Zarządzanie wiedzą

Wprowadzenie

Zarządzanie wiedzą to działalność praktykowana przez przedsiębiorstwa na całym świecie. W procesie zarządzania wiedzą przedsiębiorstwa te kompleksowo gromadzą informacje przy użyciu wielu metod i narzędzi.

Następnie zebrane informacje są porządkowane, przechowywane, udostępniane i analizowane przy użyciu określonych technik.

Analiza takich informacji będzie oparta na zasobach, dokumentach, ludziach i ich umiejętnościach.

Prawidłowo przeanalizowane informacje będą wówczas przechowywane jako „wiedza” o przedsiębiorstwie. Wiedza ta jest później wykorzystywana do takich działań, jak podejmowanie decyzji organizacyjnych i szkolenie nowych pracowników.

Od samego początku istniało wiele podejść do zarządzania wiedzą. Większość wczesnych podejść polegała na ręcznym przechowywaniu i analizie informacji. Wraz z wprowadzeniem komputerów większość procesów związanych z wiedzą organizacyjną i zarządzaniem została zautomatyzowana.

Dlatego przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie informacji stało się wygodne. Obecnie większość przedsiębiorstw ma własne ramy zarządzania wiedzą.

Ramy definiują punkty gromadzenia wiedzy, techniki gromadzenia, używane narzędzia, narzędzia i techniki przechowywania danych oraz mechanizm analizy.

Proces zarządzania wiedzą

Proces zarządzania wiedzą jest uniwersalny dla każdego przedsiębiorstwa. Czasami używane zasoby, takie jak narzędzia i techniki, mogą być unikalne dla środowiska organizacyjnego.

Proces zarządzania wiedzą składa się z sześciu podstawowych kroków wspomaganych różnymi narzędziami i technikami. Gdy te kroki są wykonywane po kolei, dane przekształcają się w wiedzę.

Krok 1: Zbieranie

To najważniejszy krok w procesie zarządzania wiedzą. Jeśli zbierzesz nieprawidłowe lub nieistotne dane, uzyskana wiedza może nie być najbardziej dokładna. Dlatego też decyzje podejmowane na podstawie takiej wiedzy mogą być również niedokładne.

Istnieje wiele metod i narzędzi służących do zbierania danych. Przede wszystkim zbieranie danych powinno być procedurą w procesie zarządzania wiedzą. Procedury te powinny być odpowiednio udokumentowane i przestrzegane przez osoby zaangażowane w proces zbierania danych.

Procedura zbierania danych określa pewne punkty gromadzenia danych. Niektóre punkty mogą stanowić podsumowanie niektórych rutynowych raportów. Na przykład miesięczny raport sprzedaży i codzienne raporty obecności mogą być dwoma dobrymi źródłami do gromadzenia danych.

W przypadku punktów gromadzenia danych definiowane są również techniki i narzędzia ekstrakcji danych. Na przykład raport sprzedaży może być raportem papierowym, w którym operator wprowadzania danych musi ręcznie wprowadzić dane do bazy danych, podczas gdy dzienny raport obecności może być raportem online, który jest bezpośrednio przechowywany w bazie danych.

Oprócz punktów gromadzenia danych i mechanizmu ekstrakcji, w tym kroku definiuje się również przechowywanie danych. Większość organizacji używa obecnie do tego celu aplikacji baz danych oprogramowania.

Krok 2: Organizacja

Gromadzone dane wymagają uporządkowania. Taka organizacja zwykle opiera się na pewnych zasadach. Zasady te określa organizacja.

Na przykład wszystkie dane dotyczące sprzedaży mogą być gromadzone razem, a wszystkie dane dotyczące personelu mogą być przechowywane w tej samej tabeli bazy danych. Ten typ organizacji pomaga w dokładnym utrzymaniu danych w bazie danych.

Jeśli w bazie danych jest dużo danych, można zastosować techniki takie jak „normalizacja”, aby uporządkować i ograniczyć powielanie.

W ten sposób dane są logicznie uporządkowane i powiązane ze sobą w celu łatwego wyszukiwania. Gdy dane przejdą krok 2, stają się informacją.

Krok 3: Podsumowanie

Na tym etapie informacje są podsumowywane, aby uchwycić ich istotę. Obszerne informacje są przedstawiane w formacie tabelarycznym lub graficznym i odpowiednio przechowywane.

Podsumowując, istnieje wiele narzędzi, których można użyć, takich jak pakiety oprogramowania, wykresy (Pareto, przyczyna i skutek) oraz różne techniki.

Krok 4: Analiza

Na tym etapie informacje są analizowane w celu znalezienia zależności, nadmiarowości i wzorców.

W tym celu należy wyznaczyć eksperta lub zespół ekspertów, ponieważ doświadczenie osoby / zespołu odgrywa istotną rolę. Zwykle po analizie informacji powstają raporty.

Krok 5: Syntetyzacja

W tym momencie informacja staje się wiedzą. Wyniki analiz (zwykle raporty) są łączone razem w celu uzyskania różnych koncepcji i artefaktów.

Wzorzec lub zachowanie jednej jednostki można zastosować do wyjaśnienia innej, a zbiorowo organizacja będzie miała zestaw elementów wiedzy, które można wykorzystać w całej organizacji.

Ta wiedza jest następnie przechowywana w bazie wiedzy organizacji do dalszego wykorzystania.

Zwykle baza wiedzy to implementacja oprogramowania, do której można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca przez Internet.

Możesz również kupić takie oprogramowanie bazy wiedzy lub pobrać jego implementację typu open source za darmo.

Krok 6: Podejmowanie decyzji

Na tym etapie wiedza jest wykorzystywana do podejmowania decyzji. Na przykład przy szacowaniu konkretnego typu projektu lub zadania można wykorzystać wiedzę związaną z wcześniejszymi szacunkami.

Przyspiesza to proces szacowania i zapewnia wysoką dokładność. W ten sposób zarządzanie wiedzą w organizacji zwiększa wartość i oszczędza pieniądze w dłuższej perspektywie.

Wniosek

Zarządzanie wiedzą jest podstawową praktyką w organizacjach przedsiębiorstw. Wiedza organizacyjna to długofalowe korzyści dla organizacji w zakresie finansów, kultury i ludzi.

Dlatego wszystkie dojrzałe organizacje powinny podjąć niezbędne kroki w zakresie zarządzania wiedzą, aby usprawnić operacje biznesowe i ogólne możliwości organizacji.