Spotkanie inauguracyjne projektu

Wprowadzenie

Spotkanie inauguracyjne projektu to najlepsza okazja dla kierownika projektu do wzmocnienia swojego zespołu. Podczas tego spotkania kierownictwo projektu może ustalić wspólny cel i zacząć rozumieć każdą osobę.

Chociaż spotkanie wprowadzające projekt wydaje się być prostym spotkaniem ze wszystkimi interesariuszami projektu, udane spotkanie rozpoczynające projekt wymaga odpowiedniego zaplanowania.

Poniższe kroki to niektóre z ważnych punktów przygotowawczych do udanego spotkania wprowadzającego projekt. Te kroki pomogą Ci zachować koncentrację, ustanowić i zademonstrować przywództwo oraz pomóc w integracji poszczególnych członków w zespole projektowym.

Terminarz

Silny i jasny program jest konieczny na spotkaniu rozpoczynającym projekt. Jeśli nie masz pojęcia, jaki powinien być porządek obrad, zapytaj swoich doświadczonych podwładnych lub zdobądź niektóre z programów używanych przez innych na wcześniejszych spotkaniach inauguracyjnych.

Agenda zwykle zawiera cel projektu, rezultaty i cele, kluczowe czynniki sukcesu projektu, plan komunikacji i plan projektu.

Przed spotkaniem rozpoczynającym projekt upewnij się, że przekazałeś program spotkania wszystkim uczestnikom.

W ten sposób wszyscy uczestnicy są świadomi struktury i tego, co mają osiągnąć po zakończeniu spotkania.

Pierwsze kroki

Po rozpoczęciu spotkania kierownik projektu powinien przejąć kontrolę nad spotkaniem. Następnie należy powitać wszystkich uczestników i przeprowadzić rundę samodzielnego wprowadzenia.

Chociaż udostępniłeś już program spotkania uczestnikom, pokrótce zapoznaj się z nim, przedstawiając krótkie wprowadzenie do każdego punktu porządku obrad.

Zwróć większą uwagę na wprowadzenie ról projektowych i podkreśl powody, dla których termin członkowie zostali przypisani do odpowiednich ról.

Jeśli są ludzie odgrywający rozciągnięte role, przyznaj się do tego. Kiedy robisz te wszystkie rzeczy, nie wdawaj się w szczegóły. Celem tego spotkania jest wprowadzenie wszystkich na tę samą platformę.

Prezentacja projektu

Po ustaleniu tonu przedstaw porządek obrad w uporządkowany sposób. Przede wszystkim porozmawiaj o założeniach projektu io tym, jak opracowałeś plan projektu.

Przedstaw swoje uzasadnienie planu i przekaż wiadomość, że jesteś otwarty na sugestie w miarę postępu projektu. Przeanalizuj każde zadanie w planie projektu i odpowiednio je opisz.

Podkreśl fakt, że plan projektu i harmonogram są wciąż na początkowym etapie i oczekujesz pomocy od wszystkich w jego ukończeniu.

Zidentyfikuj i potwierdź potencjalne wąskie gardła lub trudne zadania w harmonogramie projektu.

Ustalanie oczekiwań

Wybierz dogodny czas na regularne spotkania w celu omówienia postępów projektu. Podkreśl potrzebę uczestnictwa wszystkich w regularnych spotkaniach.

Praca zespołowa jest jednym z najważniejszych wymagań, jakie należy postawić. Musisz dokładniej opracować pracę zespołową i zaplanować kilka działań związanych z pracą zespołową zaraz po rozpoczęciu projektu.

Porozmawiaj o tym, jak ważny jest czas trwania projektu i jak urlop jest przyznawany w okresie jego trwania.

Jeśli projekt wymaga długich godzin pracy, dobrą strategią jest poinformowanie ich z wyprzedzeniem i pokazanie, jak możesz im pomóc w utrzymaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Podczas spotkania upoważnij członków zespołu do wykonywania określonych zadań i uczyń ich odpowiedzialnymi.

Plan komunikacji

Komunikacja jest jednym z głównych aspektów projektu. Dlatego też spotkanie inaugurujące projekt powinno położyć większy nacisk na plan komunikacji dla projektu.

Zwykle obejmuje to spotkania i ścieżki eskalacji. Oto niektóre ze spotkań, które odbywają się w trakcie cyklu życia projektu:

  • Cotygodniowe spotkanie w sprawie statusu

  • Aktualizacje planu projektu

  • Sesje planowania zadań i działań

  • Aktualizacje zarządzania

Ponadto możesz położyć nacisk na inne kanały komunikacji, takie jak komunikacja e-mailowa, fora itp.

Informacje zwrotne i zamknięcie

Pod koniec spotkania inauguracyjnego otwórz sesję pytań i odpowiedzi, która pozwoli członkom zespołu swobodnie wyrazić siebie.

Jeśli nie masz czasu na ułatwienie wszystkim członkom zespołu, poproś ich o przesłanie zapytań i informacji zwrotnych za pośrednictwem poczty elektronicznej. Gdy spojrzysz na te e-maile, możesz zorganizować kolejną dyskusję, aby je rozwiązać.

Nigdy nie przeciągaj zbytnio zaplanowanego spotkania, ponieważ może to być zły przykład. Zanim wszyscy wyjdą, podsumuj spotkanie i przedstaw działania oraz następne kroki.

Wniosek

Podsumowując, istnieją cztery główne obszary, na które należy zwrócić uwagę podczas organizowania spotkań rozpoczynających projekt.

  • Przygotuj się na spotkanie inauguracyjne. Zademonstruj swoją zdolność do organizowania się i przewodzenia.

  • Zwiększ możliwości członków swojego zespołu. Przydziel im obowiązki.

  • Rozwijaj i pielęgnuj pracę zespołową.

  • Zademonstruj swoje zdolności przywódcze.

Poprzednia strona