Zarządzanie komunikacją

Wprowadzenie

Często można było spotkać organizacje, które podkreślają znaczenie dobrego zarządzania komunikacją. Dla organizacji właściwe zarządzanie komunikacją jest empiryczne.

Gdy to zostanie osiągnięte, organizacja jest o krok bliżej do osiągnięcia ogólnych celów biznesowych. Zarządzanie komunikacją oznacza systematyczny plan, który wdraża i monitoruje kanały i treść komunikacji.

Aby zostać dobrym menedżerem, trzeba mieć pod ręką podejście awaryjne, jeśli chodzi o komunikację z pracownikami.

Uważa się, że skuteczne zarządzanie komunikacją jest kołem ratunkowym dla wielu projektów, które podejmuje organizacja, jak również dla każdego działu organizacji.

Pięć W zarządzania komunikacją

Pięć W w komunikacji ma kluczowe znaczenie i należy się nimi zająć, aby projekt lub funkcja organizacyjna odniosła sukces za pomocą skutecznego zarządzania komunikacją.

Oto pięć W zarządzania komunikacją:

  • Jakie informacje są istotne dla projektu?

  • Kto potrzebuje informacji i jakiego rodzaju informacje są potrzebne?

  • Jaki jest czas potrzebny na przekazanie informacji?

  • Jaki rodzaj lub format informacji jest wymagany?

  • Kto jest osobą / osobami, które będą odpowiedzialne za przekazywanie zebranych informacji?

Pięć W w zarządzaniu komunikacją to tylko wytyczne. Dlatego musisz wziąć pod uwagę inne kwestie, takie jak koszt i dostęp do informacji.

Proces komunikacji

Głównym celem zarządzania komunikacją jest zapewnienie płynnego przepływu informacji od dwóch osób lub od grupy.

Przeanalizujmy proces komunikacji za pomocą diagramu.

Proces komunikacji składa się z trzech głównych działów; nadawca przesyła wiadomość kanałem do odbiorcy. Zgodnie z powyższym schematem, nadawca najpierw opracowuje pomysł, który następnie może zostać przetworzony jako wiadomość.

Ta wiadomość jest przesyłana do odbiorcy. Odbiorca musi zinterpretować komunikat, aby zrozumieć jego znaczenie.

Jeśli chodzi o interpretację, do wyprowadzenia znaczenia należy wykorzystać kontekst przekazu. Ponadto w przypadku tego modelu procesu komunikacji będziesz również wykorzystywać kodowanie i dekodowanie.

Kodowanie odnosi się do tworzenia wiadomości, a dekodowanie odnosi się do interpretacji lub zrozumienia wiadomości. Zauważysz również czynnik sprzężenia zwrotnego, który dotyczy zarówno nadawcy, jak i odbiorcy.

Informacje zwrotne są kluczowe dla powodzenia każdego procesu komunikacji. Informacje zwrotne pozwalają bezpośrednim kierownikom lub przełożonym przeanalizować, jak dobrze podwładni rozumieją dostarczone informacje i poznać sposób wykonywania pracy.

Metody komunikacji

Samo zrozumienie procesu komunikacji nie gwarantuje sukcesu menedżerom ani organizacji. Menedżerowie muszą być świadomi metod stosowanych w procesie komunikacji.

Standardowe metody komunikacji, które są szeroko stosowane przez menedżerów i organizacje na całym świecie, to metody pisemne lub ustne.

Oprócz tych dwóch mechanizmów, komunikacja niewerbalna jest kolejną ważną metodą oceny komunikacji w organizacji.

Komunikacja niewerbalna odnosi się do używania języka ciała jako metody komunikacji. Ta metoda będzie obejmować gesty, czynności, wygląd fizyczny, a także wygląd i postawę twarzy.

Chociaż większość z tych metod jest nadal stosowana w większej części organizacji, wykorzystanie poczty elektronicznej i innych mediów elektronicznych jako metod komunikacji zmniejszyło potrzebę komunikacji twarzą w twarz.

Czasami prowadzi to do sytuacji, w których obie zaangażowane strony nie ufają sobie nawzajem lub nie czują się ze sobą dobrze, a także komunikaty mogą zostać łatwo zinterpretowane.

Umiejętności komunikacji ustnej

Duża część komunikacji ustnej jest bezpośrednio związana z zarządzaniem komunikacją. Na przykład, jeśli menedżer nie prowadzi rozmowy lub nie wyjaśnia tego jasno zespołowi sprzedaży, może to prowadzić do różnic w celach i osiągnięciach.

Istnieją dwa aspekty komunikacji ustnej, aktywnego słuchania i konstruktywnej informacji zwrotnej.

Aktywne słuchanie

To tutaj osoba, która otrzymuje wiadomość, zwraca uwagę na informacje, interpretuje i pamięta.

Jak możesz być świadomy, słuchanie pomaga ci zwrócić uwagę, a następujące jest kilka punktów, które ilustrują aktywne słuchanie.

  • Nawiązywanie kontaktu wzrokowego z właściwą stroną

  • Upewnij się, że wyjaśniasz pytania, jeśli nie jest to jasne

  • Unikanie gestów, które rozpraszają uwagę lub są niewygodne

Konstruktywna informacja zwrotna

To tutaj menedżerowie najczęściej zawodzą. Informacja zwrotna musi być konstruktywna, a wtedy pomoże pracownikom w kształtowaniu ich wyników zamiast zwykłej krytyki.

Wniosek

Zarządzanie komunikacją jest niezbędne dla każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości. Przyczynia się do realizacji ogólnych celów firmy, a także tworzy pozytywne i przyjazne środowisko.

Efektywny proces komunikacji wewnątrz organizacji doprowadzi do wzrostu zysków, wysokiej satysfakcji pracowników oraz rozpoznawalności marki.