Zarządzanie rekordami projektu

Wprowadzenie

Zarządzanie projektami to podejście, które pomaga menedżerom w zarządzaniu projektami. Zarządzanie projektem oznacza również stosowanie istniejących kontroli w celu dotrzymania terminów i innych wymagań, takich jak koszt projektu.

Kontrole te obejmują właściwe i skuteczne rejestrowanie działań związanych z zarządzaniem projektem. Zarządzanie rekordami to systematyczne podejście do organizowania, planowania i śledzenia dokumentów w trakcie realizacji projektu.

AZ of Project Record Management

System rekordów to systematyczny proces, w którym organizacja określa następujące kwestie, czynności i cechy:

• Rodzaj informacji, które powinny być rejestrowane.

• Proces rejestracji danych.

• Obsługa i gromadzenie dokumentacji.

• Okres przechowywania i przechowywania.

• Utylizacja lub ochrona dokumentacji, która dotyczy zdarzeń zewnętrznych.

• Elementy systemu zarządzania dokumentacją.

• Analiza treści, która określa lub opisuje system zapisu.

• Plan akt, który wskazuje rodzaj rekordu wymagany dla każdego projektu.

• Dokument wymagań dotyczących zgodności, który przedstawia procedury IT, których każdy musi przestrzegać. Zapewni to pełną zgodność członków zespołu.

• Metoda polegająca na zbieraniu przestarzałych dokumentów. Należy to zrobić we wszystkich źródłach rekordów, takich jak wiadomości e-mail, serwery plików itp.

• Metoda audytu rekordów.

• System, który przechwytuje dane rekordu.

• System zapewniający monitorowanie i raportowanie sposobu przechowywania dokumentacji.

Trzy etapy rekordów

W procesie zarządzania rekordami projektu istnieją trzy odrębne etapy. Te etapy obejmują wiele innych czynności, które mają na celu ukończenie i osiągnięcie celów na każdym etapie.

Etapy to:

• Tworzenie rekordów

• Prowadzenie dokumentacji

• Przechowywanie i odzyskiwanie rekordów

Przyjrzyjmy się szczegółowo każdemu z etapów.

Tworzenie rekordów

Odnosi się to do podstawowego powodu, dla którego rekord jest tworzony. Może to dotyczyć przyjęcia lub raportu z kontroli zapasów lub z innego powodu.

Głównym celem zarządzania rekordami projektu jest określenie przepływu obsługi rekordów po ich utworzeniu. Jeśli chodzi o tworzenie rekordów, należy odpowiedzieć na poniższe pytania.

• Kto obejrzy zapis?

• Kto będzie ostatecznym właścicielem rekordu?

• Kto jest odpowiedzialny za przechowywanie rekordu?

Prowadzenie dokumentacji

Opracowanie operacji przechowywania zapisów odnosi się do ich utrzymania. Na tym etapie należy określić poziomy dostępu do rejestrów i podjąć wszelkie niezbędne kroki, aby uniknąć dostania się zapisów w niepowołane ręce.

Aby uniknąć niewłaściwego wykorzystania dokumentacji, należy wprowadzić odpowiednie procedury zgodności i środki bezpieczeństwa.

Przechowywanie i odzyskiwanie

Przechowywanie dokumentacji może odnosić się do ręcznego przechowywania dokumentów, jak również do przechowywania cyfrowego. Kierownicy projektów muszą upewnić się, że rekordy są zwracane w sposób, w jaki zostały wypożyczone. Utrzymywanie zapisów odnosi się również do czasu, przez jaki można przechowywać zapisy.

Niektóre organizacje mogą przechowywać dokumentację do sześciu lat, podczas gdy inne przez mniej. Jeśli rekordy są zapisywane cyfrowo, należy utworzyć odpowiednie foldery. Po utworzeniu starsze dokumenty należy zarchiwizować, aby zachować miejsce na dysku twardym.

Wgląd w planowanie planowania zarządzania

Rekordy, które są zestawiane, należy zaplanować. Poniżej przedstawiono w zarysie kroki, które musi podjąć kierownictwo, aby zapewnić pomyślny proces planowania dokumentacji.

• Identyfikacja ról zapewniających prawidłowe zarządzanie rekordami

  • Przydzielanie dedykowanych ról lub wyznaczanie dedykowanych osób do kategoryzowania rekordów, które są dostępne w organizacji.

  • Mianowanie specjalistów IT do wdrażania systemów, które utrzymują i wspomagają zarządzanie dokumentacją.

• Kierownicy muszą upewnić się, że członkowie zespołu znają obowiązujące procedury zarządzania dokumentacją.

• Proces zarządzania rekordami wymaga analizy zawartości dokumentów, które mają zostać zapisane.

• Zaimplementuj plan akt, który będzie przechowywał różne rodzaje plików w organizacji.

• Opracuj harmonogramy przechowywania, które mogą się różnić w zależności od organizacji w zależności od wykonywanej czynności.

• Projektuj skuteczne rozwiązania do zarządzania nagraniami.

• Planowanie przenoszenia treści do metod nagrywania.

• Opracuj plan integracji poczty e-mail.

• Zaplanuj procedurę zgodności dla treści społecznościowych.

• Opracuj procedury zgodności, które dostosowują cele systemu dokumentacji projektu.

Wniosek

Rekord to dokument lub elektroniczne przechowywanie danych w organizacji, które działa jako dowód lub wskazówka. Zarządzanie dokumentacją projektu to systematyczny proces, który pozwala ludziom zachować zapisy do wykorzystania w przyszłości.

Przedstawia szczegóły, które są istotne dla projektu. Dlatego zarządzanie dokumentacją projektu musi być starannie monitorowane i przechowywane.