Metodologia projektu PRINCE2
Wprowadzenie
Skuteczne zarządzanie projektami jest niezbędne w absolutnie każdej organizacji, niezależnie od charakteru prowadzonej działalności i skali organizacji.
Od wyboru projektu do końca, ważne jest, aby projekt był starannie i ściśle zarządzany. Zasadniczo jest to rola kierownika projektu i jego zespołu pracowników.
Zarządzanie i śledzenie postępów projektu nie jest łatwym zadaniem. Każdy kierownik projektu musi znać (i przekazywać swojemu zespołowi) wszystkie cele projektu, specyfikacje i terminy, które należy spełnić, aby być opłacalnym, oszczędzać czas, a także zapewnić utrzymanie jakości, tak aby klient jest całkowicie zadowolony.
Plan projektu i inne dokumenty są zatem bardzo ważne przez cały czas trwania projektu. Efektywnego zarządzania projektami nie da się jednak po prostu osiągnąć bez zastosowania pewnych technik i metod. Jedną z takich metod jest PRINCE2.
PRINCE2. Co to jest?
PRINCE oznacza Projects in Controlled Environments. Mając trochę historii, metoda ta została po raz pierwszy wprowadzona przez Centralną Agencję Informatyki i Telekomunikacji (obecnie nazywa się ją Urzędem Handlu Rządowego).
Od tego czasu stała się bardzo powszechnie stosowaną metodą zarządzania projektami we wszystkich częściach świata i dlatego okazała się bardzo skuteczna pod wieloma względami.
Metoda pomaga również w identyfikowaniu, a następnie przypisywaniu ról różnym członkom zespołu w oparciu o wiedzę. Na przestrzeni lat pojawiło się wiele pozytywnych studiów przypadków projektów, w których zastosowano metodykę zarządzania projektami PRINCE2.
Ta metoda dotyczy różnych aspektów, którymi należy zarządzać w danym projekcie.
Poniższy diagram ilustruje ten pomysł.
Na powyższym schemacie:
Siedem zasad przedstawionych na powyższym schemacie musi być zastosowanych, jeśli projekt ma zostać nazwany projektem PRINCE2. Zasady te pokażą Ci, czy i jak dobrze projekt jest realizowany przy użyciu tej konkretnej metody zarządzania projektem.
Podobnie tematy PRINCE2 odnoszą się do siedmiu zasad, do których należy się odwoływać przez cały czas trwania projektu, jeśli projekt ma być rzeczywiście skuteczny. Jeśli przestrzeganie tych zasad nie będzie dokładnie śledzone od początku projektu do końca, istnieje duże prawdopodobieństwo, że projekt całkowicie się nie powiedzie.
Procesy odnoszą się do kroków, które należy wykonać. Dlatego ta metoda jest znana jako metoda „oparta na procesach”.
Wreszcie, jeśli chodzi o środowisko projektowe, należy wiedzieć, że ta metoda zarządzania projektami nie jest sztywna. Zmiany można wprowadzać w zależności od wielkości projektu oraz wymagań i celów każdej organizacji. PRINCE2 zapewnia taką elastyczność projektu i jest to jeden z powodów, dla których PRINCE2 jest dość popularny wśród kierowników projektów.
Wady i zalety metodologii
Jedną z zalet stosowania tej metody w porównaniu z innymi może być fakt, że jest ona oparta na produkcie, a także dzieli projekt na różne etapy, ułatwiając zarządzanie. To z pewnością pomoże zespołowi projektowemu pozostać skoncentrowanym i zapewnić wysokiej jakości wynik na koniec dnia.
Najważniejszą ze wszystkich korzyści jest to, że poprawia komunikację między wszystkimi członkami zespołu, a także między zespołem a innymi zewnętrznymi interesariuszami, dając zespołowi większą kontrolę nad projektem.
Daje to również zainteresowanym stronom możliwość zabrania głosu w procesie podejmowania decyzji, ponieważ są zawsze informowani poprzez wydawanie raportów w regularnych odstępach czasu.
PRINCE2 zapewnia również możliwość wprowadzenia ulepszeń w organizacji. Dzieje się tak, ponieważ byłbyś w stanie zidentyfikować i skorygować wszelkie błędy, które robisz w projektach, co oczywiście pomogłoby ci w dużym stopniu na dłuższą metę.
Elastyczność PRINCE2 umożliwia wprowadzanie tych zmian w czasie wykonywania. Chociaż mogą wystąpić pewne konsekwencje i problemy z harmonogramem projektu, gdy pewne zmiany są wprowadzane w czasie wykonywania, PRINCE2 oferuje niektóre z najlepszych praktyk, aby zminimalizować wpływ.
Twój zespół nauczy się również oszczędzać dużo czasu i być bardziej ekonomicznym, jeśli chodzi o wykorzystanie aktywów i różnych innych zasobów, dzięki czemu będziesz w stanie znacznie obniżyć koszty.
Jeśli chodzi o wady, PRNCE2 nie oferuje poziomu elastyczności oferowanego przez niektóre z nowoczesnych metodologii zarządzania projektami. Ponieważ zarządzanie projektami, zwłaszcza w branży oprogramowania, osiągnęło inny poziom, PRINCE2 może napotkać trudności w zaspokajaniu niektórych współczesnych potrzeb zarządzania projektami.
Wniosek
Należy pamiętać, że PRINCE2 jest metodą bardzo złożoną i nie można jej przeprowadzić bez specjalnego przeszkolenia. Brak dokładnego zrozumienia, jak to działa, może prowadzić do wielu problemów i trudności podczas realizacji projektu.
Wytyczne PRINCE2 można selektywnie stosować do niektórych projektów, które nie trwają długo. Dzięki temu metoda jest jeszcze bardziej elastyczna, a tym samym bardziej atrakcyjna dla dynamicznych organizacji i projektów.