Narzędzie wykresu Pareto
Wprowadzenie
Ustalanie priorytetów jest jedną z głównych funkcji zarządczych organizacji. Jeśli menedżerowie nie ustalą priorytetów swoich zadań i celów organizacyjnych, organizacja pójdzie w złym kierunku i ostatecznie upadnie.
Dlatego kierownictwo musi nadać priorytet swoim zadaniom i skupić się na priorytetowych elementach, które będą miały duży wpływ na organizację.
Wykres Pareto jest jednym z najskuteczniejszych narzędzi, z których może korzystać kierownictwo, jeśli chodzi o identyfikację faktów potrzebnych do ustalenia priorytetów. Wykresy Pareto jasno ilustrują informacje w zorganizowany i relatywny sposób.
W ten sposób kierownictwo może dowiedzieć się o względnym znaczeniu problemów lub przyczynach problemów. Jeśli chodzi o priorytetyzację przyczyn problemu, wykres Pareto może być użyty razem z diagramem przyczynowo-skutkowym.
Po utworzeniu wykresu Pareto pokazuje on pionowy wykres słupkowy o najwyższym znaczeniu do najniższego. Znaczenie każdego parametru jest mierzone za pomocą kilku czynników, takich jak częstotliwość, czas, koszt itp.
Zasada Pareto
Wykresy Pareto są tworzone w oparciu o zasadę Pareto. Zasada sugeruje, że gdy na sytuację wpływa kilka czynników, mniej czynników będzie odpowiadać za większość wpływu.
To prawie to samo, co teoria 80/20, o której być może słyszałeś. Mówi się, że 80% wpływu ma 20% przyczyn.
Praktyczne znaczenie
Kiedy zespół pracuje razem nad dużym i złożonym projektem, zrozumienie wagi pewnych problemów może być dość trudne. Wykresy Pareto mogą pokazać zespołowi kilka ważnych rzeczy, które naprawdę mają największe znaczenie.
Większość zespołów korzysta z wykresów Pareto w czasie, aby określić, czy sugerowane rozwiązanie rzeczywiście rozwiązuje problem. Jeśli rozwiązanie jest skuteczne, względne znaczenie zidentyfikowanego czynnika powinno z czasem przybrać mniejszą wartość.
Tworzenie wykresu Pareto
Krok 1
Przede wszystkim wypisz wszystko, co chcesz porównać. Może to być lista problemów, elementów lub lista przyczyn problemów.
Krok 2
Zdecyduj się na standardowe miary do porównania elementów listy. Aby określić środki, należy wziąć pod uwagę cele organizacyjne i aktualne trendy. Oto niektóre środki:
Frequency - Jak często to występuje (błędy, skargi, powikłania itp.)
Cost - Ile zasobów jest wykorzystywanych lub dotkniętych
Time - Jak długo to zajmie
Krok 3
Wybierz ramy czasowe dla procesu zbierania danych.
Krok 4
Teraz wykonamy prostą matematykę na zebranych danych. Weź każdy element listy (lub przyczynę) i zapisz go w odniesieniu do wybranego pomiaru. Następnie określ jego wartość procentową w kontekście i wszystkich wystąpieniach elementów.
Na przykład, jeśli lista pozycji zawiera przyczyny spóźniające się do urzędu, tabela podsumowująca będzie wyglądać jak poniżej.
| Przyczyna późnego przyjścia | Wystąpienia | % Count |
|---|---|---|
| Ruch drogowy | 32 | 44 |
| Deszcz lub śnieg | 3 | 4 |
| Nie czuje się dobrze | 6 | 8 |
| Późny transport publiczny | 4 | 6 |
| Osobiste zobowiązania | 8 | 11 |
| Pracuj do późnych godzin nocnych | 20 | 27 |
| Całkowity | 73 | 100 |
Krok 5
Teraz zmień kolejność listy i wymień element w kolejności malejącej. W naszym przykładzie wypisz go od największej liczby wystąpień do najmniejszej liczby wystąpień. Następnie zapisz skumulowaną wartość procentową podczas przemieszczania się od górnej do najniższej pozycji.
Zapoznaj się z następującym przykładem:
| Przyczyna późnego przyjścia | Wystąpienia | % Count | Skumulowany% |
|---|---|---|---|
| Ruch drogowy | 32 | 44 | 44 |
| Pracuj do późnych godzin nocnych | 20 | 27 | 71 |
| Osobiste zobowiązania | 8 | 11 | 82 |
| Nie czuje się dobrze | 6 | 8 | 90 |
| Późny transport publiczny | 4 | 6 | 96 |
| Deszcz lub śnieg | 73 | 100 | 100 |
Krok 6
Utwórz wykres słupkowy. Pozycje listy powinny być wyświetlane wzdłuż osi „Y” od najwyższej do najniższej. Wybraną miarą powinna być lewa oś pionowa.
W naszym przykładzie powinna to być liczba wystąpień. Wybierz prawą oś pionową jako skumulowaną wartość procentową. Każda pozycja powinna mieć pasek.
Krok 7
Teraz narysuj wykres liniowy dla skumulowanych wartości procentowych. Pierwszy punkt linii powinien znajdować się na górze pierwszego paska. W tym kroku możesz użyć oprogramowania do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, takiego jak Microsoft Excel.
Oferuje wiele narzędzi do tworzenia i analizy wykresów. Teraz powinieneś mieć coś takiego.
Krok 8
Przeanalizuj swój wykres. Teraz musisz zidentyfikować elementy, które wydają się mieć największy wpływ. Zidentyfikuj punkt przerwania (szybką zmianę) na wykresie (patrz czerwone kółko).
Jeśli nie ma punktu przerwania, uwzględnij przyczyny / elementy, które mają 50% lub więcej wpływu. W naszym przykładzie widoczny jest punkt przerwania.
Przed punktem przerwania są dwie przyczyny: ruch drogowy i praca do późnej nocy. Dlatego dwie przyczyny, które mają największy wpływ na nasz problem, to ruch drogowy i praca do późnych godzin nocnych.
Wniosek
Wykresy Pareto mogą być naprawdę przydatne, gdy są używane w odpowiednim kontekście. Pomaga to kierownictwu w ustalaniu priorytetów zadań, zagrożeń, działań i przyczyn.
Dlatego wykresy Pareto powinny być używane w jak największym stopniu, jeśli chodzi o codzienne ustalanie priorytetów.