Oprogramowanie do zarządzania projektami

Wprowadzenie

Ponieważ zarządzanie projektami jest jedną z podstawowych funkcji organizacji biznesowej, funkcja zarządzania projektami powinna być wspierana przez oprogramowanie. Zanim powstało oprogramowanie, zarządzanie projektami było w pełni realizowane za pomocą dokumentów. W rezultacie powstało wiele dokumentów papierowych i przeszukiwanie ich w poszukiwaniu informacji, co nie było przyjemnym doświadczeniem.

Gdy oprogramowanie stało się dostępne po przystępnej cenie dla organizacji biznesowych, firmy programistyczne zaczęły opracowywać oprogramowanie do zarządzania projektami. Stało się to dość popularne we wszystkich branżach, a oprogramowanie to szybko zostało przyjęte przez społeczność zarządzającą projektami.

Rodzaje oprogramowania do zarządzania projektami

1 - Pulpit

Dla kierowników projektów dostępne są dwa rodzaje oprogramowania do zarządzania projektami. Pierwszą kategorią takiego oprogramowania jest oprogramowanie komputerowe. Microsoft Project jest dobrym przykładem tego typu. Możesz zarządzać całym projektem za pomocą MS Project, ale musisz udostępniać dokumenty elektroniczne innym osobom, gdy wymagana jest współpraca.

Wszystkie aktualizacje powinny być od czasu do czasu dokonywane w tym samym dokumencie przez odpowiednie strony. Dlatego takie oprogramowanie do zarządzania projektami na komputery stacjonarne ma ograniczenia, gdy powinno być aktualizowane i obsługiwane przez więcej niż jedną osobę.

2 - Oparte na sieci

Jako rozwiązanie powyższego problemu wprowadzono internetowe oprogramowanie do zarządzania projektami. Dzięki temu typowi użytkownicy mogą uzyskać dostęp do aplikacji internetowej i czytać, pisać lub zmieniać czynności związane z zarządzaniem projektami.

Było to dobre rozwiązanie dla projektów rozproszonych w różnych działach i regionach. W ten sposób wszyscy interesariusze projektu mają dostęp do szczegółów projektu w dowolnym momencie. Szczególnie ten model jest najlepszy dla wirtualnych zespołów, które działają w Internecie.

Charakterystyka oprogramowania do zarządzania projektami

Przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami należy wziąć pod uwagę wiele kwestii. Nie wszystkie projekty mogą wykorzystywać wszystkie funkcje oferowane przez oprogramowanie do zarządzania projektami.

Dlatego powinieneś dobrze zrozumieć wymagania swojego projektu, zanim spróbujesz wybrać dla siebie. Oto najważniejsze aspekty oprogramowania do zarządzania projektami:

1 - Współpraca

Oprogramowanie do zarządzania projektami powinno ułatwić współpracę zespołową. Oznacza to, że właściwi interesariusze projektu powinni mieć dostęp do dokumentów projektu i aktualizować je w dowolnym momencie.

Dlatego oprogramowanie do zarządzania projektami powinno mieć kontrolę dostępu i zarządzanie uwierzytelnianiem, aby zapewnić duże poziomy dostępu dla interesariuszy projektu.

2 - Planowanie

Harmonogram jest jedną z głównych funkcji, które powinno zapewniać oprogramowanie do zarządzania projektami. Zwykle nowoczesne oprogramowanie do zarządzania projektami zapewnia możliwość rysowania wykresów Gantta, jeśli chodzi o planowanie działań.

Oprócz tego do harmonogramów można również dodawać zależności działań, dzięki czemu takie oprogramowanie automatycznie wskaże ścieżkę krytyczną projektu i późniejsze zmiany ścieżki krytycznej.

Baselining to także przydatna funkcja oferowana przez oprogramowanie do zarządzania projektami. Zwykle projekt jest oparty na finalizacji wymagań.

W przypadku zmiany wymagań i późniejszego dodania nowych wymagań do projektu zespół zarządzający projektem może automatycznie porównać nowy harmonogram z harmonogramem według planu bazowego, aby zrozumieć zakres projektu i odchylenia kosztów.

3 - Śledzenie problemów

W trakcie cyklu życia projektu może wystąpić wiele problemów związanych z projektem, które wymagają stałego śledzenia i monitorowania. Wady oprogramowania to jeden z dobrych przykładów.

Dlatego oprogramowanie do zarządzania projektami powinno mieć funkcje śledzenia i monitorowania problemów zgłaszanych przez różnych interesariuszy projektu.

4 - Zarządzanie portfelem projektów

Zarządzanie portfelem projektów jest jednym z kluczowych aspektów, gdy organizacja zaangażowała się w więcej niż jeden projekt. Organizacja powinna być w stanie mierzyć i monitorować wiele projektów, aby organizacja wiedziała, jak ogólnie postępują w projektach.

Jeśli jesteś małą firmą, która ma tylko kilka projektów, możesz nie chcieć tej funkcji. W takim przypadku powinieneś wybrać oprogramowanie do zarządzania projektami bez zarządzania portfelem projektów, ponieważ takie funkcje mogą być dla Ciebie dość drogie.

5 - Zarządzanie dokumentami

Projekt zawiera wiele używanych dokumentów. Większość z tych dokumentów powinna być dostępna dla interesariuszy projektu. Dlatego oprogramowanie do zarządzania projektami powinno mieć narzędzie do zarządzania dokumentami z odpowiednim systemem kontroli dostępu.

Oprócz tego dokumenty muszą być wersjonowane za każdym razem, gdy są aktualizowane. Dlatego funkcja zarządzania dokumentami powinna również obsługiwać wersjonowanie dokumentów.

6 - Zarządzanie zasobami

Zarządzanie zasobami projektu jest jednym z kluczowych wymagań stawianych oprogramowaniu do zarządzania projektami. Obejmuje to zarówno zasoby ludzkie, jak i inne rodzaje.

Oprogramowanie do zarządzania projektami powinno pokazywać wykorzystanie każdego zasobu przez cały cykl życia projektu.

Wniosek

Nowoczesna praktyka zarządzania projektami wymaga pomocy oprogramowania do zarządzania projektami. Współczesna praktyka zarządzania projektami jest do tego stopnia skomplikowana, że ​​nie może działać bez oprogramowania.

Wybierając odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami, należy ocenić cechy oprogramowania i dopasować je do wymagań dotyczących zarządzania projektami.

Nigdy nie wybieraj takiego, który ma więcej funkcji niż potrzebujesz, ponieważ zazwyczaj oprogramowanie do zarządzania projektami ma wysoką cenę. Ponadto posiadanie więcej niż wymaganych funkcji może wprowadzać nieporozumienia podczas korzystania z oprogramowania w praktyce.