Trójkąt zarządzania projektem
Wprowadzenie
Trójkąt zarządzania projektami jest używany przez menedżerów do analizy lub zrozumienia trudności, które mogą pojawić się podczas wdrażania i wykonywania projektu. Wszystkie projekty, niezależnie od ich wielkości, będą miały wiele ograniczeń.
Chociaż istnieje wiele takich ograniczeń projektowych, nie powinny one stanowić przeszkód dla pomyślnej realizacji projektu i skutecznego podejmowania decyzji.
Dla każdego projektu istnieją trzy główne współzależne ograniczenia; czas, koszt i zakres. Jest to również znane jako trójkąt zarządzania projektami.
Spróbujmy zrozumieć każdy element trójkąta projektowego, a następnie jak stawić czoła wyzwaniom związanym z każdym z nich.
Trzy ograniczenia
Trzy ograniczenia w trójkącie zarządzania projektami to czas, koszt i zakres.
1 raz
Działania w ramach projektu mogą zająć krótszy lub dłuższy czas. Realizacja zadań zależy od szeregu czynników, takich jak liczba osób pracujących nad projektem, doświadczenie, umiejętności itp.
Czas jest kluczowym czynnikiem, którego nie da się kontrolować. Z drugiej strony niedotrzymanie terminów w projekcie może mieć negatywne skutki. Najczęściej głównym powodem upadków organizacji pod względem czasu jest brak zasobów.
2 - Koszt
Konieczne jest, aby zarówno kierownik projektu, jak i organizacja posiadały szacunkowy koszt podczas podejmowania projektu. Budżety zapewnią opracowanie lub wdrożenie projektu poniżej określonego kosztu.
Czasami kierownicy projektów muszą przeznaczyć dodatkowe zasoby, aby dotrzymać terminów, z karą dodatkowych kosztów projektu.
3 - Zakres
Scope analizuje wyniki podjętego projektu. Zawiera listę rezultatów, którymi musi zająć się zespół projektowy.
Skuteczny kierownik projektu będzie wiedział, jak zarządzać zarówno zakresem projektu, jak i każdą zmianą zakresu, która ma wpływ na czas i koszty.
Jakość
Jakość nie jest częścią trójkąta zarządzania projektami, ale jest ostatecznym celem każdej dostawy. W związku z tym trójkąt zarządzania projektem oznacza jakość.
Wielu kierowników projektów uważa, że „wysoka jakość wiąże się z wysokimi kosztami”, co do pewnego stopnia jest prawdą. Wykorzystanie zasobów niskiej jakości do dotrzymania terminów projektów nie gwarantuje powodzenia całego projektu.
Podobnie jak w przypadku zakresu, jakość będzie również ważnym elementem projektu.
Sześć etapów zarządzania projektem
Projekt przechodzi sześć etapów podczas swoich cykli życia, które opisano poniżej:
Project Definition - Odnosi się to do zdefiniowania celów i czynników, które należy wziąć pod uwagę, aby projekt zakończył się sukcesem.
Project Initiation - Dotyczy to zarówno zasobów, jak i planowania przed rozpoczęciem projektu.
Project Planning -Przedstawia plan, w jaki sposób projekt powinien być wykonany. W tym miejscu trójkąt zarządzania projektami jest niezbędny. Przedstawia czas, koszt i zakres projektu.
Project Execution - Podjęcie pracy w celu dostarczenia wyniku projektu.
Project Monitoring & Control - Podjęcie niezbędnych działań, aby projekt przebiegał sprawnie.
Project Closure - Akceptacja rezultatów i wstrzymanie zasobów, które były wymagane do uruchomienia projektu.
Pokonywanie wyzwań związanych z ograniczeniami projektu
Zawsze istnieje wymóg pokonania wyzwań związanych z trójkątem projektowym w okresie realizacji projektu. Kierownicy projektów muszą zrozumieć, że trzy ograniczenia przedstawione w trójkącie zarządzania projektem można dostosować.
Ważne jest, aby sobie z tym poradzić. Kierownik projektu musi znaleźć równowagę między trzema ograniczeniami, aby jakość projektu nie została obniżona.
Aby pokonać te ograniczenia, kierownicy projektów mają kilka metod podtrzymywania projektu. Niektóre z nich będą polegały na zapobieganiu zmianie zakresu przez interesariuszy i utrzymywaniu ograniczeń zarówno w zakresie zasobów finansowych, jak i ludzkich.
Rola kierownika projektu ewoluuje wokół odpowiedzialności. Kierownik projektu musi nadzorować i kontrolować projekt od początku do zamknięcia.
Następujące czynniki określą rolę kierownika projektu:
Kierownik projektu musi zdefiniować projekt i podzielić zadania między członków zespołu. Kierownik projektu musi także pozyskać kluczowe zasoby i zbudować pracę zespołową.
Kierownik projektu musi wyznaczyć cele wymagane dla projektu i pracować nad ich osiągnięciem.
Najważniejszym zadaniem kierownika projektu jest informowanie interesariuszy o postępach w realizacji projektu.
Kierownik projektu musi ocenić i dokładnie monitorować ryzyko związane z projektem.
Umiejętności wymagane od kierownika projektu
Aby sprostać wyzwaniom związanym z trójkątem projektowym i zrealizować cele projektu, kierownik projektu musi posiadać szereg umiejętności, w tym:
Leadership
Zarządzanie ludźmi
Negotiation
Zarządzanie czasem
Efektywna komunikacja
Planning
Controlling
Rozwiązanie konfliktu
Rozwiązywanie problemów
Wniosek
Zarządzanie projektami jest bardzo często przedstawiane na trójkącie. Menedżer projektu odnoszący sukcesy musi zachować równowagę między potrójnymi ograniczeniami, aby jakość projektu lub wyniku nie została zagrożona.
Istnieje wiele narzędzi i technik, które są dostępne, aby sprostać wyzwaniom związanym z trzema ograniczeniami. Dobry kierownik projektu użyje odpowiednich narzędzi, aby pomyślnie zrealizować projekt.