Zarządzanie oparte na procesach

Wprowadzenie

Zarządzanie oparte na procesach to technika zarządzania, która dostosowuje wizję, misję i podstawowe systemy wartości firmy podczas formułowania strategii korporacyjnej.

Pomaga zdefiniować zasady rządzące działalnością danej firmy; zapewniając jednocześnie, że firma funkcjonuje nie tylko na platformie efektywności, ale także efektywności.

Ponieważ zarządzanie procesowe rozpoczyna się od sfery strategicznej, kierunek podejmowanych projektów pozostaje niezmienny, inaczej niż w przypadku celów formułowanych na poziomie taktycznym, gdzie część projektów ma tendencję do zbaczania z kursu. Praca nad wspólnym celem pomaga osiągnąć harmonię w różnych grupach roboczych i działach.

Należy jednak powtórzyć, że samo wsparcie strategiczne jest niewystarczające, aby filozofia zarządzania opartego na procesach odniosła sukces; oraz że kierownictwo średniego szczebla i pracownicy również muszą rozpoznać swoją rolę w procesie i wziąć na siebie odpowiedzialność, aby uzyskać optymalne wyniki.

Sześć etapów zarządzania opartego na procesach

(1) Zdefiniowanie procesu

Proces musi być jasno określony i udokumentowany, jeśli ma przynieść jakąkolwiek jasność.

Dokumentacja wydziałowa, umowy z klientami, instrukcje zakupów i schematy przepływu procesów pomogłyby w udokumentowaniu wspomnianego procesu.

Należy określić dane wejściowe wymagane do działania procesu, spodziewane wyniki procesu oraz osoby lub wydziały odpowiedzialne za każdą część składową procesu, aby nie narażać własności i odpowiedzialności.

(2) Ustanowienie środków oceny procesu

Wydajność procesu musi być mierzona, jeśli skuteczność, jakość i ramy czasowe mają być monitorowane i ulepszane.

Idealnie, wybrane metryki powinny być wymierne, tak aby zachować przejrzystość. Jednak nie zawsze jest to możliwe, ale zawsze można uzyskać dane porównawcze i odpowiednie punkty odniesienia w celu przeprowadzenia odpowiedniej analizy.

(3) Analiza wydajności procesu

Dostępnych jest wiele narzędzi do łatwej analizy wydajności procesu.

Reprezentacje graficzne, wykresy słupkowe, wykresy kołowe, analiza wariancji, analiza luk i analiza przyczynowo-skutkowa należą do najpopularniejszych.

(4) Analiza stabilności procesu i ustalenie nowych celów, jeśli jest to wymagane

W tej fazie zarządzania opartego na procesach audyty zgodności pomogłyby w analizie stabilności procesów.

Jeśli okaże się, że brakuje, należy wyznaczyć nowe cele, które powinny być dostosowane do strategicznego kierunku firmy.

(5) Planowanie ulepszeń

Usprawnienia procesów powinny być planowane w zgodzie z wizją organizacji, jej misją i kulturą.

Jeśli proponowane zmiany mają odnieść sukces, należy przydzielić wystarczające zasoby i stworzyć skuteczny zespół.

(6) Wdrażanie ulepszeń

W tym miejscu każda z planowanych ulepszeń ożywa z poprzedniego projektu papierowego. Szkolenie można przeprowadzić, jeśli i kiedy jest to wymagane, a wsparcie personelu powinno być zapewnione w miarę możliwości.

Następnie należy ułatwić regularne monitorowanie i ciągłe doskonalenie, jeśli organizacja ma być światowej klasy.

Identyfikacja organizacji opartej na procesach

Organizacja oparta na procesach miałaby kilka nieodłącznych cech, które czynią ją natychmiast rozpoznawalną.

Na przykład taka firma postrzegałaby biznes jako zbiór procesów, miałaby plany strategiczne, które kierują procesami z zaangażowaniem od najwyższego kierownictwa w dół, a takie procesy byłyby dostosowane do celów i kluczowych wyników biznesowych organizacji.

Standaryzacja procesów, duża zależność od dokładności danych i ciągłe poszukiwanie trwałych ulepszeń to kolejne cechy charakterystyczne organizacji opartej na procesach.

Zalety zarządzania procesowego

Istnieje wiele korzyści wynikających z przyjęcia zarządzania opartego na procesach.

Usprawnienia w obecnych procesach, wzrost działań tworzących wartość dodaną, redukcja kosztów i dostosowanie do strategicznej wizji organizacji to najbardziej poszukiwane korzyści.

Ułatwia również nowoczesne techniki alokacji kosztów, takie jak rachunek kosztów działań. Zarządzanie oparte na procesach pomaga systemowi dostosować się do pewnych norm krajowych i międzynarodowych oraz wymagań renomowanych organów regulacyjnych.

Wniosek

Zarządzanie oparte na procesach jest nieocenionym narzędziem zapewniającym satysfakcję i utrzymanie klienta, ponieważ identyfikuje kluczowe procesy, które mają interes i satysfakcję interesariuszy.

Jak wielu, doświadczony menedżer na wyższych szczeblach zdał sobie sprawę, że wizja firmy ma mniejsze szanse na zmianę w czasie, w przeciwieństwie do celów i procedur stosowanych do osiągnięcia tej wizji.

Dlatego zarządzanie oparte na procesach wymaga od menedżerów oceny istniejących procesów i podjęcia kroków w celu dostosowania struktury i funkcji danej organizacji, tak aby można było w ten sposób uzyskać maksymalną wydajność.

Zmienne czynniki, takie jak zmiany oczekiwań klientów, wahania w ogólnej gospodarce i konieczność rozwoju lepszych linii produktowych, spowodują, że siła robocza będzie bardziej innowacyjna, przejmując zadania i inicjując lepsze wyniki w powiązanych dziedzinach.