Definicja zakresu projektu

Wprowadzenie

Jeśli chodzi o planowanie projektu, określenie zakresu projektu jest najbardziej krytycznym krokiem. W przypadku, gdy zaczynasz projekt, nie wiedząc, co na koniec dostarczysz klientowi i jakie są granice projektu, jest mała szansa na sukces. W większości przypadków tak naprawdę nie masz żadnych szans na odniesienie sukcesu przy takim niezorganizowanym podejściu.

Jeśli nie wykonasz dobrej pracy przy definiowaniu zakresu projektu, zarządzanie zakresem projektu podczas jego realizacji jest prawie niemożliwe.

Głównym celem definicji zakresu jest jasne opisanie granic projektu. Jasne określenie granic nie wystarczy, jeśli chodzi o projekt. Musisz również uzyskać zgodę klienta.

Dlatego zdefiniowany zakres projektu zwykle wpisuje się w umowy umowne między klientem a usługodawcą. SOW, czyli innymi słowy, Deklaracja Pracy, jest jednym z takich dokumentów.

W definicji zakresu projektu elementy w zakresie i poza zakresem są dobrze zdefiniowane, aby jasno zrozumieć, jaki będzie obszar pod kontrolą projektu. Dlatego należy szczegółowo zidentyfikować więcej elementów i podzielić je na zakres i poza zakres.

Jak zdefiniować zakres projektu

Kiedy projekt ma być finansowany, powinien istnieć zestaw określonych rezultatów i celów projektu. Na tym poziomie może zostać przygotowane oświadczenie o szerokim zakresie.

To ogólne stwierdzenie dotyczące zakresu można zaczerpnąć z dokumentów początkowych, takich jak Zakres prac. Oprócz zakresu prac, należy skorzystać z dowolnego innego dokumentu lub informacji, aby dokładniej zdefiniować zakres projektu na tym poziomie.

W przypadku, gdy czujesz, że nie masz wystarczających informacji, aby sformułować ogólne zestawienie zakresu, powinieneś wtedy ściśle współpracować z klientem w celu zebrania niezbędnych informacji.

Cele projektu można wykorzystać do określenia zakresu projektu. W rzeczywistości powinna istnieć jedna lub więcej dostaw dotyczących każdego celu projektu w projekcie. Patrząc na wyniki, można faktycznie ocenić zakres projektu.

Gdy już poznasz główne produkty projektu, zacznij zadawać pytania dotyczące innych procesów i różnych aspektów projektu.

Pierwsze zidentyfikowanie i wyraźne zdefiniowanie tego, co jest poza zakresem, pomaga również zrozumieć zakres projektu. Gdy będziesz dalej definiować poza zakresem, automatycznie uzyskasz wyobrażenie o rzeczywistym zakresie projektu. Aby zastosować tę metodę, musisz mieć zdefiniowany zakres do określonego poziomu.

Za każdym razem, gdy identyfikujesz przedmiot z zakresu lub poza zakresem, upewnij się, że udokumentowałeś to od razu. Później możesz ponownie odwiedzić te pozycje i omówić je dokładniej.

Po pomyślnym zdefiniowaniu zakresu projektu należy uzyskać akceptację od powiązanych i odpowiednich stron. Bez odpowiedniego podpisania zakresu kolejne fazy projektu, czyli zbieranie wymagań, mogą mieć problemy z realizacją.

Zakres pełzania

Pełzanie zakresu jest wspólne dla każdego projektu. Odnosi się to do stopniowego rozszerzania zakresu projektu. W większości przypadków klient może wrócić do usługodawcy w trakcie realizacji projektu i dodać kolejne wymagania.

Większość takich wymagań nie znajduje się w wymaganiach początkowych. W rezultacie należy zgłaszać żądania zmian, aby pokryć rosnące koszty usługodawcy.

Ze względu na pełzanie biznesowe może również wystąpić pełzanie zakresu technologicznego. Zespół projektowy może wymagać nowych technologii w celu spełnienia niektórych nowych wymagań w zakresie.

W takich przypadkach usługodawca może chcieć ściśle współpracować z klientem i poczynić niezbędne ustalenia logistyczne i finansowe.

Wniosek

Definicja zakresu projektu jest najważniejszym czynnikiem, jeśli chodzi o wymagania projektu. Aby z sukcesem zawrzeć umowę z klientem, konieczne jest zdefiniowanie przez usługodawców zakresu projektu.

Oprócz tego zakres projektu daje usługodawcy wyobrażenie o szacunkowym koszcie projektu. Dlatego marże zysku usługodawcy są całkowicie zależne od dokładności definicji zakresu projektu.