Narzędzie wykresów RACI
Wprowadzenie
RACI oznacza odpowiedzialny, odpowiedzialny, konsultowany i poinformowany, czyli cztery parametry używane w macierzy używanej przy podejmowaniu decyzji. Narzędzie wykresu RACI przedstawia działania podejmowane w organizacji do osób lub ról.
W organizacji ludziom można przydzielić lub przypisać określone role, za które są odpowiedzialni, rozliczani, konsultowani lub informowani.
Narzędzie wykresów RACI to świetne narzędzie, jeśli chodzi o identyfikację ról pracowników w organizacji. To narzędzie może być z powodzeniem używane w przypadku pomieszania ról w firmie. Zamieszanie ról może prowadzić do nieproduktywnej kultury pracy.
Parametry w narzędziu wykresów RACI
Narzędzie wykresu RACI przedstawia cztery parametry, jak już zauważyliśmy we wstępie. Poniżej przedstawiono znaczenie każdego z tych parametrów:
Responsible: Jest to osoba, która wykonuje zadanie lub pracę i jest za nią odpowiedzialna.
Accountable: Przede wszystkim osoba odpowiedzialna za zadanie lub pracę.
Consulted: Osoba, która udziela informacji zwrotnych, udziela się w razie potrzeby.
Informed: Osoba odpowiedzialna, która musi znać podjęte działanie lub decyzję.
Przykładowe narzędzie RACI
Korzyści z narzędzia wykresów RACI
Oto dobrze zauważone korzyści płynące z tego narzędzia dla organizacji biznesowych:
Identyfikowanie obciążenia pracą, które zostało przypisane do określonych pracowników lub działów
Upewnij się, że procesy nie zostaną przeoczone
Dopilnowanie, aby nowym rekrutom wyjaśniono ich role i obowiązki
Znalezienie właściwej równowagi między linią a obowiązkami projektowymi
Redystrybucja pracy między grupami w celu szybszego wykonania pracy
Otwarci na rozwiązywanie konfliktów i dyskusji
Dokumentowanie ról i obowiązków osób w organizacji
W jaki sposób używane jest narzędzie wykresów RACI?
Identyfikacja kluczowych funkcji i procesów w organizacji jest pierwszym krokiem w kierunku korzystania z narzędzia wykresów RACI. Następnie organizacja musi nakreślić działania, które mają miejsce i powinna unikać wszelkich działań dodatkowych.
Poniżej przedstawiono szczegółowe kroki korzystania z narzędzia wykresów RACI:
Wyjaśnij każdą czynność, która miała miejsce.
Twórz frazy, aby wskazać wynik podjętej decyzji.
Decyzje i działania należy stosować do roli, a nie do osoby.
Utwórz macierz, która reprezentuje role i czynności i wprowadź utworzony kod RACI.
Po zebraniu wszystkich odpowiednich danych i wprowadzeniu ich do narzędzia wykresu RACI, wszelkie rozbieżności należy rozwiązać.
Zmiana kwestii zarządzania
Głównym powodem tworzenia narzędzia wykresu RACI jest rozwiązanie problemów organizacyjnych. Uwzględnia trzy główne czynniki:
Koncepcja roli: stosunek lub myślenie ludzi do ich ról zawodowych
Rola oczekiwana: oczekiwanie osoby w odniesieniu do roli zawodowej innej osoby.
Zachowanie się ról: czynności osób wykonujących ich funkcje zawodowe.
Te trzy koncepcje pomagają kierownictwu zidentyfikować błędne przekonania, jakie ludzie mają na temat ich ról zawodowych.
Przyczyny pomieszania ról
Chociaż pomieszanie ról można rozwiązać za pomocą narzędzia wykresu RACI, zawsze dobrze jest zidentyfikować przyczyny takiego zamieszania. Pomaga to organizacji uniknąć takich sytuacji w przyszłości.
Oto niektóre z powodów pomieszania ról:
Niewłaściwa równowaga pracy
Czas bezczynności
Podawanie piłki, nieodpowiedzialność
Nie wiadomo, kto podejmuje decyzje
Nieskuteczna komunikacja
De-motivation
Wypełnianie czasu bezczynności poprzez tworzenie i zajmowanie się nieistotnym czasem
Nie obchodzi ponieważ nikt nie przeszkadzał w postawie
Kiedy używać narzędzia wykresów RACI?
Narzędzie wykresów RACI może być z powodzeniem używane w następujących warunkach.
Aby pracownicy mogli dobrze zrozumieć rolę i obowiązki związane z procesem pracy.
Poprawa zrozumienia funkcji między działami i obowiązków w ramach danego działu.
Jasne zdefiniowanie ról i obowiązków członków zespołu, którzy pracują nad projektem.
Kroki podjęte podczas projektowania narzędzia wykresów RACI
Pierwszym krokiem w kierunku zaprojektowania narzędzia wykresu RACI jest to, że kierownictwo musi zidentyfikować proces lub funkcję, która napotyka problemy. Proces lub funkcja należy dokładnie zbadać pod kątem wymagań i celów.
Role lub funkcje stanowiskowe należy określić pod kątem tego, na które z nich wpłynie i kto będzie wdrażał zmiany.
Tworzone role będą miały swojego właściciela. Kierownictwo musi przypisać rolę każdej osobie.
Zidentyfikuj, kto pełni rolę R (odpowiedzialną), a następnie musi zostać wymieniona w kategoriach A, C i I. Narzędzia wykresów RACI nie działają w taki sposób, że dwie osoby będą odpowiedzialne (R) za tę samą rzecz.
Należy przeprowadzić przegląd, aby w procesie nie było duplikatów.
Wniosek
Wykres RACI jest użytecznym i skutecznym narzędziem do podejmowania decyzji, które pomaga zdefiniować role i obowiązki. Służy do identyfikacji nieefektywności ról organizacyjnych.
Pomaga rozwiązywać wszelkie problemy funkcjonalne, które pojawiają się w działach lub między osobami.
Głównym celem narzędzia wykresu RACI jest wyeliminowanie pomieszania ról i umożliwienie pomyślnego dostarczenia produktu lub usługi klientowi oraz przyczynienie się do długoterminowych celów organizacyjnych.