre personnel dispose d'un espace de travail propre et puisse voir un chemin clair pour faire un excellent travail.

Comment faire:

1 Créez un organigramme pour votre équipe (ou organisation) qui montre les relations entre les différents postes de l'organisation, s'il n'en existe pas déjà. Il est essentiel de montrer les lignes de rapport. Les gens veulent à juste titre savoir qui est leur superviseur - rappelez-vous que, de leur point de vue, cette personne prend des décisions concernant leur travail et leurs responsabilités, ET joue le rôle central dans leur évaluation.

L'organigramme doit indiquer les rôles de l'équipe et tous ceux qui en font partie (par leur nom), même s'ils sont temporaires ou informels. Cela crée de la confusion et de la méfiance à regarder un organigramme qui comporte 5 rôles, sachant très bien qu'il y a 8 personnes dans l'équipe - nous savons que ces 3 autres personnes travaillent et contribuent à l'équipe, mais comme elles ne le sont pas sur le tableau, cela signifie-t-il qu'ils sont exemptés de supervision… et de responsabilité ?

2 Assurez-vous d'avoir des descriptions de poste pour chaque rôle dans l'équipe, car elles seront extrêmement utiles, en particulier pour les nouveaux employés qui essaient de définir leur travail. La description de poste doit décrire les rôles et responsabilités de base du poste, ainsi que de qui (par rôle) la personne relèvera directement (par exemple, « ce poste relève du directeur des ventes »).

3 Les projets ont également besoin de rôles et d'une structure clairs. Bien que les organisations aient généralement une structure organisationnelle explicite, c'est dans le domaine des projets que les équipes peuvent échouer et que la confusion peut se reproduire. Il est tout aussi important de clarifier les rôles pour des projets spécifiques que de clarifier les rôles dans l'ensemble de l'équipe, d'autant plus que la plupart des travaux sont effectués dans des projets et que les projets vont et viennent avec le temps.

Par exemple, si votre équipe a 4 projets prioritaires, il est probable que différents membres de l'équipe jouent des rôles différents. Evelyn est la responsable de la nouvelle campagne publicitaire, mais elle n'est pas la personne ressource du projet d'intégration technologique. Chacun doit avoir une idée claire de son rôle au sein de l'équipe ET au sein d'un projet donné. C'est souvent là où les managers sont le moins clairs, mais vous le faites à votre propre détriment. Vous trouverez ci-dessous un exemple de la matrice DARCI (une évolution de RACI) qui est particulièrement utile pour clarifier les rôles du projet.

Dans l'exemple mis en évidence, Malcolm est la personne-ressource (le « A ») pour le projet « Engagez du nouveau personnel ». Cela signifie que vous, Yolanda, comptez sur lui pour vous assurer qu'il y a un plan de projet et que les choses avancent selon le calendrier. Malcolm a la responsabilité d'organiser les réunions d'équipe et de s'assurer que chacun a ses devoirs. Malcolm et Edward feront la majeure partie du travail de recrutement et d'entretien, mais ils recevront une aide spécifique d'Andrea (qui rédigera les descriptions de poste) et de Patrice (qui s'assurera que les annonces d'embauche sont publiées dans tous les points de vente concernés) — une fois ces tâches particulières accomplies, Andrea et Patrice ne seront plus vraiment impliqués dans le projet.

Vous pensez peut-être que c'est trop pointilleux et trop formel - "ne pouvons-nous pas simplement affecter 4 personnes pour travailler sur le projet en équipe?" Oui, vous pouvez, mais à long terme, l'utilisation de DARCI crée un processus beaucoup plus fiable et un meilleur développement d'équipe si les gens ont des rôles distincts sur des projets temporaires. Au minimum, vous voulez affecter le décideur et la personne responsable (si vous êtes le gestionnaire, alors selon toute vraisemblance, vous serez généralement le décideur). L'utilisation de la structure DARCI vous donne 3 choses :

1. Il réduit l'ambiguïté en clarifiant les rôles.
2. Cela crée un processus d'équité dans les rôles de leadership et une opportunité pour chacun de pratiquer ses compétences en leadership (chacun peut jouer à tour de rôle le "A" sur différents projets). Il s'agit d'un moyen simple de s'assurer que quelqu'un n'est pas désigné comme « A » parce qu'il est le plus bruyant ou à cause d'un parti pris inconscient.
3. Cela permet une meilleure évaluation des compétences et des lacunes en leadership de chaque personne au fur et à mesure qu'elle passe par différents rôles dans les projets (il est tout aussi important pour les gens d'être un « R » efficace que d'être un « A » efficace).

Même si les rôles et la structure peuvent vous sembler clairs comme la lumière du jour, l'acte de « clarifier les rôles du personnel et la structure globale » est en fait une pratique continue. Cela signifie que vous devrez régulièrement réitérer les rôles et la structure à mesure que les personnes, les projets et l'organisation évoluent (et pour être clair, il y a toujours un certain niveau d'évolution de tout ou partie de ces choses).

Les rôles et la structure sont des éléments cruciaux qui permettent la stabilité. Ils sont en fait au centre de l'impact continu car ils sont l'échafaudage à travers lequel votre vision et vos plans circulent. N'oubliez pas que la poursuite des objectifs de votre équipe est un processus dynamique rempli de grandes et petites incertitudes, dont certaines que vous pouvez contrôler et d'autres que vous ne pouvez pas. Un soutien relativement facile mais puissant que vous pouvez apporter à votre équipe consiste à éliminer l'une de ces sources d'incertitude (et d'anxiété) en étant clair et transparent sur les rôles et la structure.