Proces zarządzania zmianami

Wprowadzenie

Myśląc filozoficznie, zmiana jest jedyną stałą na świecie. Podobnie jak w przypadku wszystkich innych, dotyczy to również organizacji biznesowych.

Od czasu do czasu organizacje biznesowe zmieniają sposób działania oraz oferowane usługi / produkty. Pojawiają się nowe inicjatywy w organizacjach, a stare, nieskuteczne praktyki są zmuszone odejść.

Oprócz tego technologia stale się zmienia, a organizacje biznesowe również muszą to robić.

Istnieje wiele podejść do tego, jak zmienić. Oczywiście wszyscy możemy się zgodzić, że zmiana jest wymagana dla organizacji, ale czy wszyscy możemy zgodzić się, jak powinna nastąpić zmiana? Zwykle nie! Dlatego wyprowadzenie procesu zarządzania zmianą powinno być wspólnym wysiłkiem i powinno wynikać z intensywnej burzy mózgów i dopracowywania pomysłów.

W tym samouczku przyjrzymy się procesowi zarządzania zmianą zaproponowanemu przez Johna Kottera. Ponieważ proces ten przyniósł rezultaty dla wielu firm z listy Fortune 500, podejście Kottera należy traktować z szacunkiem.

Ośmiostopniowy proces zarządzania zmianą

Przejdźmy przez kroki podejścia Kottera do zarządzania zmianą.

Krok 1: Tworzenie pilności

Zmiana jest udana tylko wtedy, gdy cała firma naprawdę tego chce. Jeśli planujesz coś zmienić, musisz sprawić, by inni tego chcieli. Możesz stworzyć pilną potrzebę zmiany tego, co chcesz zmienić i wywołać szum.

Dzięki temu Twój pomysł zostanie dobrze przyjęty, gdy zaczniesz swoją inicjatywę. Skorzystaj ze statystyk i prezentacji wizualnych, aby przekazać, dlaczego zmiana powinna nastąpić oraz w jaki sposób firma i pracownicy mogą uzyskać przewagę.

Krok 2: Zbuduj zespół

Jeśli masz silne przekonanie, pozyskasz wielu ludzi na rzecz zmian. Możesz teraz zbudować zespół, który przeprowadzi zmianę z ludzi, którzy Cię wspierają. Ponieważ zmiana jest Twoim pomysłem, upewnij się, że prowadzisz zespół.

Zorganizuj strukturę zespołu i przydziel obowiązki członkom zespołu. Spraw, by poczuli, że są ważni w zespole.

Krok 3: Stwórz wizję

Kiedy następuje zmiana, posiadanie wizji jest koniecznością. Wizja wyjaśnia wszystko dla każdego. Kiedy masz jasną wizję, członkowie Twojego zespołu wiedzą, dlaczego pracują nad inicjatywą zmiany, a pozostali pracownicy wiedzą, dlaczego Twój zespół wprowadza zmianę.

Jeśli masz trudności z wymyśleniem wizji, przeczytaj rozdział pierwszy (Misja i wartości) książki ZWYCIĘSTWO autorstwa Jacka Welcha.

Krok 4: Komunikacja wizji

Samo wyprowadzenie wizji nie wystarczy, abyś wprowadził zmianę. Musisz przekazać swoją wizję całej firmie.

Taka komunikacja powinna odbywać się często i na ważnych forach. Poproś wpływowe osoby w firmie, aby poparły Twój wysiłek. Wykorzystaj każdą okazję, aby przekazać swoją wizję; może to być posiedzenie zarządu lub po prostu rozmowa przy obiedzie.

Krok 5: Usuwanie przeszkód

Żadna zmiana nie odbywa się bez przeszkód. Gdy już przedstawisz swoją wizję, będziesz mógł uzyskać wsparcie tylko ułamka personelu. Zawsze są ludzie, którzy opierają się zmianie.

Czasami istnieją procesy i procedury, które również opierają się zmianie! Zawsze uważaj na przeszkody i usuwaj je, gdy tylko się pojawią. Zwiększy to morale twojego zespołu, a także reszty personelu.

Krok 6: Postaw na szybkie wygrane

Szybkie wygrane to najlepszy sposób na utrzymanie tempa. Dzięki szybkim zwycięstwom Twój zespół będzie miał dużą satysfakcję, a firma natychmiast dostrzeże zalety Twojej inicjatywy zmian.

Od czasu do czasu przynoszą szybkie zwycięstwo różnym interesariuszom, na których wpływa proces zmian. Ale zawsze pamiętaj, aby również zwracać uwagę na cele długoterminowe.

Krok 7: Niech zmiana dojrzeje

Wiele inicjatyw zmian kończy się niepowodzeniem z powodu wczesnej deklaracji zwycięstwa. Jeśli nie zaimplementowałeś zmiany w 100% do czasu ogłoszenia zwycięstwa, ludzie będą niezadowoleni, gdy zobaczą luki.

Dlatego zakończ proces zmiany w 100% i pozwól mu trwać przez jakiś czas. Niech ma swój własny czas na zintegrowanie się z życiem ludzi i procesami organizacyjnymi, zanim powiesz „koniec”.

Krok 8: Zintegruj zmianę

Użyj mechanizmów, aby zintegrować zmianę z codziennym życiem ludzi i kulturą korporacyjną. Posiadaj stały mechanizm monitorowania w celu monitorowania, czy każdy aspekt zmiany zachodzącej w organizacji. Gdy zauważysz niezgodność, działaj natychmiast.

Wniosek

W nieustannie zmieniającym się świecie korporacji ten, kto z zadowoleniem przyjmuje zmiany, wyprzedza konkurencję.

Jeśli nie czujesz się dobrze ze zmianami zachodzącymi wokół ciebie, zarezerwuj trochę czasu na przeczytanie „Kto przeniósł mój ser?” przez dr Spencera Johnsona.

To opowie Ci całą historię o tym, dlaczego zmiana jest wymagana i jak możesz ją wykorzystać, aby osiągnąć sukces w tym, co robisz.