Questo articolo mira a darti le chiavi per organizzare retrospettive efficienti e di grande impatto — ed evitare la situazione di cui sopra ⬆️.

La retrospettiva è un momento privilegiato di comunicazione. Permette al team di congratularsi con se stesso per i recenti successi e prendersi del tempo per riflettere su ciò che non ha funzionato così bene e potrebbe essere migliorato.

In definitiva, l'obiettivo della retrospettiva è identificare miglioramenti o nuove pratiche per aiutare il team a essere più efficiente.

A Yousign, vengono organizzati regolarmente 3 tipi di retrospettive.

1) Retrospettiva della squadra

Perché: creare uno spirito di squadra all'interno della squadra e rivedere l'iterazione passata per migliorare le pratiche di consegna con azioni specifiche.

Chi: tutti i membri della squadra (sviluppatori, product manager, responsabile tecnico, assistenza qualità).

Quando: una volta alla fine dello sprint o ogni 2-3 settimane se lavori in Kanban.

Quanto tempo: 1 ora di solito è sufficiente.

2) Retrospettiva di fine iniziativa

Perché: rifletti su un'iniziativa finita e identifica cosa è andato bene e cosa potrebbe essere fatto meglio la prossima volta per capitalizzare la nostra esperienza.

Chi: Membri attivi dell'iniziativa e stakeholder coinvolti.

Quando: Una o due settimane dopo la fine di un'iniziativa o dopo un rilascio importante.

Quanto tempo: dipende dall'iniziativa ma di solito ci vogliono tra 1,5 e 2 ore.

3) Retrospettiva del team di prodotto

Perché: identifica i fattori chiave che portano al successo del team e concorda le azioni per ottenere risultati ancora migliori.

Chi: membri del Product Team (Product Manager, Product Marketing Manager, Product Designer).

Quando: una volta ogni trimestre.

Quanto tempo: dipende dalle dimensioni della squadra ma di solito ci vogliono tra le 2 e le 3 ore.

Come preparare la retrospettiva

Puoi considerare questa parte come una guida passo passo da seguire per organizzare una retrospettiva — ovviamente, dovrebbe essere adattata al tuo contesto, alle tue esigenze e alla tua organizzazione.

Questa guida è incentrata sulla “Retrospettiva di fine iniziativa” ma può essere facilmente adattata a qualsiasi tipo di retrospettiva.

Una buona preparazione è un fattore chiave per il successo della tua retrospettiva. Tutto sommato, dovrebbe volerci circa un'ora e assicurerà che tutti i partecipanti a questo incontro abbiano la giusta mentalità quando arriverà il momento della retrospettiva.

Elenca gli assistenti

Lavora sul tuo casting. La retrospettiva è un momento privilegiato per riunire tutti gli stakeholder in una stanza per un breve periodo: non dimenticate nessuno. Dovresti includere sia persone che hanno lavorato come contributori che decisori.

Non invitare troppe persone. Avere più di 12 persone in una retrospettiva può indurre difficoltà di animazione e le persone potrebbero parlare meno liberamente. Se ritieni che siano state invitate troppe persone, puoi prendere in considerazione tre opzioni:

• Scegli un rappresentante per ogni squadra o chiedi al loro manager chi dovrebbe essere incluso.
• Organizza per il team di ingegneri una retrospettiva separata incentrata sulla parte di consegna del progetto. Anche in quel caso, dovrebbe essere invitata almeno una persona del team di ingegneri, di solito è il direttore tecnico.
• Dividere il gruppo in due sottogruppi equilibrati e organizzare due retrospettive contemporaneamente.

Un buon animatore deve essere il più neutrale possibile e idealmente non è coinvolto nel progetto per evitare pregiudizi. Ecco perché è stimolante animare e partecipare a una retrospettiva.

La soluzione migliore qui è chiedere aiuto a uno dei tuoi colleghi preferiti che non è coinvolto in questo progetto. Attenzione, prima o poi dovrai ricambiare il favore. A partire da qui il pilota dovrebbe essere coinvolto in tutte le fasi successive della preparazione.

Scegli il formato

Esistono molti formati retrospettivi e non ne consiglierò nessuno. Tuttavia, due cose devono essere considerate:

• Scegli un formato che si adatti al tipo di output a cui miri. Ad esempio, potresti voler avere una retrospettiva orientata all'azione o semplicemente concentrarti sui punti di forza e di debolezza della squadra.
• Considera che potrebbe essere la prima retrospettiva per alcuni dei partecipanti, quindi evita un formato più avanzato come la barca a vela.

Dalla mia esperienza, Keep Drop Start è un buon inizio ed è molto orientato all'azione. Se hai regolari retrospettive con la tua squadra, hai molte opportunità di esplorare nuovi formati e alternare l'animazione.

Prenota uno slot nel calendario

Questo passaggio potrebbe essere il più complicato dell'intero processo e dovrebbe essere anticipato. Devi scegliere una data che si adatti al programma di tutti e che non sia troppo lontana dalla fine del progetto.

Se poche persone non ce la fanno affatto, puoi considerare di raccogliere il loro feedback prima dell'evento principale. Il pilota sarà la persona giusta per condividere il feedback con il gruppo.

Prepara il mazzo di diapositive

Il mazzo di diapositive è uno strumento essenziale per trasmettere messaggi chiave al partecipante. Dovrebbe sempre — almeno — includere queste tre parti, anche per i team più esperti:

1. Perché è importante fare una retrospettiva . Quali sono i risultati attesi e come questi apprendimenti saranno sfruttati per essere migliori in futuro.
2. Un breve promemoria della cronologia del progetto. Non tutte le persone hanno lavorato a tempo pieno al progetto e sanno cosa è successo in dettaglio. È ancora più importante se si trattava di un progetto a lungo termine
3. Le regole basilari ma essenziali da seguire per avere una retrospettiva efficiente. Questa parte può sembrare strana o ovvia, ma è sempre utile ricordare alle persone che non siamo qui per puntare il dito sulle persone e che ci aspettiamo che tutti abbiano una mentalità positiva e costruttiva. Non significa che non possiamo essere in disaccordo ma significa che dobbiamo farlo in modo costruttivo. Ecco un esempio di linee guida.

• Le persone non dovrebbero essere interrotte
• Prendere in giro le persone non è accettabile
• Ciò che viene detto può essere tenuto privato

Ancora una volta, il pilota può aiutarti a costruire questo mazzo di diapositive, ma qui non è il giocatore principale.

Condividi il mazzo di diapositive con tutti i partecipanti

Condividere le diapositive in anticipo aiuta le persone a sapere cosa aspettarsi e questo dovrebbe essere fatto circa una settimana prima della retrospettiva. Un promemoria dovrebbe essere inviato anche due giorni prima del D-Day.

Due cose dovrebbero essere chieste ai partecipanti mentre condividi il mazzo di diapositive:

• Fornisci un feedback sulla sequenza temporale poiché ognuno può avere una prospettiva diversa sugli eventi passati.
• Prepara ciò che hanno intenzione di dire, così quando arrivano alla riunione con le cose più importanti da condividere in mente.

Come animare la retrospettiva

Utensili

Non guadagnerò nulla dicendo questo, ma il mio strumento preferito finora è metroretro.io . È uno strumento gratuito e facile da usare che ha questa straordinaria funzione per nascondere o mostrare note adesive. Per coloro che hanno intenzione di condurre una retrospettiva nella vita reale, foglietti adesivi e pennarelli sono tuoi amici, assicurati solo di avere a disposizione un muro (non fatto di mattoni altrimenti i foglietti adesivi non si attaccano) o una lavagna.

Animazione

Per questo passaggio, presumo che tu abbia scelto Keep Drop Start. Tuttavia, quanto segue può essere applicato a tutti i formati con una parte divergente e una convergente.

L'animazione di questo incontro dovrebbe essere guidata dal pilota, il project leader interverrà solo per presentare la tempistica del progetto.

1. Introduzione

Questa parte dovrebbe durare una decina di minuti ed è dedicata alla presentazione dello slide deck preparato in precedenza. È un'occasione perfetta per ricordare a tutti cosa ci si aspetta e cosa succederà.

2) Divergenza

Le persone elencano ciò che hanno in mente per ogni categoria (Keep, Drop, Start e domande). Se hai molti partecipanti o un lasso di tempo breve, puoi impostare un limite di 3 o 5 post-it per categoria a persona.

Quindi, i partecipanti condividono uno dopo l'altro ciò che hanno scritto spiegando brevemente cosa hanno in mente. A questo punto, è molto importante essere il più brevi possibile perché dopo avrai tempo per discutere ogni argomento. Le note adesive condivise non dovrebbero ancora essere discusse dal gruppo, subito dopo arriva un momento dedicato.

3) Convergenza

In realtà, per te e il pilota, la fase di convergenza inizia quando le persone iniziano a condividere le loro note adesive. L'obiettivo è raggruppare i feedback per tema in tempo reale, quindi una volta che tutti hanno presentato le loro idee, devi solo decidere con il team quale argomento dovrebbe essere discusso per primo.

Non esitare a chiedere alle persone la loro opinione su ogni argomento, fai domande, chiedi "perché?" e assicurati che tutti abbiano l'opportunità di parlare. Il risultato di queste discussioni per ogni argomento dovrebbe essere un elenco di azioni per migliorare il modo in cui il gruppo lavora insieme. Se non trovi subito la soluzione, una buona idea potrebbe essere quella di chiedersi cosa si dovrebbe fare per tendere a una situazione migliore, potrebbe essere "organizzare un workshop per raccogliere idee" o "parlare con Axelle il CTO di questo problema ”.

Tre cose sono importanti quando si definisce un'azione:

• Dovrebbe contenere un verbo altrimenti non è un'azione
• Qualcuno dovrebbe essere responsabile di questa azione
• Dovrebbe essere fissata una scadenza o una tempistica

Se alcuni argomenti non vengono affrontati, puoi proporre di trattarli in modo asincrono o fissare un breve incontro dedicato con le persone interessate.

Un incontro retrospettivo è anche un luogo per celebrare i successi. Prima di passare a ciò che dovrebbe essere migliorato, prenditi del tempo per riassumere ciò che è andato bene.

Sto conducendo una retrospettiva con le persone con cui lavoro, cosa potrebbe andare storto?

Non sempre tutto va come previsto, ecco un elenco di situazioni comuni che potresti incontrare e idee per risolverle:

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Persone che non vogliono condividere o che non trovano lo spazio per condividere

Spiegazione: Può derivare da molte ragioni. Alcune persone potrebbero essere timide e avere paura di parlare in pubblico, di fronte alle parti interessate o al proprio manager. Alcune persone potrebbero anche non avere un'opinione specifica su un argomento specifico. Altri potrebbero non essere così coinvolti come ci si potrebbe aspettare e non vogliono partecipare attivamente a questo tipo di incontro.

Possibili soluzioni: assicurati di chiedere regolarmente a questo partecipante se desidera condividere qualcosa sull'argomento attuale.

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Le persone sono aggressive

Spiegazione: può essere un sintomo di persone sotto pressione o solo un meccanismo di difesa. Tieni presente che le persone hanno modi diversi di comunicare, il che significa che una frase che hai percepito come aggressiva potrebbe non essere percepita allo stesso modo da chi la pronuncia.

Possibili soluzioni: Non lasciar perdere una volta, non appena vedi qualcuno essere aggressivo ricorda al gruppo le regole d'oro della retrospettiva. Fallo più volte se necessario. Se non funziona potrebbe essere utile dare un feedback a questa persona dopo l'incontro. Si spera che questa situazione sia molto rara.

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Persone che sottolineano la responsabilità di qualcuno

Spiegazione: può essere un sintomo di persone sotto pressione o solo un meccanismo di difesa. Potrebbe anche essere dovuto a una scarsa comprensione degli obiettivi e delle regole retrospettive o alla mancanza di esperienza con questo seminario.

Possibili soluzioni: come sopra. Puoi anche provare a guidare il gruppo a concentrarsi su azioni concrete che potrebbero intraprendere, portandoli a pensare al futuro invece di soffermarsi sul passato.

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Persone che vogliono condividere MOLTO

Spiegazione: ad alcune persone piace parlare molto e condividere i propri punti di vista. Può anche provenire da persone che non si sentono a proprio agio con il silenzio. Il più delle volte non se ne rendono nemmeno conto. Spesso proviene anche da parti interessate o leader desiderosi di condividere i propri punti di vista.

Possibili soluzioni: Devi assicurarti che durante l'incontro tutti abbiano l'opportunità di parlare e dare la loro opinione sui diversi argomenti. Puoi ad esempio ricordare al gruppo che il tempo vola e chiedere se altre persone hanno opinioni diverse. Assicurati solo che le opinioni delle persone che parlano di più non siano sovrarappresentate nel riepilogo retrospettivo condiviso con l'azienda.

Dopo l'officina

In qualità di animatore della retrospettiva, il tuo ruolo qui è quello di riassumere gli apprendimenti della retrospettiva e condividerli con l'azienda.

Fai attenzione al livello di granularità. È importante tenere presente che la maggior parte delle persone in azienda non ha lavorato al progetto: non essere troppo tecnico e cerca di presentare il contenuto in modo completo. Non significa nascondere informazioni, significa avere diversi livelli di granularità nel documento.

Il gruppo decide cosa deve essere condiviso e cosa no. Se vuoi che la retrospettiva sia uno spazio di libertà di parola e onestà, devi essere d'accordo con loro su cosa dovrebbe essere condiviso e cosa dovrebbe essere mantenuto all'interno del gruppo. Chiedi alle persone il consenso e il feedback prima di condividere qualsiasi cosa.

La retrospettiva è utile solo se vengono intraprese azioni e viene effettuato un follow-up su base regolare. Questa responsabilità è condivisa tra l'animatore, gli assistenti e il direttore.

Spero che questo articolo ti aiuti a organizzare migliori retrospettive o semplicemente ti guidi attraverso la tua prima. Ad ogni modo, se vuoi condividere la tua esperienza, buone pratiche o feedback, non esitare a utilizzare la sezione commenti qui sotto.

Come condurre un'efficiente lista di controllo retrospettiva