Kanały komunikacji
Wprowadzenie
W organizacji informacje przepływają do przodu, do tyłu i na boki. Ten przepływ informacji nazywany jest komunikacją. Kanały komunikacji odnoszą się do sposobu, w jaki te informacje przepływają w organizacji oraz z innymi organizacjami.
W tej sieci zwanej komunikacją menedżer staje się łączem. Decyzje i kierunki płyną w górę, w dół lub na boki w zależności od pozycji menedżera w sieci komunikacyjnej.
Na przykład raporty kierownika niższego poziomu będą kierowane w górę. Dobry menedżer musi skutecznie inspirować, kierować i organizować swoich pracowników, a do tego wszystkiego narzędziami, które posiada, są słowa mówione i pisane.
Dla przepływu informacji i obsługi pracowników przez menedżera ważne jest, aby istniał efektywny kanał komunikacji.
Działanie kanału komunikacyjnego
Poprzez modem komunikacyjny, czy to rozmowy twarzą w twarz czy notatka międzywydziałowa, informacje są przesyłane od kierownika do podwładnego lub odwrotnie.
Ważnym elementem procesu komunikacji jest mechanizm sprzężenia zwrotnego pomiędzy kierownictwem a pracownikami.
W tym mechanizmie pracownicy informują menedżerów, że zrozumieli zadanie, które mają do wykonania, natomiast kierownicy przekazują pracownikom uwagi i wskazówki dotyczące pracy pracownika.
Znaczenie kanału komunikacyjnego
Awaria w kanale komunikacyjnym prowadzi do nieefektywnego przepływu informacji. Pracownicy nie zdają sobie sprawy, czego oczekuje od nich firma. Nie są poinformowani o tym, co dzieje się w firmie.
To spowoduje, że nabiorą podejrzeń co do motywów i wszelkich zmian w firmie. Również bez skutecznej komunikacji pracownicy stają się bardziej skupieni na działach niż na firmie, co wpływa na ich podejmowanie decyzji i produktywność w miejscu pracy.
Ostatecznie szkodzi to również ogólnym celom organizacyjnym. Dlatego, aby organizacja działała efektywnie, dobry menedżer powinien być w stanie komunikować swoim pracownikom, czego się od nich oczekuje, upewnić się, że są oni w pełni świadomi polityki firmy i wszelkich nadchodzących zmian.
Dlatego menedżerowie powinni wdrożyć skuteczny kanał komunikacji, aby zoptymalizować produktywność pracowników i zapewnić sprawne funkcjonowanie organizacji.
Rodzaje kanałów komunikacyjnych
Liczba kanałów komunikacji dostępnych dla menedżera wzrosła w ciągu ostatnich 20 lat nieparzystych. Wideokonferencje, technologia mobilna, elektroniczne tablice ogłoszeń i faksy to tylko niektóre z nowych możliwości.
W miarę wzrostu wielkości organizacji menedżerowie nie mogą polegać wyłącznie na komunikacji twarzą w twarz, aby przekazać swoje przesłanie.
Wyzwaniem, przed którym stają dziś menedżerowie, jest ustalenie, jaki typ kanału komunikacji wybrać, aby prowadzić efektywną komunikację.
W celu ułatwienia pracy menedżera typy kanałów komunikacji podzielono na trzy główne grupy: formalne, nieformalne i nieoficjalne.
Formalne kanały komunikacji
Formalny kanał komunikacyjny przekazuje informacje, takie jak cele, zasady i procedury organizacji. Komunikaty w tego rodzaju kanale komunikacyjnym są zgodne z łańcuchem poleceń. Oznacza to przepływ informacji od kierownika do jego podwładnych, a oni z kolei przekazują je następnemu personelowi.
Przykładem formalnego kanału komunikacji jest firmowy newsletter, który daje zarówno pracownikom, jak i klientom jasny obraz celów i wizji firmy. Obejmuje również przekazywanie informacji dotyczących memorandów, raportów, wskazówek i zaplanowanych spotkań w strukturze dowodzenia.
Biznesplan, badanie satysfakcji klienta, raporty roczne, podręcznik pracodawcy, spotkania przeglądowe to formalne kanały komunikacji.
Nieformalne kanały komunikacji
W formalnym środowisku pracy zawsze istnieje nieformalna sieć komunikacyjna. Ściśle zhierarchizowana sieć komunikacji nie może sama skutecznie funkcjonować, dlatego też istnieje kanał komunikacji poza nią. Chociaż ten typ kanału komunikacji może zakłócić łańcuch dowodzenia, dobry menedżer musi znaleźć równowagę między formalnym i nieformalnym kanałem komunikacji.
Przykładem nieformalnego kanału komunikacji jest pora obiadowa w kafeterii / stołówce organizacji. Tu, w miłej atmosferze, zachęca się do dyskusji w gronie pracowników. Przykładem nieformalnego kanału komunikacji jest również spacerujący po okolicy menedżerowie, przyjmujący praktyczne podejście do obsługi zapytań pracowników.
Koła jakości, praca zespołowa, różne programy szkoleniowe są poza łańcuchem dowodzenia, a więc zaliczają się do kategorii nieformalnych kanałów komunikacji.
Nieoficjalne kanały komunikacji
Dobrzy menedżerowie zauważą, że czasami komunikacja w organizacji ma charakter interpersonalny. Podczas gdy protokoły ze spotkania mogą być tematem dyskusji wśród pracowników, głos zabierają także sport, polityka i programy telewizyjne.
Nieoficjalnym kanałem komunikacji w organizacji jest „poczta pantoflowa” organizacji. To pocztą pantoflową krążą plotki. Również osoby podejmujące dyskusje „pocztą pantoflową” często tworzą grupy, co przekłada się na przyjaźnie poza organizacją. Chociaż poczta pantoflowa może mieć pozytywne konsekwencje, najczęściej informacje krążące pocztą pantoflową są przesadzone i mogą wywołać niepotrzebny niepokój pracowników. Dobry menedżer powinien mieć dostęp do informacji krążących w tym nieoficjalnym kanale komunikacji i powinien podejmować pozytywne działania, aby zapobiec przepływowi fałszywych informacji.
Przykładem nieoficjalnego kanału komunikacji są spotkania towarzyskie pracowników.
Wniosek
W każdej organizacji istnieją trzy rodzaje kanałów komunikacji: formalny, nieformalny i nieoficjalny.
Chociaż idealna sieć komunikacyjna jest formalną strukturą, w której może odbywać się nieformalna komunikacja, w organizacji istnieją również nieoficjalne kanały komunikacji.
Ważne jest, aby za pośrednictwem tych różnych kanałów menedżer przedstawiał swoje pomysły, a następnie słuchał, przyswajał, zbierał i dalej komunikował pracownikom.