Gromadzenie wymagań
Wprowadzenie
W przypadku każdego typu projektu zbieranie wymagań odgrywa kluczową rolę. Zbieranie wymagań jest ważne nie tylko dla projektu, ale jest również ważne dla funkcji zarządzania projektem.
W przypadku projektu zrozumienie, co ostatecznie przyniesie projekt, ma kluczowe znaczenie dla jego sukcesu. Dzięki wymaganiom kierownictwo projektu może określić końcowe dostawy projektu oraz sposób, w jaki końcowe dostawy powinny odpowiadać specyficznym wymaganiom klienta.
Chociaż zbieranie wymagań wygląda dość prosto; Co zaskakujące, jest to jedna z faz projektu, w której większość projektów zaczyna się od złej stopy. Ogólnie rzecz biorąc, większość projektów zakończonych niepowodzeniem zakończyła się niepowodzeniem z powodu złego lub niewystarczającego zebrania wymagań. Omówimy to w następnej sekcji.
Poniżej znajduje się ilustracja wskazująca, gdzie w projekcie pojawia się kolekcja wymagań:
Znaczenie wymagań
Jako przykład weźmy projekt rozwoju oprogramowania. Po zakończeniu inicjowania projektu zespół analityków biznesowych spieszy się ze zbieraniem wymagań. Zespół BA (analityków biznesowych) wykorzystuje różne metody do wychwytywania wymagań projektu, a następnie przekazuje je zespołowi projektowemu. Po przekształceniu wymagań biznesowych w wymagania techniczne rozpoczyna się implementacja.
Chociaż powyższy cykl wygląda całkiem normalnie i bezproblemowo, rzeczywistość jest nieco inna. W większości przypadków zespół BA nie jest w stanie uchwycić wszystkich wymagań związanych z projektem. Zawsze pomijają część wymagań. Podczas budowy projektu zazwyczaj klient dostrzega luki w wymaganiach projektu.
Zespół projektowy będzie musiał wdrożyć te brakujące wymagania bez dodatkowych płatności klienta lub z zatwierdzonymi przez klienta żądaniami zmian. W przypadku gdyby była to wina zespołu BA, usługodawca może być zmuszony do pokrycia kosztów wdrożenia brakujących wymagań. W takich przypadkach, jeśli wysiłek związany z brakującymi wymaganiami ma znaczący wpływ na koszt projektu, projekt może być stratą finansową dla usługodawcy.
Dlatego proces zbierania wymagań jest najważniejszą fazą każdego projektu.
Proces zbierania wymagań
Na potrzeby zbierania wymagań analitycy biznesowi wykorzystują kilka metod. Metody te zwykle różnią się w zależności od projektu i organizacji klienta.
Zwykle wymagania dotyczące nowego systemu zbierane są od potencjalnych użytkowników końcowych systemu. Metody wykorzystywane do zbierania wymagań od tych potencjalnych użytkowników końcowych różnią się w zależności od charakteru użytkowników końcowych. Na przykład, jeśli istnieje duża liczba użytkowników końcowych, do zbierania wymagań można zastosować metodę warsztatową.
W tej metodzie wszyscy potencjalni użytkownicy końcowi proszeni są o udział w warsztatach. Podczas tych warsztatów analitycy biznesowi nawiązują kontakt z użytkownikami i zbierają wymagania dotyczące nowego systemu. Czasami sesja warsztatowa jest nagrywana wideo w celu przejrzenia i uchwycenia opinii użytkowników.
Jeśli baza użytkowników jest niewielka, analitycy biznesowi mogą przeprowadzać bezpośrednie wywiady. Jest to najskuteczniejszy sposób znajdowania wszystkich niezbędnych wymagań, ponieważ analitykowi biznesowemu można zadawać wszystkie pytania, a także zadawać pytania krzyżowe.
Osoby pytające mogą być skutecznie wykorzystywane w procesie zbierania wymagań, ale nie powinno to być jedyną metodą interakcji z użytkownikami końcowymi. Osoby pytające powinny być wykorzystywane jako element pomocniczy podczas wywiadów lub warsztatów.
Oprócz powyższych metod istnieje wiele innych specyficznych metod, które można zastosować w określonych warunkach.
Wskazówki dotyczące pomyślnego zbierania wymagań
Poniżej znajdują się niektóre wskazówki, dzięki którym proces zbierania wymagań zakończy się sukcesem:
Nigdy nie zakładaj, że znasz wymagania klienta. To, co zwykle myślisz, może być zupełnie inne niż to, czego chce klient. Dlatego zawsze weryfikuj z klientem, kiedy masz przypuszczenia lub wątpliwości.
Zaangażuj użytkowników końcowych od samego początku. Uzyskaj ich wsparcie w tym, co robisz.
Na początkowych poziomach określ zakres i uzyskaj zgodę klienta. Pomaga to skutecznie skupić się na zakresie funkcji.
Kiedy jesteś w trakcie zbierania wymagań, upewnij się, że są one realistyczne, konkretne i mierzalne.
Skoncentruj się na tym, aby dokument wymagań był krystalicznie jasny. Dokument wymagań to jedyny sposób na osiągnięcie porozumienia między klientem a usługodawcą. Dlatego w tym dokumencie nie powinno być żadnej szarej strefy. Jeśli istnieją szare obszary, rozważ, że doprowadziłoby to do potencjalnych problemów biznesowych.
Nie rozmawiaj z klientem o rozwiązaniu lub technologii, dopóki nie zostaną zebrane wszystkie wymagania. Nie możesz nic obiecać klientowi ani wskazać klientowi, dopóki nie uzyskasz jasności co do wymagań.
Przed przejściem do innych faz projektu, poproś klienta o podpisanie dokumentu wymagań.
W razie potrzeby utwórz prototyp, aby wizualnie zilustrować wymagania.
Wniosek
Zbieranie wymagań jest najważniejszym etapem projektu. Jeśli zespołowi projektowemu nie uda się uchwycić wszystkich wymagań niezbędnych do rozwiązania, projekt będzie działał z ryzykiem. Może to prowadzić do wielu sporów i nieporozumień w przyszłości, w wyniku czego relacje biznesowe mogą zostać poważnie uszkodzone.
Dlatego należy traktować zbieranie wymagań jako kluczową odpowiedzialność zespołu projektowego. Do czasu podpisania wymagań nie obiecuj ani nie komentuj charakteru rozwiązania.