Narzędzia do zarządzania projektami
Wprowadzenie
Zarządzanie projektami jest jednym z zadań o dużej odpowiedzialności w nowoczesnych organizacjach. Zarządzanie projektami jest wykorzystywane w wielu typach projektów, od tworzenia oprogramowania po opracowywanie samolotów myśliwskich nowej generacji.
Aby projekt zakończył się sukcesem, kierownik projektu lub zespół zarządzający projektem powinien mieć wsparcie zestawu narzędzi.
Mogą to być specjalnie zaprojektowane narzędzia lub zwykłe narzędzia zwiększające produktywność, które można zastosować do zarządzania projektami.
Zastosowanie takich narzędzi zwykle ułatwia pracę kierownikom projektów, a także ujednolica pracę i rutynę kierownika projektu.
Oto niektóre z tych narzędzi używanych przez kierowników projektów we wszystkich domenach:
Plan projektu
Wszystkie projekty, którymi powinien zarządzać kierownik projektu, powinny mieć plan projektu. Plan projektu szczegółowo opisuje wiele aspektów projektu, który ma zostać zrealizowany.
Przede wszystkim szczegółowo określa zakres projektu. Następnie opisuje podejście lub strategię zastosowaną w odniesieniu do zakresu projektu i celów projektu.
Strategia jest podstawą planu projektu. Strategia może się różnić w zależności od celu projektu i określonych wymagań projektu.
Alokacja zasobów i harmonogram dostaw to dwa pozostałe główne elementy planu projektu. Wyszczególniają one każdą czynność związaną z projektem, a także informacje, takie jak kto je wykonuje i kiedy.
Jest to ważna informacja dla kierownika projektu, jak również dla wszystkich innych interesariuszy projektu.
Lista kontrolna kamieni milowych
Jest to jedno z najlepszych narzędzi, z których może skorzystać kierownik projektu, aby określić, czy jest na dobrej drodze, jeśli chodzi o postęp projektu.
Kierownik projektu nie musi używać drogiego oprogramowania, aby to śledzić. Kierownik projektu może użyć do tego prostego szablonu programu Excel.
Lista kontrolna kamieni milowych powinna być dokumentem na żywo, który powinien być aktualizowany raz lub dwa razy w tygodniu.
Wykres Gantta
Wykres Gantta ilustruje harmonogram projektu i pokazuje kierownikowi projektu współzależności każdego działania. Wykresy Gantta są powszechnie stosowane w projektach każdego typu, od konstrukcji po tworzenie oprogramowania.
Chociaż wyprowadzenie wykresu Gantta wygląda na dość łatwe, jest to jedno z najbardziej złożonych zadań, gdy projekt obejmuje setki działań.
Istnieje wiele sposobów tworzenia wykresu Gantta. Jeśli projekt ma mały i prosty charakter, możesz utworzyć własny wykres Gantta w programie Excel lub pobrać szablon programu Excel z Internetu.
Jeśli projekt ma wysoką wartość finansową lub jest narażony na wysokie ryzyko, kierownik projektu może skorzystać z narzędzi programowych, takich jak MS Project.
Oprogramowanie do zarządzania projektami
Wraz z wprowadzeniem technologii komputerowej pojawiło się wiele narzędzi programowych opracowanych specjalnie do celów zarządzania projektami. MS Project to jedno z takich narzędzi, które podbiło serca kierowników projektów na całym świecie.
MS Project może być używany jako samodzielne narzędzie do śledzenia postępu projektu lub może być używany do śledzenia złożonych projektów rozproszonych w wielu obszarach geograficznych i zarządzanych przez wielu kierowników projektów.
Oprócz MS Project istnieje wiele innych pakietów oprogramowania do zarządzania projektami. Większość z tych nowych dodatków to portale internetowe do zarządzania projektami, w których członkowie projektu mają dostęp do szczegółów projektu i postępu z dowolnego miejsca.
Recenzje projektów
Kompleksowy mechanizm przeglądu projektów to świetne narzędzie do zarządzania projektami. Bardziej dojrzałe firmy mają zwykle bardziej rygorystyczne i kompleksowe przeglądy projektów w porównaniu z podstawowymi przeglądami przeprowadzanymi przez mniejsze organizacje.
W przeglądach projektów bierze się głównie pod uwagę postęp projektu i zgodność ze standardami procesu. Zazwyczaj przeglądom projektów towarzyszą audyty projektów przeprowadzane przez stronę trzecią (wewnętrzną lub zewnętrzną).
Niezgodności i działania są następnie śledzone w celu ich uzupełnienia.
Recenzje dostaw
Przeglądy dostaw zapewniają, że dostawy realizowane przez zespół projektowy spełniają wymagania klienta i są zgodne z ogólnymi wytycznymi dotyczącymi jakości.
Zazwyczaj zewnętrzny zespół lub przełożeni (wewnętrzni) przeprowadzają przegląd realizacji, a główni interesariusze realizacji projektu uczestniczą w tym wydarzeniu.
Przegląd dostawy może zdecydować o odrzuceniu dostawy ze względu na standardy jakości i niezgodności.
Karty wyników
Jeśli chodzi o wydajność zespołu projektowego, sposobem śledzenia jest karta wyników. Każdy kierownik projektu jest odpowiedzialny za dostęp do wyników członków zespołu i raportowanie ich wyższemu kierownictwu i HR.
Informacje te są następnie wykorzystywane do celów promocyjnych i rozwoju zasobów ludzkich. Kompleksowa karta wyników i ocena wydajności mogą ustawić członka zespołu na właściwej pozycji.
Wniosek
Kierownik projektu nie może wykonywać swojej pracy bez odpowiedniego zestawu narzędzi. Te narzędzia nie muszą być renomowanym oprogramowaniem ani czymś w tym rodzaju, ale mogą to być proste i sprawdzone techniki zarządzania pracami projektowymi.
Solidny zestaw narzędzi do zarządzania projektami zawsze sprawia, że praca kierowników projektów jest przyjemna i produktywna.