Zarządzanie czasem w projekcie
Wprowadzenie
Czas jest strasznym zasobem do stracenia. To najcenniejszy zasób w projekcie.
Każda dostawa, którą masz wykonać, jest ograniczona czasowo. Dlatego bez odpowiedniego zarządzania czasem projekt może doprowadzić do katastrofy.
Jeśli chodzi o zarządzanie czasem w projekcie, to nie tylko czas kierownika projektu, ale zarządzanie czasem zespołu projektowego.
Harmonogram to najłatwiejszy sposób zarządzania czasem projektu. W tym podejściu działania projektu są szacowane, a czas trwania określany na podstawie wykorzystania zasobów dla każdego działania.
Oprócz szacowania i alokacji zasobów, koszty zawsze odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu czasem. Wynika to z faktu, że przekroczenie harmonogramu jest dość kosztowne.
Etapy procesu zarządzania czasem
Poniżej przedstawiono główne etapy procesu zarządzania czasem w projekcie. Każda z nich dotyczy innego obszaru zarządzania czasem w projekcie.
1. Definiowanie działań
Jeśli chodzi o projekt, istnieje kilka poziomów identyfikacji działań. Przede wszystkim wymagania wysokiego poziomu są podzielone na zadania lub produkty wysokiego poziomu.
Następnie, w oparciu o szczegółowość zadań, zadania wysokiego poziomu / rezultaty są dzielone na czynności i przedstawiane w formie WBS (Struktura podziału pracy).
2. Sekwencjonowanie działań
Aby zarządzać czasem projektu, kluczowe jest określenie sekwencji działań. Czynności zidentyfikowane w poprzednim kroku należy uporządkować na podstawie zlecenia wykonania.
Przy ustalaniu kolejności należy wziąć pod uwagę współzależności między działaniami.
3. Szacowanie zasobów dla działań
Na tym etapie dokonuje się oszacowania kwoty i rodzajów zasobów wymaganych do działań. W zależności od liczby zasobów przydzielonych do działania jego czas trwania jest różny.
Dlatego zespół zarządzający projektem powinien mieć jasną wiedzę na temat alokacji zasobów, aby dokładnie zarządzać czasem projektu.
4. Czas trwania i oszacowanie wysiłku
Jest to jeden z kluczowych kroków w procesie planowania projektu. Ponieważ szacunki dotyczą czasu (czasu trwania), ten krok należy wykonać z większą dokładnością.
Na tym etapie istnieje wiele mechanizmów szacowania, więc Twój projekt powinien wybrać odpowiedni.
Większość firm na tym etapie stosuje szacunki oparte na WBS lub szacunki oparte na Punktach Funkcyjnych.
Po zakończeniu szacowania działań należy określić ścieżkę krytyczną projektu w celu określenia całkowitego czasu trwania projektu. Jest to jeden z kluczowych danych wejściowych do zarządzania czasem projektu.
5. Opracowanie harmonogramu
Do stworzenia dokładnego harmonogramu potrzeba kilku parametrów z poprzednich kroków.
Najważniejszymi czynnikami są kolejność działań, czas trwania każdego działania i zapotrzebowanie na zasoby / alokacja dla każdego działania.
Jeśli wykonasz ten krok ręcznie, możesz stracić dużo cennego czasu na planowanie projektu. Istnieje wiele pakietów oprogramowania, takich jak Microsoft Project, które pomogą Ci opracować wiarygodny i dokładny harmonogram projektów.
W ramach harmonogramu opracujesz wykres Gantta w celu wizualnego monitorowania działań i kamieni milowych.
6. Kontrola harmonogramu
Żaden projekt w praktyce nie może zostać zrealizowany bez zmian w pierwotnym harmonogramie. Dlatego ważne jest, aby aktualizować harmonogram projektu o bieżące zmiany.
Wniosek
Zarządzanie czasem to kluczowy obowiązek kierownika projektu. Kierownik projektu powinien wyposażyć się w duże umiejętności i wyczucie zarządzania czasem.
Istnieje wiele technik zarządzania czasem, które zostały włączone do teorii zarządzania i najlepszych praktyk.
Na przykład styl zarządzania projektami Agile / Scrum ma swoje własne techniki zarządzania czasem.
Ponadto, jeśli chcesz nauczyć się zarządzania czasem na większą głębokość, zawsze możesz wziąć udział w kursie szkoleniowym jednego z renomowanych i szanowanych trenerów zarządzania czasem.