Zarządzanie komunikacją
Wprowadzenie
Często można było spotkać organizacje, które podkreślają znaczenie dobrego zarządzania komunikacją. Dla organizacji właściwe zarządzanie komunikacją jest empiryczne.
Gdy to zostanie osiągnięte, organizacja jest o krok bliżej do osiągnięcia ogólnych celów biznesowych. Zarządzanie komunikacją oznacza systematyczny plan, który wdraża i monitoruje kanały i treść komunikacji.
Aby zostać dobrym menedżerem, trzeba mieć pod ręką podejście awaryjne, jeśli chodzi o komunikację z pracownikami.
Uważa się, że skuteczne zarządzanie komunikacją jest kołem ratunkowym dla wielu projektów, które podejmuje organizacja, jak również dla każdego działu organizacji.
Pięć W zarządzania komunikacją
Pięć W w komunikacji ma kluczowe znaczenie i należy się nimi zająć, aby projekt lub funkcja organizacyjna odniosła sukces za pomocą skutecznego zarządzania komunikacją.
Oto pięć W zarządzania komunikacją:
Jakie informacje są istotne dla projektu?
Kto potrzebuje informacji i jakiego rodzaju informacje są potrzebne?
Jaki jest czas potrzebny na przekazanie informacji?
Jaki rodzaj lub format informacji jest wymagany?
Kto jest osobą / osobami, które będą odpowiedzialne za przekazywanie zebranych informacji?
Pięć W w zarządzaniu komunikacją to tylko wytyczne. Dlatego musisz wziąć pod uwagę inne kwestie, takie jak koszt i dostęp do informacji.
Proces komunikacji
Głównym celem zarządzania komunikacją jest zapewnienie płynnego przepływu informacji od dwóch osób lub od grupy.
Przeanalizujmy proces komunikacji za pomocą diagramu.
Proces komunikacji składa się z trzech głównych działów; nadawca przesyła wiadomość kanałem do odbiorcy. Zgodnie z powyższym schematem, nadawca najpierw opracowuje pomysł, który następnie może zostać przetworzony jako wiadomość.
Ta wiadomość jest przesyłana do odbiorcy. Odbiorca musi zinterpretować komunikat, aby zrozumieć jego znaczenie.
Jeśli chodzi o interpretację, do wyprowadzenia znaczenia należy wykorzystać kontekst przekazu. Ponadto w przypadku tego modelu procesu komunikacji będziesz również wykorzystywać kodowanie i dekodowanie.
Kodowanie odnosi się do tworzenia wiadomości, a dekodowanie odnosi się do interpretacji lub zrozumienia wiadomości. Zauważysz również czynnik sprzężenia zwrotnego, który dotyczy zarówno nadawcy, jak i odbiorcy.
Informacje zwrotne są kluczowe dla powodzenia każdego procesu komunikacji. Informacje zwrotne pozwalają bezpośrednim kierownikom lub przełożonym przeanalizować, jak dobrze podwładni rozumieją dostarczone informacje i poznać sposób wykonywania pracy.
Metody komunikacji
Samo zrozumienie procesu komunikacji nie gwarantuje sukcesu menedżerom ani organizacji. Menedżerowie muszą być świadomi metod stosowanych w procesie komunikacji.
Standardowe metody komunikacji, które są szeroko stosowane przez menedżerów i organizacje na całym świecie, to metody pisemne lub ustne.
Oprócz tych dwóch mechanizmów, komunikacja niewerbalna jest kolejną ważną metodą oceny komunikacji w organizacji.
Komunikacja niewerbalna odnosi się do używania języka ciała jako metody komunikacji. Ta metoda będzie obejmować gesty, czynności, wygląd fizyczny, a także wygląd i postawę twarzy.
Chociaż większość z tych metod jest nadal stosowana w większej części organizacji, wykorzystanie poczty elektronicznej i innych mediów elektronicznych jako metod komunikacji zmniejszyło potrzebę komunikacji twarzą w twarz.
Czasami prowadzi to do sytuacji, w których obie zaangażowane strony nie ufają sobie nawzajem lub nie czują się ze sobą dobrze, a także komunikaty mogą zostać łatwo zinterpretowane.
Umiejętności komunikacji ustnej
Duża część komunikacji ustnej jest bezpośrednio związana z zarządzaniem komunikacją. Na przykład, jeśli menedżer nie prowadzi rozmowy lub nie wyjaśnia tego jasno zespołowi sprzedaży, może to prowadzić do różnic w celach i osiągnięciach.
Istnieją dwa aspekty komunikacji ustnej, aktywnego słuchania i konstruktywnej informacji zwrotnej.
Aktywne słuchanie
To tutaj osoba, która otrzymuje wiadomość, zwraca uwagę na informacje, interpretuje i pamięta.
Jak możesz być świadomy, słuchanie pomaga ci zwrócić uwagę, a następujące jest kilka punktów, które ilustrują aktywne słuchanie.
Nawiązywanie kontaktu wzrokowego z właściwą stroną
Upewnij się, że wyjaśniasz pytania, jeśli nie jest to jasne
Unikanie gestów, które rozpraszają uwagę lub są niewygodne
Konstruktywna informacja zwrotna
To tutaj menedżerowie najczęściej zawodzą. Informacja zwrotna musi być konstruktywna, a wtedy pomoże pracownikom w kształtowaniu ich wyników zamiast zwykłej krytyki.
Wniosek
Zarządzanie komunikacją jest niezbędne dla każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości. Przyczynia się do realizacji ogólnych celów firmy, a także tworzy pozytywne i przyjazne środowisko.
Efektywny proces komunikacji wewnątrz organizacji doprowadzi do wzrostu zysków, wysokiej satysfakcji pracowników oraz rozpoznawalności marki.