Excel può contenere “ una raccolta organizzata di informazioni strutturate, o dati ” (definizione di database presa da Oracle ); quindi tecnicamente si potrebbe affermare che Excel è un database (DB). Tuttavia, se usiamo questa definizione, qualsiasi tipo di file potrebbe essere un DB, anche un documento word...

Excel è un potente strumento per fogli di calcolo che consente di lavorare con i dati, non di memorizzarli! È relativamente facile e intuitivo, può essere trovato sulla maggior parte dei computer e sufficiente per la maggior parte degli scopi. Capisco la tentazione di usarlo come DB, ma non farlo! Non ti pentirai della decisione.

I dati sono tra le risorse più preziose della tua azienda, trattali come tali: non utilizzare mai Excel come database della tua azienda .

Problemi con Excel quando utilizzato come DB

L'integrità dei dati è un problema poiché i dati vengono corrotti troppo facilmente. I tipi di dati nelle celle non sono applicati, potrebbero inserire testo dove dovrebbero essere i numeri. Molto spesso i dati verranno inseriti/cancellati/modificati mediante inserimenti manuali. Ciò include l'inevitabile errore umano che prima o poi accadrà. La formattazione automatica e variabile può anche corrompere i dati, ad esempio la data trasformata in numero.

Lo spazio di archiviazione limitato diventerà presto un problema man mano che il tuo progetto/azienda (si spera) cresce e di conseguenza i dati che gestisci. Excel ha un limite rigido: 1.048.576 righe per 16.384 colonne. Anche le singole celle hanno dei limiti; larghezza massima della colonna: 255 caratteri (elenco completo dei limiti qui ).

Non progettato per multiutente . Capita spesso di lavorare su un singolo foglio di calcolo con altre persone e di inviarlo via email. Ciò porterà inevitabilmente a confusione con le versioni dei file, più persone che ci lavorano in modo sincrono (doppio lavoro) e non sono in grado di capire chi ha cambiato cosa e quando. Anche se condiviso nel cloud, c'è l'inevitabile problema che i collaboratori sovrascrivano il lavoro dell'altro. La cronologia delle versioni nel cloud è disponibile, ma noiosa da ricostruire. Chiunque può modificare i dati e aggiungere/eliminare elementi. Se l'accesso non è gestito correttamente, anche in forma anonima! Ricetta per il disastro.

Scarsa velocità/prestazioni man mano che i dati aumentano e le formule diventano più complesse. Anche l'ordinamento e il filtraggio possono essere problematici in Excel. DB molto più veloce e più semplice.

La sicurezza dei dati non viene applicata da utenti e ruoli specifici. Tutti possono accedere e modificare tutti i dati in modo non strutturato: in un DB questo è gestito con utenti e ruoli. Qualcosa andrà storto, probabilmente anche accidentalmente. Ad esempio, inviare un'e-mail con un foglio di calcolo alla persona sbagliata, eliminare accidentalmente un record, modificare una funzione o modificarne i limiti di cella.

Non supporta compiti complessi. Ottimo per flussi di lavoro lineari e relativi calcoli semplici. Con l'aumentare della complessità, i compiti diventano difficili con Excel. VBA offre una certa automazione, ma ha anche i suoi limiti. Excel non ha strutture per il meccanismo di indicizzazione o la relazione tra i record (offerti dai DB).

Noioso e richiede tempo. Spesso è necessario un sacco di copia incolla o lavoro manuale per adattare/formattare i dati. Perdita di tempo e soggetta a errori.

Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, Excel non è un'opzione DB accettabile.