Proces analizy porównawczej

Wprowadzenie

Aby firma odniosła sukces, musi konsekwentnie oceniać swoje wyniki.

W tym celu firmy muszą wyznaczać sobie standardy i mierzyć swoje procesy i wyniki względem uznanych liderów branży lub najlepszych praktyk z innych branż, które działają w podobnym środowisku.

Jest to powszechnie określane jako benchmarking w żargonie zarządzania.

Proces benchmarkingu jest stosunkowo nieskomplikowany. Aby taki proces zakończył się sukcesem, wystarczy trochę wiedzy i praktyczna wiedza.

Dlatego, z korzyścią dla kadry kierowniczej, studentów i ogółu zainteresowanych, poniżej przedstawiono kluczowe etapy procesu analizy porównawczej.

Podejście krok po kroku do benchmarkingu

Poniżej przedstawiono etapy procesu benchmarkingu:

(1) Planowanie

Przed przystąpieniem do analizy porównawczej konieczne jest, aby interesariusze korporacyjni zidentyfikowali działania, które wymagają analizy porównawczej.

Na przykład procesy, które zasługują na takie rozważenie, byłyby na ogół podstawowymi działaniami, które mogą zapewnić danemu przedsiębiorstwu przewagę konkurencyjną.

Takie procesy generalnie wiążą się z wysokimi kosztami, wielkością lub wartością. Aby uzyskać optymalne wyniki analizy porównawczej, konieczne jest ponowne zdefiniowanie nakładów i produktów; wybrane działania powinny być mierzalne, a tym samym łatwe do porównania, a zatem należy uzyskać wskaźniki porównawcze.

Przed przystąpieniem do procesu analizy porównawczej należy odpowiednio rozważyć całkowity przebieg procesu. Na przykład doskonalenie jednej podstawowej kompetencji ze szkodą dla innej okazuje się mało przydatne.

Dlatego wielu decyduje się na szczegółową dokumentację takich procesów (schemat procesu jest uważany za idealny do tego celu), aby zminimalizować pominięcia i błędy; w ten sposób umożliwiając firmie uzyskanie jaśniejszego obrazu jej celów strategicznych, głównych procesów biznesowych, oczekiwań klientów i krytycznych czynników sukcesu.

Uczciwa ocena mocnych i słabych stron firmy oraz obszarów problemowych okazałaby się bardzo przydatna przy dopracowywaniu takiego procesu.

Następnym krokiem w procesie planowania byłoby wybranie przez firmę odpowiedniego punktu odniesienia, na podstawie którego można zmierzyć jej wyniki.

Punktem odniesienia może być pojedynczy podmiot lub zbiorowa grupa przedsiębiorstw, które działają z optymalną wydajnością.

Jak wspomniano wcześniej, jeśli taka firma działa w podobnym środowisku lub jeśli przyjmie porównywalne podejście strategiczne, aby osiągnąć swoje cele, jej znaczenie byłoby rzeczywiście większe.

Należy zidentyfikować środki i praktyki stosowane w takich firmach, aby można było zbadać alternatywne procesy biznesowe.

Poza tym zawsze rozsądnie jest, aby firma określiła swoje cele przed rozpoczęciem procesu analizy porównawczej.

Należy również zwrócić należytą uwagę na przyjętą metodologię i sposób dokumentowania wyników. W takich przypadkach należy znaleźć zdolny zespół do przeprowadzenia procesu benchmarkingu, z należycie wyznaczonym liderem lub liderami, aby zapewnić płynną i terminową realizację projektu.

(2) Gromadzenie informacji

Informacje można ogólnie klasyfikować w podtekstach danych pierwotnych i danych wtórnych.

Aby wyjaśnić dalej, w tym przypadku dane pierwotne odnoszą się do gromadzenia danych bezpośrednio od samego przedsiębiorstwa / firm objętych analizą, podczas gdy dane wtórne odnoszą się do informacji uzyskanych z prasy, publikacji lub stron internetowych.

Badania eksploracyjne, badania rynku, badania ilościowe, nieformalne rozmowy, wywiady i kwestionariusze to nadal jedne z najpopularniejszych metod zbierania informacji.

Angażując się w badania podstawowe, firma, która ma przeprowadzić proces benchmarkingu, musi na nowo zdefiniować swoją metodologię zbierania danych.

Sporządzenie kwestionariusza lub ustandaryzowanego formatu wywiadu, przeprowadzenie badań podstawowych przez telefon, e-mail lub bezpośrednie wywiady, obserwacje na miejscu i systematyczne dokumentowanie takich danych jest niezbędne, jeśli proces benchmarkingu ma odnieść sukces.

(3) Analiza danych

Po zebraniu wystarczających danych zasadnicze znaczenie ma właściwa analiza takich informacji.

Analiza danych, prezentacja danych (najlepiej w formacie graficznym, dla łatwego odniesienia), projekcja wyników, klasyfikacja luk wydajnościowych w procesach oraz identyfikacja pierwotnej przyczyny, która prowadzi do powstania takich luk (powszechnie określane jako czynniki umożliwiające ), muszą być następnie przeprowadzone.

(4) Wdrożenie

Jest to etap procesu analizy porównawczej, na którym obowiązkowe staje się przemówienie . Ogólnie oznacza to, że należy dokonać daleko idących zmian, tak aby różnica w wydajności między ideałem a rzeczywistością została zmniejszona i wyeliminowana wszędzie tam, gdzie to możliwe.

Formalny plan działania promujący zmianę powinien być w idealnym przypadku sformułowany z uwzględnieniem kultury organizacji, tak aby zminimalizować opór, który zwykle towarzyszy zmianie.

Zapewnienie, że kierownictwo i personel są w pełni zaangażowani w proces, oraz że dostępne są wystarczające zasoby, aby sprostać niezbędnym usprawnieniom, będzie kluczowe dla powodzenia procesu analizy porównawczej.

(5) Monitorowanie

Podobnie jak w przypadku większości projektów, aby czerpać maksymalne korzyści z procesu analizy porównawczej, należy regularnie przeprowadzać systematyczną ocenę.

Asymilacja wymaganych informacji, ocena dokonanych postępów, powtórne powtórzenie wpływu zmian i dokonanie wszelkich niezbędnych korekt są częścią procesu monitorowania.

Wniosek

Jak widać, benchmarking może dodać wartość do przepływu pracy i struktury organizacji poprzez identyfikację obszarów wymagających ulepszeń i napraw.

Jest to rzeczywiście nieocenione w dążeniu organizacji do ciągłego doskonalenia.