Zarządzanie interesariuszami
Wprowadzenie
Podczas pracy nad projektem istnieje wiele osób lub organizacji, które są zależne od końcowego produktu lub wyników i / lub na które ma on wpływ. Ci ludzie są interesariuszami projektu.
Zarządzanie interesariuszami obejmuje branie pod uwagę różnych interesów i wartości, jakie wyznają interesariusze i zajmowanie się nimi w trakcie trwania projektu, aby zapewnić, że wszyscy interesariusze będą zadowoleni na końcu.
Ta gałąź zarządzania jest ważna, ponieważ pomaga organizacji osiągnąć jej cele strategiczne, angażując zarówno środowisko zewnętrzne, jak i wewnętrzne oraz tworząc pozytywne relacje z interesariuszami poprzez dobre zarządzanie ich oczekiwaniami.
Zarządzanie interesariuszami jest również ważne, ponieważ pomaga zidentyfikować pozytywne istniejące relacje z interesariuszami. Relacje te można przekształcić w koalicje i partnerstwa, które budują zaufanie i zachęcają do współpracy między interesariuszami.
Jak działa zarządzanie interesariuszami?
Zarządzanie interesariuszami, w sensie projektu biznesowego, działa poprzez strategię. Ta strategia jest tworzona przy użyciu informacji zebranych w następujących procesach:
Stakeholder Identification -Najpierw należy zwrócić uwagę na wszystkich zaangażowanych interesariuszy, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Idealnym sposobem na to jest utworzenie mapy interesariuszy.
Stakeholder Analysis - Dzięki analizie interesariuszy zadaniem menedżera jest zidentyfikowanie potrzeb interesariusza, interfejsów, oczekiwań, autorytetu i wspólnych relacji.
Stakeholder Matrix -Podczas tego procesu menedżerowie pozycjonują interesariuszy, wykorzystując informacje zebrane podczas procesu analizy interesariuszy. Interesariusze są pozycjonowani zgodnie z poziomem wpływu lub wzbogacenia, jakie wnoszą do projektu.
Stakeholder Engagement - Jest to jeden z najważniejszych procesów zarządzania interesariuszami, w którym wszyscy interesariusze współpracują z menedżerem, aby lepiej się poznać i zrozumieć na poziomie wykonawczym.
Komunikacja ta jest ważna, ponieważ daje zarówno menedżerowi, jak i interesariuszom szansę na omówienie i uzgodnienie oczekiwań, a co najważniejsze, uzgodnienie wspólnego zestawu wartości i zasad, których będą przestrzegać wszyscy interesariusze.
Communicating Information - W tym miejscu uzgadniane są oczekiwania dotyczące komunikacji i ustalany jest sposób zarządzania komunikacją między interesariuszami, czyli jak i kiedy komunikacja jest odbierana oraz kto ją otrzymuje.
Stakeholder Agreements -To jest Leksykon projektu lub wyznaczonych celów. Wszyscy kluczowi interesariusze podpisują tę umowę z interesariuszami, która jest zbiorem wszystkich uzgodnionych decyzji.
W dzisiejszej nowoczesnej praktyce zarządzania projektami menedżerowie i interesariusze preferują uczciwe i przejrzyste relacje z interesariuszami.
Błędy w zarządzaniu interesariuszami
Niektóre organizacje wciąż znoszą słabe praktyki zarządzania interesariuszami, co wynika z:
Zbyt późna komunikacja z interesariuszem. Nie pozwala to na obszerną weryfikację oczekiwań interesariuszy, stąd ich poglądy mogą nie być brane pod uwagę.
Zapraszanie interesariuszy do zbyt wczesnego udziału w procesie decyzyjnym. Powoduje to skomplikowany proces podejmowania decyzji.
Zaangażowanie w projekt niewłaściwych interesariuszy. Skutkuje to obniżeniem wartości ich wkładu, co ostatecznie prowadzi do zewnętrznej krytyki.
Kierownictwo nie docenia wkładu interesariuszy. Ich udział jest postrzegany jako nieistotny i nieistotny.
Niezależnie od sposobu podejścia do zarządzania interesariuszami, należy to robić uważnie, aby osiągnąć najlepsze wyniki.
Osiągnięcie dobrego zarządzania interesariuszami
Niewystarczające zaangażowanie i nieefektywna komunikacja z interesariuszami może doprowadzić do niepowodzenia projektu. Poniżej znajduje się kilka pomysłów, które można wykorzystać do osiągnięcia dobrych praktyk zarządzania interesariuszami:
Kierownictwo i interesariusze powinni współpracować, aby sporządzić realistyczną listę celów i zadań. Angażowanie interesariuszy poprawi wyniki biznesowe, a oni będą aktywnie interesować się projektem.
Komunikacja jest kluczem. Ważne jest, aby interesariusze i kierownictwo regularnie komunikowali się w trakcie trwania projektu. Gwarantuje to, że obie strony będą aktywnie zaangażowane i zapewnią płynną żeglugę podczas trwania projektu.
Uzgodnienie wyników jest ważne. Dzięki temu na końcu nie dojdzie do nieuzasadnionego rozczarowania. Prototypy i próbki w trakcie trwania projektu pomagają interesariuszom w zrozumieniu końcowego projektu.
Wniosek
Podsumowując, aby osiągnąć wynik projektów, wymagane są dobre praktyki zarządzania interesariuszami. Zarządzanie interesariuszami to efektywne zarządzanie wszystkimi uczestnikami projektu, zarówno zewnętrznymi, jak i wewnętrznymi.
Prawdopodobnie najważniejszym elementem zarządzania interesariuszami jest komunikacja, w której menedżer musi spędzać 99% czasu na spotkaniach, sprawdzaniu i odpowiadaniu na e-maile oraz aktualizowaniu i rozpowszechnianiu raportów itp.