Dokumenty zamówienia

Wprowadzenie

Aby zrozumieć dokumenty zamówienia, ważne jest, aby zrozumieć termin Zarządzanie zamówieniami .

Zaopatrzenie to zakup towarów i usług po możliwie najlepszej cenie, aby zaspokoić zapotrzebowanie nabywcy pod względem ilości, jakości, wymiarów i miejsca.

Cykl zamówień w firmach przebiega zgodnie z poniższymi krokami:

Information Gathering - Potencjalny klient najpierw szuka dostawców, którzy spełniają wymagania dotyczące potrzebnego produktu.
Supplier Contact -Kiedy potencjalny dostawca został zidentyfikowany, klienci pytają o oferty, propozycje, informacje i oferty. Można tego dokonać poprzez reklamy lub poprzez bezpośredni kontakt z dostawcą.
Background Review - Klient bada teraz referencje dotyczące danych towarów / usług i może również rozważyć próbki towarów / usług lub podjąć próby.
Negotiation -Następnie podejmowane są negocjacje dotyczące ceny, dostępności i opcji personalizacji. Umowa na zakup towaru lub usługi zostaje zakończona.
Fulfilment -Na podstawie podpisanej umowy wysyłamy i dostarczamy zakupiony towar lub usługę. Na tym etapie również jest zakończona płatność. Można również zapewnić dodatkowe szkolenie lub instalację produktu.
Renewal -Po zużyciu lub utylizacji towarów lub usług i wygaśnięciu umowy produkt lub usługę należy ponownie zamówić. Klient decyduje teraz, czy kontynuować współpracę z tym samym dostawcą, czy też szukać nowego.

Dokumenty związane z cyklem zamówień nazywane są dokumentami zamówienia. Dokumenty przetargowe są integralną częścią wczesnych etapów inicjowania projektu.

Dokumenty zamówienia służą ważnemu aspektowi elementu organizacyjnego w procesie projektowym. Odnosi się do mechanizmów i narzędzi wejściowych i wyjściowych, które są stosowane podczas procesu składania ofert i składania wniosków projektowych, a także aspektów pracy składających się na projekt.

Krótko mówiąc, dokumenty zamówienia to stosunek umowny między klientem a dostawcą towarów lub usług.

Przykłady dokumentów zamówienia

Niektóre przykłady tego, co stanowi dokumenty zamówienia, obejmują rozpoczęcie przez kupującego przetargu i wezwanie strony odpowiedzialnej finansowo do udzielenia koncesji.

Ponadto zapytania o informacje między dwiema stronami i zapytania ofertowe, a także oferty i odpowiedź sprzedawcy również stanowią część dokumentów zamówienia.

Zasadniczo dokumenty zamówienia obejmują wszystkie dokumenty, które służą jako zaproszenia do składania ofert, wezwania do składania ofert i określają warunki zamówienia.

Rodzaje dokumentów zamówienia

Kilka rodzajów dokumentów zamówienia to:

RFP - Zapytanie ofertowe to wczesny etap procesu udzielania zamówienia, w ramach którego dostawcy, często w drodze przetargu, zapraszają do złożenia oferty dotyczącej określonego towaru lub usługi.
RFI - Prośba o informacje (RFI) to propozycja żądana od potencjalnego sprzedawcy lub usługodawcy w celu ustalenia, jakie produkty i usługi są potencjalnie dostępne na rynku, aby zaspokoić potrzeby kupującego i poznać możliwości sprzedawcy w zakresie ofert i mocnych stron sprzedawcy.
RFQ - Zapytanie ofertowe (RFQ) jest używane, gdy rozmowy z oferentami nie są wymagane (głównie gdy specyfikacje produktu lub usługi są już znane) i gdy cena jest głównym lub jedynym czynnikiem przy wyborze zwycięskiego oferenta.
Solicitations:Są to zaproszenia do składania ofert, zapytania ofertowe i oferty. Mogą one służyć jako wiążąca umowa.
Offers - Tego typu dokumenty zamówienia to oferty, propozycje i wyceny składane przez potencjalnych dostawców potencjalnym klientom.
Contracts - Umowy odnoszą się do ostatecznie podpisanych umów między klientami a dostawcami.
Amendments/Modifications -Dotyczy to wszelkich zmian w zamówieniach, ofertach i umowach. Zmiany / modyfikacje muszą mieć formę pisemnego dokumentu.

Struktura dokumentu zamówienia

Większość dokumentów zamówienia ma ustaloną strukturę. Dzieje się tak, ponieważ upraszcza proces tworzenia dokumentacji, a także umożliwia jej skomputeryzowanie.

Informatyzacja pozwala na sprawność i efektywność procesu zakupowego. Ogólnie rzecz biorąc, dokumenty zamówienia mają następujące atrybuty:

Wymaga od potencjalnych oferentów przedstawienia wszystkich szczegółowych danych, aby pracodawca mógł ocenić oferenta.
Wszystkie zgłoszenia należy przedstawiać w sposób jasny i uczciwy, tak aby kryterium krótkiej listy było jednoznaczne.
Jasne określenie obowiązków, praw i zobowiązań obu stron kontraktu.
Jasne określenie charakteru i jakości towarów lub usług, które mają być dostarczone.
Postanowienia bez uszczerbku dla interesów którejkolwiek ze stron.
Jasny i łatwy do zrozumienia język.

Często spotykane dokumenty zamówienia

Engineering and Construction Work
- Umowy drobne / o niskim ryzyku: w przypadku tego typu umów organizacja wymaga usług przez krótki okres, a praca jest zwykle powtarzalna. Stąd tego typu umowa nie wymaga zaawansowanych technik zarządzania.
- Kontrakty o dużym / wysokim ryzyku: W tym przypadku rodzaj wymaganej pracy ma trudniejszy charakter i tutaj wymagane są implikacje wyrafinowanych technik zarządzania.
Services
- Profesjonalny - wymaga to większej wiedzy eksperckiej, a to wymaga menedżerów, którzy są gotowi poświęcić więcej czasu i wysiłku na poszukiwanie badań w celu spełnienia kryteriów klienta.
- Wyposażenie - najczęściej w tego rodzaju usługach zlecane prace polegają na utrzymaniu lub eksploatacji istniejącej konstrukcji lub systemu.
Supplies
- Lokalne / proste zakupy - towary są łatwiej dostępne i dlatego nie wymagają zarządzania procesem zakupu i dostawy.
- Międzynarodowe / złożone zakupy: w tym przypadku towary muszą być kupowane z innych krajów. Zadanie menedżera jest bardziej uciążliwe, a zakup i dostawa wymaga procesu zarządzania. Ponadto kierownik musi przyjrzeć się formalnościom transgranicznym.

Wniosek

W większości organizacji dział zakupów jest jednym z najbardziej obciążonych. Menedżerowie muszą kupować towary lub usługi wymagane do sprawnego funkcjonowania ich organizacji.

Na przykład w szpitalu kierownik ds. Zakupów musi kupować między innymi leki i narzędzia chirurgiczne. Te towary i usługi należy kupować po możliwie najniższych kosztach, bez deficytu jakościowego.

Dokumentacja, która jest przekazywana między kierownikiem zaopatrzenia organizacji a dostawcą, to dokumenty zamówienia.