Spotkanie inauguracyjne projektu
Wprowadzenie
Spotkanie inauguracyjne projektu to najlepsza okazja dla kierownika projektu do wzmocnienia swojego zespołu. Podczas tego spotkania kierownictwo projektu może ustalić wspólny cel i zacząć rozumieć każdą osobę.
Chociaż spotkanie wprowadzające projekt wydaje się być prostym spotkaniem ze wszystkimi interesariuszami projektu, udane spotkanie rozpoczynające projekt wymaga odpowiedniego zaplanowania.
Poniższe kroki to niektóre z ważnych punktów przygotowawczych do udanego spotkania wprowadzającego projekt. Te kroki pomogą Ci zachować koncentrację, ustanowić i zademonstrować przywództwo oraz pomóc w integracji poszczególnych członków w zespole projektowym.
Terminarz
Silny i jasny program jest konieczny na spotkaniu rozpoczynającym projekt. Jeśli nie masz pojęcia, jaki powinien być porządek obrad, zapytaj swoich doświadczonych podwładnych lub zdobądź niektóre z programów używanych przez innych na wcześniejszych spotkaniach inauguracyjnych.
Agenda zwykle zawiera cel projektu, rezultaty i cele, kluczowe czynniki sukcesu projektu, plan komunikacji i plan projektu.
Przed spotkaniem rozpoczynającym projekt upewnij się, że przekazałeś program spotkania wszystkim uczestnikom.
W ten sposób wszyscy uczestnicy są świadomi struktury i tego, co mają osiągnąć po zakończeniu spotkania.
Pierwsze kroki
Po rozpoczęciu spotkania kierownik projektu powinien przejąć kontrolę nad spotkaniem. Następnie należy powitać wszystkich uczestników i przeprowadzić rundę samodzielnego wprowadzenia.
Chociaż udostępniłeś już program spotkania uczestnikom, pokrótce zapoznaj się z nim, przedstawiając krótkie wprowadzenie do każdego punktu porządku obrad.
Zwróć większą uwagę na wprowadzenie ról projektowych i podkreśl powody, dla których termin członkowie zostali przypisani do odpowiednich ról.
Jeśli są ludzie odgrywający rozciągnięte role, przyznaj się do tego. Kiedy robisz te wszystkie rzeczy, nie wdawaj się w szczegóły. Celem tego spotkania jest wprowadzenie wszystkich na tę samą platformę.
Prezentacja projektu
Po ustaleniu tonu przedstaw porządek obrad w uporządkowany sposób. Przede wszystkim porozmawiaj o założeniach projektu io tym, jak opracowałeś plan projektu.
Przedstaw swoje uzasadnienie planu i przekaż wiadomość, że jesteś otwarty na sugestie w miarę postępu projektu. Przeanalizuj każde zadanie w planie projektu i odpowiednio je opisz.
Podkreśl fakt, że plan projektu i harmonogram są wciąż na początkowym etapie i oczekujesz pomocy od wszystkich w jego ukończeniu.
Zidentyfikuj i potwierdź potencjalne wąskie gardła lub trudne zadania w harmonogramie projektu.
Ustalanie oczekiwań
Wybierz dogodny czas na regularne spotkania w celu omówienia postępów projektu. Podkreśl potrzebę uczestnictwa wszystkich w regularnych spotkaniach.
Praca zespołowa jest jednym z najważniejszych wymagań, jakie należy postawić. Musisz dokładniej opracować pracę zespołową i zaplanować kilka działań związanych z pracą zespołową zaraz po rozpoczęciu projektu.
Porozmawiaj o tym, jak ważny jest czas trwania projektu i jak urlop jest przyznawany w okresie jego trwania.
Jeśli projekt wymaga długich godzin pracy, dobrą strategią jest poinformowanie ich z wyprzedzeniem i pokazanie, jak możesz im pomóc w utrzymaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.
Podczas spotkania upoważnij członków zespołu do wykonywania określonych zadań i uczyń ich odpowiedzialnymi.
Plan komunikacji
Komunikacja jest jednym z głównych aspektów projektu. Dlatego też spotkanie inaugurujące projekt powinno położyć większy nacisk na plan komunikacji dla projektu.
Zwykle obejmuje to spotkania i ścieżki eskalacji. Oto niektóre ze spotkań, które odbywają się w trakcie cyklu życia projektu:
Cotygodniowe spotkanie w sprawie statusu
Aktualizacje planu projektu
Sesje planowania zadań i działań
Aktualizacje zarządzania
Ponadto możesz położyć nacisk na inne kanały komunikacji, takie jak komunikacja e-mailowa, fora itp.
Informacje zwrotne i zamknięcie
Pod koniec spotkania inauguracyjnego otwórz sesję pytań i odpowiedzi, która pozwoli członkom zespołu swobodnie wyrazić siebie.
Jeśli nie masz czasu na ułatwienie wszystkim członkom zespołu, poproś ich o przesłanie zapytań i informacji zwrotnych za pośrednictwem poczty elektronicznej. Gdy spojrzysz na te e-maile, możesz zorganizować kolejną dyskusję, aby je rozwiązać.
Nigdy nie przeciągaj zbytnio zaplanowanego spotkania, ponieważ może to być zły przykład. Zanim wszyscy wyjdą, podsumuj spotkanie i przedstaw działania oraz następne kroki.
Wniosek
Podsumowując, istnieją cztery główne obszary, na które należy zwrócić uwagę podczas organizowania spotkań rozpoczynających projekt.
Przygotuj się na spotkanie inauguracyjne. Zademonstruj swoją zdolność do organizowania się i przewodzenia.
Zwiększ możliwości członków swojego zespołu. Przydziel im obowiązki.
Rozwijaj i pielęgnuj pracę zespołową.
Zademonstruj swoje zdolności przywódcze.