Kontrola kosztów projektu

Wprowadzenie

Prawie wszystkie projekty muszą być prowadzone przez cały czas, aby otrzymać wymagane i oczekiwane rezultaty po zakończeniu projektu. To zespół, który jest odpowiedzialny za projekt, a przede wszystkim kierownik projektu, musi umieć skutecznie kontrolować koszty. Istnieje jednak kilka technik, które można wykorzystać w tym celu.

Oprócz celów projektu, które musi nadzorować kierownik projektu, kontrola różnych kosztów jest również bardzo ważnym zadaniem dla każdego projektu. Zarządzanie projektem nie byłoby w ogóle skuteczne, gdyby kierownik projektu zawiódł w tym zakresie, ponieważ zasadniczo określałby, czy Twoja organizacja odniesie zysk lub stratę.

Techniki kontroli kosztów

Oto niektóre z cennych i podstawowych technik stosowanych do efektywnej kontroli kosztów projektu:

1 - Planowanie budżetu projektu

Najlepiej byłoby sporządzić budżet na początku sesji planowania w odniesieniu do bieżącego projektu. To właśnie ten budżet musiałbyś ci pomóc we wszystkich płatnościach, które musisz dokonać, i kosztach, które poniesiesz w trakcie cyklu życia projektu. Przygotowanie tego budżetu wymaga zatem wielu badań i krytycznego myślenia.

Jak w przypadku każdego innego budżetu, zawsze musiałbyś zostawić miejsce na korekty, ponieważ koszty mogą nie pozostać takie same przez cały okres projektu. Ciągłe trzymanie się budżetu projektu ma kluczowe znaczenie dla zysku z projektu.

2 - Śledzenie kosztów

Śledzenie wszystkich faktycznych kosztów jest równie ważne, jak każda inna technika. Tutaj najlepiej jest przygotować budżet czasowy. Pomoże Ci to śledzić budżet projektu na każdym z jego etapów. Rzeczywiste koszty będą musiały być porównane z okresowymi celami określonymi w budżecie. Cele te mogą być ustalane co miesiąc lub co tydzień, a nawet co rok, jeśli projekt będzie trwał długo.

Jest to o wiele łatwiejsze w obsłudze niż posiadanie jednego pełnego budżetu na cały okres trwania projektu. Jeśli konieczne jest wykonanie jakichkolwiek nowych prac, należałoby dokonać ich szacunków i sprawdzić, czy można je uwzględnić w ostatecznej kwocie w budżecie. Jeśli nie, być może będziesz musiał popracować nad niezbędnymi ustaleniami dotyczącymi „Wniosków o zmianę”, w których klient zapłaci za nową pracę lub zmiany.

3 - Efektywne zarządzanie czasem

Inną skuteczną techniką byłoby efektywne zarządzanie czasem. Chociaż ta technika ma zastosowanie do różnych obszarów zarządzania, jest bardzo ważna w odniesieniu do kontroli kosztów projektu.

Powodem tego jest to, że koszt twojego projektu może nadal rosnąć, jeśli nie jesteś w stanie dotrzymać terminów projektu; im dłużej projekt się przeciąga, tym wyższe koszty ponoszone, co w praktyce oznacza przekroczenie budżetu.

Kierownik projektu musiałby stale przypominać swojemu zespołowi o ważnych terminach realizacji projektu, aby mieć pewność, że prace zostaną ukończone na czas.

4 - Kontrola zmian w projekcie

Kontrola zmian w projekcie to kolejna ważna technika. Systemy kontroli zmian są niezbędne, aby uwzględnić wszelkie potencjalne zmiany, które mogą wystąpić w trakcie trwania projektu.

Wynika to z faktu, że każda zmiana zakresu projektu będzie miała wpływ na terminy realizacji rezultatów, a więc zmiany mogą spowodować wzrost kosztów projektu poprzez zwiększenie nakładu pracy przy realizacji projektu.

5 - Wykorzystanie wypracowanej wartości

Podobnie, aby określić wartość pracy, która została wykonana do tej pory, bardzo pomocne jest zastosowanie techniki rachunkowości powszechnie znanej jako „wartość wypracowana”.

Jest to szczególnie przydatne w przypadku dużych projektów i pomoże Ci dokonać szybkich zmian, które są absolutnie niezbędne dla powodzenia projektu.

Dodatkowe kroki kontroli kosztów projektu

Wskazane jest, aby stale przeglądać budżet, a także trendy i inne informacje finansowe. Dostarczanie raportów o finansach projektu w regularnych odstępach czasu pomoże również śledzić postęp projektu.

Dzięki temu nie dojdzie do nadmiernych wydatków, ponieważ nie chcesz wiedzieć, kiedy jest za późno. Im wcześniej problem zostanie znaleziony, tym łatwiej i szybciej można go naprawić.

Wszystkie dokumenty powinny być również dostarczane w regularnych odstępach czasu audytorom, którzy również byliby w stanie wskazać potencjalne ryzyko kosztowe.

Wniosek

Samo określenie budżetu projektu nie jest wystarczające podczas sesji planowania projektu. Ty i Twój zespół musielibyście uważnie obserwować, czy koszty pozostaną zbliżone do kwot z początkowego budżetu.

Należy zawsze pamiętać o ryzyku związanym ze wzrostem kosztów i zapobiegać temu najlepiej, jak to tylko możliwe. W tym celu należy zastosować opisane powyżej techniki i stale monitorować koszty projektu.