Metody komunikacji
Wprowadzenie
Wszyscy wiemy, jak ważna jest komunikacja w naszym codziennym życiu. Nic nie może się wydarzyć bez jakiejś metody komunikacji używanej do wyrażania siebie w jakimkolwiek celu.
Komunikacja jest jeszcze cenniejsza w środowisku biznesowym, ponieważ zaangażowanych jest kilka stron. Różni interesariusze, czy to klienci, pracownicy czy media, zawsze przesyłają sobie nawzajem ważne informacje.
Dlatego nieustannie używamy takiej czy innej formy komunikacji, aby przesłać wiadomość. Bez tych różnych metod komunikacji, które są obecnie dostępne, zajęłoby nam całe eony, aby prowadzić interesy tak wydajnie, jak to się robi dzisiaj i z taką samą szybkością.
Spróbujmy zrozumieć, jakie są te metody komunikacji.
Rodzaje komunikacji
Przez lata pojawiło się wiele nowych instrumentów, które pomagają ludziom skutecznie komunikować się.
Komunikacja werbalna
Można powiedzieć, że najczęściej używaną formą komunikacji jest komunikacja ustna. Niezależnie od tego, czy chodzi o przedstawienie ważnych danych swoim współpracownikom, czy o poprowadzenie spotkania zarządu, te umiejętności są niezbędne.
Nieustannie używamy słów werbalnych, aby poinformować naszych podwładnych o decyzji, udzielić informacji i tak dalej. Odbywa się to telefonicznie lub osobiście.
Osoba będąca odbiorcą musiałaby również zachować dużą ostrożność, aby upewnić się, że wyraźnie rozumie, co zostało powiedziane.
To pokazuje zatem, że musiałbyś rozwijać zarówno umiejętności słuchania, jak i mówienia, ponieważ musiałbyś pełnić obie role w miejscu pracy, z różnymi ludźmi.
Komunikacja pisemna
Pisanie jest używane, gdy musisz podać szczegółowe informacje, takie jak liczby i fakty, nawet podczas prezentacji.
Zwykle jest również używany do wysyłania dokumentów i innych ważnych materiałów do zainteresowanych stron, które można następnie przechowywać do późniejszego wykorzystania, ponieważ można je łatwo odnieść, gdy są rejestrowane. Inne ważne dokumenty, takie jak umowy, notatki i protokoły spotkań, również mają formę pisemną do tego celu.
Widać jednak w ostatnich latach, że komunikacja werbalna została w dużej mierze zastąpiona przez szybszą formę komunikacji pisemnej, jaką jest poczta elektroniczna.
Możesz także korzystać z wideokonferencji i połączeń telefonicznych z wieloma osobami jednocześnie. Oprócz kilku usterek, które mogą wystąpić, te metody komunikacji pomogły organizacjom przejść długą drogę.
Język ciała
Chociaż najpowszechniejsze metody komunikacji są ustne lub pisemne, jeśli chodzi o techniki zarządzania, nigdy nie wolno lekceważyć siły komunikacji niewerbalnej.
Twój uśmiech, twoje gesty i kilka innych ruchów ciała wysyłają wiadomość do ludzi wokół ciebie. Musisz o tym pamiętać podczas kontaktów z pracownikami i klientami.
Zawsze pamiętaj o utrzymaniu kontaktu wzrokowego. To pokazałoby, że jesteś poważny i pewny tego, co zostało powiedziane.
Dlaczego potrzebujemy różnych metod komunikacji?
Możesz zapytać, dlaczego ważne jest, abyśmy używali różnych metod komunikacji w jednej organizacji.
Odpowiedź jest bardzo prosta. Powodem tego jest kluczowa rola, jaką komunikacja odgrywa w efektywnym funkcjonowaniu biznesu.
Wyobraź sobie organizację bez możliwości obsługi poczty elektronicznej. W jaki sposób klient mógłby wtedy szybko i bezpośrednio wysłać ważną propozycję do odpowiedzialnego pracodawcy? Podobnie organizacja może być zmuszona do wstrzymania swojej pracy, jeśli niektórzy menedżerowie nie znajdują się w kraju i przez to nie są w stanie przedstawić prezentacji zarządowi.
Ale oczywiście można to zrobić dzisiaj za pomocą wideokonferencji.
Dlatego ważne jest, aby stosować różne metody komunikacji.
Wybór właściwej metody
Ważne jest, aby dla każdej organizacji wybrać najbardziej opłacalne metody komunikacji. Sam wybór metody komunikacji ze względu na to, że jest to słynny instrument, nie pomoże.
W szczególności musisz zrozumieć potrzeby swojej organizacji. Są pewne pytania, które musisz zadać:
Jaka jest nasza grupa docelowa?
Ile jesteśmy skłonni wydać na taki instrument?
Czy w dłuższej perspektywie zwiększy produktywność pracowników?
Jakie informacje wysyłamy najczęściej?
Możesz mieć więcej pytań do zadania w zależności od rodzaju wykonywanej pracy i wiadomości, którą chcesz przekazać. Pamiętaj, że nie ma „właściwej” metody komunikacji. Potrzebowałbyś różnych metod do różnych celów i zadań.
Wniosek
Podsumowując, ważne jest, aby zawsze pamiętać o znaczeniu komunikacji w organizacji.
Wybrane przez Ciebie metody komunikacji mogą w pewnym sensie naruszyć strukturę zarządzania w Twojej organizacji, a także wpłynąć na Twoje relacje z klientami, jeśli nie zostaną starannie wybrane.
Dlatego ważne jest, aby poświęcić trochę czasu na wybór właściwych metod, które pomogą Ci w zadaniach związanych z zarządzaniem.